Prospects
Un prospect est un tiers. A ce titre, il est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des clients.
En effet, la table Clients comporte à la fois tous les prospects et tous les clients.
Cette fonction permet la maintenance de la table Prospects/Clients et de ses tables associées : Tiers, Adresses, Contacts et RIB.
Elle autorise la création, la consultation et la mise à jour des informations propres à un prospect ainsi que celles associées au tiers.
Cette fonction est accessible directement par le menu ou à partir de la gestion des tiers par activation d'un bouton.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Un prospect est créé à l'aide de quatre onglets maximum. Trois de ces onglets proviennent de la fiche tiers si celle-ci a été créée au préalable. Les onglets communs à la fiche Tiers et à la fiche Prospect sont : Identité, Adresses, et Contact. Toute modification faite sur un ou plusieurs des onglets communs est automatiquement enregistrée dans la table des Tiers.
Les trois onglets communs à la gestion tiers et à la gestion prospect sont décrits dans la documentation Tiers.
L’onglet spécifique à la gestion des prospects est décrit ci-dessous.
En-tête
Présentation
Devant le nombre potentiellement très important de Prospects dans une base commerciale, l’utilisation d’un outil rapide et ergonomique d’accès à une fiche paraît indispensable.
En effet, il devient vite difficile de se souvenir de la clé de chaque enregistrement.
Ainsi, le champ « Prospect » offre une fonction de recherche accélérée d’une fiche Prospect au travers du menu contextuel « Recherche ».
Les recherche suivantes sont possibles :
1 / Recherche sur chaque début de mot composant une raison sociale.
2 / Recherche sur chaque début de mot composant un code postal.
3 / Recherche sur chaque début de mot composant un nom de ville.
4 / Recherche cumulée sur chacun des champs de recherche.
La partie basse de l’écran affiche les résultats de chaque recherche. Une recherche est renouvelée lors de chaque tabulation effectuée sur l’un des critères.
NB : La recherche est effectuée uniquement sur la population des Prospects.
Un clic sur le bouton ferme la fenêtre et qualifie le champ Prospect avec la clé du prospect sélectionné. Une tabulation sur le champs Prospect permet d’afficher la fiche prospect sélectionnée.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Il s'agit de la catégorie client associée au prospect.
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Ce champ permet de renseigner le code identifiant le client. |
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Onglet Identité
Présentation
Le premier onglet permet de saisir les données d'identification du tiers.
La case à cocher Prestataire conditionne l’accès à la fonction de saisie des informations relatives à un prestataire. (Menu Fonctions/Infos prestataire). Le terme Prestataire signifie ici Prestataire de service après-vente. Il s’agit des tiers auxquels il est possible de faire appel lorsque tous les collaborateurs support client internes sont indisponibles.
La case à cocher Donneur d’ordre conditionne l’accès à la fonction de saisie des informations relatives à un donneur d’ordre. (Menu Fonctions/Infos donneur d’ordre). Le terme Donneur d’ordre regroupe ici tous les clients pour le compte desquels des prestations de support client sont réalisées. Dans ce cas, on peut dire que les demandes de service sont traitées pour les clients de nos clients.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identité
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Intitulé utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour visualiser l'intitulé long. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traduction, ils sont traduisibles dans une autre langue. Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné. Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue du dossier.
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Sigle du tiers. |
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Raison sociale du tiers. |
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Lorsqu'il est activé, cet indicateur permet de préciser que le tiers est une personne physique. Lorsqu'il n'est pas activé, il s'agit d'une personne morale. |
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Ce code permet d'identifier, entre autre, le Pays d'un tiers.
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Code contrôlé dans la table des langues et permettant de définir la langue d'un tiers. |
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Numéro d'identification unique de la société.
Son format de saisie dépendent du paramétrage effectué au niveau de la fiche Pays. En France, ce numéro, attribué par l’INSEE lors de l’inscription de l’entreprise au répertoire national des entreprises, comporte 9 chiffres, et est unique et invariable. Il est utilisé par tous les organismes publics et les administrations en relation avec l’entreprise. |
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Ce champ fournit le code NAF (soumis au code activité KFA), selon la codification française de l'activité de l'entreprise. |
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Il s'agit du numéro d'identification à la TVA du tiers. Ce numéro de TVA Européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de la Communauté Européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers puis par un numéro variable selon le pays. En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société. Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société. |
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Ce code permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
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Inter-sites
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Ce flag permet d'indiquer qu'il s'agit d'un tiers inter-sites :
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Code site que l'on doit identifier en tant que tiers dans le cadre des échanges multisite. Il faut référencer :
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Rôles
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Cette option permet d'intégrer un tiers parmi la liste des prestataires de service après-vente. Un prestataire après-vente est une organisation à laquelle il est possible de faire appel pour la conduite d'une intervention à effectuer au titre d'une demande de service (Dépannage, conseil, audit, devis...) Pour chaque prestataire, il est possible de mémoriser ses compétences, sa zone géographique d'intervention, ses conditions tarifaires de facturation. |
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Un donneur d'ordre représente le véritable client pour lequel une demande de service est effectuée. |
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Onglet Adresses
Présentation
Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du tiers. La saisie d’au moins une adresse est obligatoire. Lorsque plusieurs adresses sont associées à un tiers, l’une d’elle doit être définie comme adresse par défaut, à l’aide de la case à cocher. A la création, la première adresse est proposée comme adresse par défaut (mais la case peut être décochée).
