Génération quittances
L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes clients à un organisme financier tiers : le factor. Celui ci prend alors en charge le recouvrement des créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, le factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.
Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).
La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous X3 s’articule en plusieurs étapes :
- l’identification des factors (Cf. documentation Factors).
- l’affectation de factor aux factures clients à traiter (cf. documentation Saisie factors)
- la création des quittances. Il s’agit de cette étape. Elle permet de créer un numéro de liste pour un ensemble de factures, avoirs, cédés à un factor, et d’imprimer ces listes de factures cédées accompagnées d’une lettre de cession de créances.
- la comptabilisation de ces quittances (cf. documentation Comptabilisation Quittances)
- la notification du règlement (cf. documentation Notification de règlement)
Il est ensuite nécessaire d’enregistrer, sur un bordereau de règlement, le versement du montant quittancé par le factor. Mais cette étape suit le flux normal des règlements (cf. documentation Saisie des règlements). Attention, le factor n’est pas considéré comme un tiers. Le règlement doit être saisi sur le compte du factor, sans mentionner de Tiers.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
FCT :
Gestion de l'affacturage
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
La fonction de génération de quittances se fait par l’intermédiaire d’un écran de sélection permettant de sélectionner les factures/avoirs qui doivent être placés sur quittance.
Les critères de sélection sont les suivants :
- Société : une société au moins doit être renseignées
- Site de facturation
- Devise de facturation
- Factor : une quittance sera générée par factor, mais il est possible de limiter la création des quittances à un seul factor, ou un ensemble d’entre eux.
- Bornes de N° de factures ou N° d’avoirs
- Borne de date de traitement : seules les factures dont la date comptable est supérieure ou égale à cette date seront traitées.
Lors du lancement de ce traitement, les quittances sont automatiquement créées (le compteur définit au niveau du factor permet l’attribution d’un numéro à chacune d’entre elle). De même, l’impression de ces quittances est automatiquement proposée.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
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Génération des quittances |
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Génération des quittances |
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Factors
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Ventes
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Génération des quittances |
Fermer
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
'Renseigner le site par défaut de la société XXX'
Ce message apparait lorsque le compteur de numéros de quittance est défini au niveau société ou site et que la société pour laquelle la génération de quittances est demandée ne dispose pas d'un site par défaut.