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Cette fonction permet :

  • de créer et de saisir des engagements ou pré-engagements, 
  • de visualiser et/ou modifier ceux générés par le module achat.

Les engagements et pré-engagements sont visibles en consultation de balance analytique. Ils permettent de prendre en compte les engagements de dépenses liés aux demandes d’achat et aux commandes pour le contrôle budgétaire.

SEEINFO En import d'engagements, seul l'import en création est possible (par opposition, à l’import en mise à jour).

Dans le cas d'une société disposant de plusieurs référentiels gérant les engagements, ces derniers sont générés sur l'ensemble des référentiels cochés 'Engagements'.

SEEINFO En génération d'engagements/pré-engagements, lorsqu'un référentiel manuel est associé à un référentiel automatique, seul le référentiel manuel est mis à jour.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Fonctionnel

  GDD :  Budgets opérationnels

  SVC :  Charg et prod const. d'avance

Dimensionnement

  ANA :  Nb d'axes analytiques

  PER :  Nombre maxi de périodes

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Budgets

  BUDAMT (défini au niveau Site) : Contrôle budgétaire en montant

  BUDCMM (défini au niveau Site) : Prise en compte engagements

  BUDCMMPRP (défini au niveau Site) : Prise en compte préengagements

Tronc commun

  CPTENDDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date fin Comptabilité

  CPTSTRDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date début Comptabilité

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.

Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.

Autres pré-requis

Tables à renseigner

Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :

Table

Intitulé Table

BUD [BUD]

Table des budgets

FISCALYEAR [FIY]

Exercices

PERIOD [PER]

Périodes

GACCOUNT [GAC]

Comptes

CACCE [CCE]

Sections

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Présentation

La saisie des engagements se fait sur un écran composé de deux masques : un masque d’en-tête (CMM0) et un masque de détails (CMM1).  Lorsque le libellé de l’engagement indique " engagement automatique ", ce dernier a été généré par une demande d’achat ou une commande. L’extourne est également générée automatiquement lors de la commande (pour les pré-engagements) ou lors de la validation de la facture achat (pour les engagements).

En-tête de pièce

  • Engagement/Pré-engagement - Dépense/Recette
  • Site
  • Tiers
  • Date
  • Devise
  • Référence interne

Information lignes du Tableau

Pour chaque ligne de l'engagement vous devez préciser :

  • Le site concerné,
  • Le montant,
  • Le ou les comptes analytiques de l'engagement,
  • Une référence (facultatif),
  • Les imputations analytiques,
  • Le cas échéant une quantité d'unité d'oeuvre.

Fermer

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

  • Engagement (champ NUM)

La fiche de saisie est identique pour les engagements et pré-engagements. Ainsi, il est nécessaire de définir l’Objet de la saisie. Il en est de même pour la nature, recette ou dépense, de l’opération. Seuls des (pré) engagements de dépenses peuvent être générés automatiquement (par le module achat). La possibilité est donnée en saisie de créer des engagements ou pré-engagements de recettes.

  • champ DESVCR

Pas d'aide liée à ce champ.

Type

  • Type (champ TYP)

La fiche de saisie est identique pour les engagements et pré-engagements. Ainsi, il est nécessaire de définir l’Objet de la saisie. Il en est de même pour la nature, recette ou dépense, de l’opération. Seuls des (pré) engagements de dépenses peuvent être générés automatiquement (par le module achat). La possibilité est donnée en saisie de créer des engagements ou pré-engagements de recettes.

Sens

  • Sens (champ SNS)

 

Cours

  • Type de cours (champ TYPCUR)

Le type de cours est utilisé pour la conversion si la devise de saisie est différente de la devise de tenue des référentiels alimentés par l'engagement.

Indiquez la devise de saisie de l'opération.

La devise dans laquelle est traité le (pré) engagement (appelée devise de transaction) est définie dans cette zone.
Il est possible de visualiser , au moyen de clic droit / Saisie cours devise, l'ensemble des cours appliqués lorsque les référentiels d'engagements de la société de la pièce sont tenus dans une devise différente de la devise de transaction.
  • champ RAT1

Zone permettant de renseigner le cours de convertion de l'engagement. Il est appliqué en devise de tenue du ou des référentiels d'engagement selon le mode Diviseur ou Multiplicateur.
  • champ LABEL

Code de la devise sélectionnée pour la saisie.
  • champ RAT2

 

 

Bloc numéro 4

 

Vous pouvez renseigner le code d'un tiers lié à l'opération. Ce tiers doit avoir été enregistré dans la base.