Lors de la saisie du code postal, un contrôle automatique peut être réalisé et la ville être renseignée (ceci dépend des paramètres CTY, POSCOD, et POSCODCTY).
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Adresses
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Code adresse du tiers. |
Détail
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Cet icone ouvre un site de cartographie permettant de situer l'adresse renseignée. |
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Téléphone
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Onglet Gestion
Présentation
Cet onglet permet de saisir les informations de gestion notamment quelques familles statistiques, la catégorie commission, etc… Il permet également de saisir des lignes d’observations qui seront affichées lors d’éventuelles futures saisies de commande.
De nombreuses informations relatives à la gestion de la relation avec le prospect sont mises à jour automatiquement. Il s’agit des champs suivants :
Date de premier contact.
Date de dernier contact.
Type de dernier contact.
Date de prochain contact
Type de prochain contact
Le terme « Contact » désigne ici tout type d’action commerciale. Il peut s’agir d’une tâche, d’un appel ou d’un rendez-vous.
Date de dernier devis
Date de première commande.
Ces champs donnent une vision globale à la fois de l’ancienneté de la relation et de la poursuite d’une activité commerciale.
Les champs Activité et Origine permettent de réaliser des segmentations. Chaque représentant doit veiller à alimenter leur contenu.
Représentants secondaires :
Cet onglet comporte également deux champs « Représentant ». Ces champs permettent de désigner le ou les représentants responsables du prospect.
En plus de ces représentants principaux, il est possible de saisir plusieurs représentants par rôle et par famille commerciale de produit.
Un menu contextuel « Représentants secondaires » est accessible depuis n’importe lequel des deux champs « Représentant ». Un clic sur ce menu ouvre une nouvelle fenêtre.
Au fur et à mesure du recours à des collaborateurs complémentaires tout au long de la relation commerciale, il est possible de mémoriser leur identité, leur rôle vis à vis du prospect et la famille commerciale de produit sur laquelle le collaborateur à apporter son expertise.
De cette façon, lorsqu’un prospect souhaite obtenir des précisions sur un aspect particuliers, il est facile d’identifier le collaborateur compétent à la fois sur son dossier en particuliers et sur le domaine concerné
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Informations
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Prospection
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Ce champ permet de qualifier l'activité économique du client avec un niveau de granularité adapté aux besoins de segmentation de l'équipe commerciale. |
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Ce champ permet de mémoriser le canal commercial à l'origine de l'identification et de la qualification du tiers. |
Représentants
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Catégorie de commission
permettant de sélectionner le taux de
commission de la fiche représentant pour le calcul du
commissionnement. |
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Code du représentant associé au client et
contrôlé dans la table des représentants. Le représentant du client
commande est prioritaire sur le représentant du client livré. |
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Familles statistiques
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Code contrôlé dans la tables des
familles statistiques et permettant d'associer une famille statistique au client. |
Observations
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Onglet Contacts
Présentation
Ce dernier onglet permet d'enregistrer les coordonnées des personnes à contacter chez le tiers. Vous devez également désigner lequel de ces contacts est utilisé comme contact par défaut.
Chaque saisie d’un nouveau contact dans ce tableau alimente automatiquement le fichier des Interlocuteurs. Ainsi un même contact peut être associé à plusieurs tiers sans dupliquer l’enregistrement Interlocuteur.