Cette zone est facultative.
  • Réf. interne (champ REFINT)

 

Tableau

  • No (champ LINNUM)

Numéro de la ligne.

Le site doit être un site financier. Il peut être différent du site précédemment sélectionné, mais il doit appartenir à la même société.
  • Date (champ ACCDAT)

Date de création de l'opération.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
  • Montant (champ AMT)

Montant exprimé dans la devise de transaction sélectionnée.
  • Libellé (champ DES)

Désignation. Libellé sur 30 caractères alphanumériques.

  • Motif (champ GRDACT)

 
  • Pièce d'origine (champ GRDPCE)

 

Indiquez dans cette zone les sections analytiques que vous voulez affecter pour la ligne d'engagement. La saisie de cette zone :

  • peut être obligatoire sur un axe (cf. paramétrage Société),
  • est contrôlée suite au paramétrage des codes interdictions compte-section et section-section.

Les axes analytiques disponibles sont issus du paramétrage des référentiels rattachés au modèle comptable du site (ou société) sélectionné.

Pour les engagements générés automatiquement via le module achat, l’imputation analytique est définie dans le traitement (cf. documentation Sections par défaut). Ils correspondent à l’imputation des lignes de commande.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En consultation analytique, ce champ désigne l'unité d'œuvre liée au compte affiché.
L'unité d'œuvre est définie lors du paramétrage d'un compte pour lequel une valeur lui est associée.
Cette unité est appelée lors de la saisie.
  • Quantité (champ QTY)

Lors du paramétrage d’un compte (cf. documentation Comptes), on définit si ce dernier est suivi en quantité. Le cas échéant, une unité d’œuvre est associée au compte. La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant de la ligne (converti en devise du dossier définie via le paramètre CURSHRFLD) par la valeur de l’unité d’œuvre.

La quantité peut être modifiée.

Bloc numéro 7

  • Total (champ TOTAL)

Cette zone affiche le total des montants saisis dans la devise sélectionnée pour la saisie de l'engagement, pré-engagement.

Devise de saisie.

Bloc numéro 8

  • champ AFFICHE

Cette zone affiche le code compte et son libellé utilisé pour la saisie (en fonction de la ligne de saisie sur laquelle vous vous trouvez).

Fermer

 

Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Budget

 

Fermer

 

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  COMMITMENT : Liste des engagements

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Dans le cas où la devise de tenue du référentiel est différente de la devise de l'engagement, ce bouton permet d'afficher le montant dans la devise de tenue du référentiel.

Barre de menu

Commande achat

Permet de zoomer sur la commande d'achat à l'origine de la création du pré-engagement.

Commande ouverte

Permet de zoomer sur la commande ouverte à l'origine de la création du pré-engagement.

Demande d'achat

Permet de zoomer sur la demande d'achat à l'origine de la création de l'engagement.

Facture achat

Permet de zoomer sur la facture d'achat liée à l'opération.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

"Dépassement du budget ou dépassement du budget en qté"

Si le contrôle budgétaire est activé pour la fonction, le budget indiqué est dépassé en montant ou en quantité. Le message peut-être bloquant en fonction du paramétrage et des droits de l'utilisateur.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

AUTILIS [AUS]

Utilisateurs

BALANA [BLA]

Balance analytique

BALANCE [BAL]

Balance générale

BPARTNER [BPR]

Business Partner

BPCUSTOMER [BPC]

Clients

BPSUPPLIER [BPS]

Fournisseurs

BUD [BUD]

Table des budgets

BUDPAR [BUP]

Paramétrage budgets

CAAUZ [CAZ]

Table des interdictions

CACCE [CCE]

Sections

COMPANY [CPY]

Société

FACILITY [FCY]

Sites

FISCALYEAR [FIY]

Exercices

GACCOUNT [GAC]

Comptes

GCOMMIT [CMM]

Engagements

GCOMMITD [CMD]

Engagements détails

PERIOD [PER]

Périodes

TABCHANGE [TCH]

Table des Cours des devises

TABCOUAFF [TCA]

Table affectation compteurs

TABCUR [TCU]

Table des Devises

TABUNIT [TUN]

Table des unités