Il est possible d’accéder à la fiche interlocuteur directement depuis cet onglet. Un menu contextuel Détail interlocuteur disponible sur le champs Nom est prévu à cet effet.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Contacts
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Chaque interlocuteur associé à la fiche est identifié par une clé unique, ce qui permet de partager les interlocuteurs communs à plusieurs fiches. Ce code définit la clé unique de la fiche interlocuteur. Cette clé peut être attribuée manuellement, ou, si elle n'est pas saisie, définie via le compteur de classe [C] INTERLOC. Ce compteur se compose par défaut d'un numéro de séquence sur 15 caractères. |
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Indique le nom de famille de l'interlocuteur. |
Détail
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Chaque interlocuteur associé à la fiche est identifié par une clé unique, ce qui permet de partager les interlocuteurs communs à plusieurs fiches. Ce code définit la clé unique de la fiche interlocuteur. Cette clé peut être attribuée manuellement, ou, si elle n'est pas saisie, définie via le compteur de classe [C] INTERLOC. Ce compteur se compose par défaut d'un numéro de séquence sur 15 caractères. |
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Ce champ associe une formule de politesse au nom patronymique du contact. |
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Indique le nom de famille de l'interlocuteur. |
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Ce champ indique le prénom du contact. |
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Ce champ indique la fonction du contact à choisir dans une liste préétablie. |
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Ce champ texte indique le service auquel est rattaché le contact. |
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Ce champ, utilisable à des fins informatives, fait référence à des codes saisis dans la table diverse numéro 906. |
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Date de naissance de l'interlocuteur, présent uniquement pour des raisons informatives. |
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Ce code adresse du contact, contrôlé dans les codes adresses de l'entité gérée (onglet Adresses), a une valeur informative et permet de lier le contact à une adresse de l'entité concernée. |
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Intitulé associé au code précédent. |
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Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact. |
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Numéro de téléphone dont le format de saisie dépend du pays. Le paramètre général CTLTEL - Contrôle numéro de téléphone permet de préciser le niveau de contrôle effectué par rapport au format du numéro saisi. |
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Cette zone précise le numéro de télécopie dont le format de saisie est identique à celui du téléphone et dépend du pays. |
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Ce champ indique le numéro de téléphone portable dont le format de saisie dépend du pays. |
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Lorsque cette case est cochée, le contact sélectionné devient le contact par défaut. |
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BPP1 : Fiche prospect
PROSPECT : Liste des prospects
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Ce bouton est équivalent à la fonction Transformer en client disponible via le menu Fonctions – Transformer en client. Se reporter au chapitre ci-dessous. |
Barre de menu
Parc
Parc par adresse
Parc agrégé
Devis
Transformer en client
Cette fonction est accessible via le menu « Fonctions – Transformer en client ».
Cette fonction permet de transformer un prospect en client afin de pouvoir procéder à la saisie d’une première commande.
Il est vivement conseillé de toujours utiliser cette procédure pour transformer un prospect en client. En effet, cette fonction prend en charge la mise à jour de nombreuses informations nécessaires pour disposer d’une fiche client correcte.
Un clic sur ce menu ouvre l’objet Client. La fiche prospect courante est d’ores et déjà transformée en client. En effet, la case « Client » est automatiquement cochée. La nouvelle fiche client est ouverte en modification.
L’utilisateur est invité à saisir toutes les informations obligatoires suivantes :
- Toutes les familles statistiques client. (Onglet « Commerciales »).
- Code comptable. (Onglet « Financières »)
- Condition de paiement. (Onglet « Financières »)
Tant que toutes ces informations ne sont pas renseignées, la transformation en client est refusée.
Une fois toutes ces informations renseignées et le client enregistré, l’utilisateur doit généralement quitter l’objet client qui n’autorise dans ce contexte que très peu d’actions possibles.
De retour dans l’objet Prospect, l’ancienne fiche est devenu inaccessible.
En effet, une fiche de ce type peut exister soit dans l’objet Prospect soit dans l’objet Client, mais jamais dans les deux objets à la fois.
La nouvelle fiche Client est désormais utilisable dans l’ensemble des fonctions du module Ventes.
Secteurs de marché
Historique
Cette fonction est accessible via le menu « Fonctions – Historique ».
Cette fonction ouvre une nouvelle fenêtre qui permet de visualiser l’ensemble de l’activité Avant et après-vente du Prospect courant.
Les actions effectuées sont triées de la plus récente vers la plus ancienne.
Les actions à effectuer sont triées de la plus lointaine vers la plus proche.
Tous les types d’enregistrements suivants sont regroupés au sein de cet historique :
- Tâches
- Appels
- Rendez-vous
- Affaires
- Publipostages
- Demandes de service
- Interventions SAV
Un menu contextuel « Détail » est disponible sur chaque ligne du tableau. Celui-ci permet d’accéder à la fiche complète de chaque action affichée dans l’historique.
Rendez-vous
Cette fonction permet d’accéder directement à l’objet des rendez-vous. L’accès via cette fonction permet d’obtenir dans la liste de gauche uniquement les rendez-vous effectués et restant à effectuer pour le prospect courant.
Si l’utilisateur clique sur le bouton , le rendez-vous sera pré-renseigné avec le code du prospect.
Appel
Cette fonction permet d’accéder directement à l’objet des appels. L’accès via cette fonction permet d’obtenir dans la liste de gauche uniquement les appels effectués et restant à effectuer pour le prospect courant.
Si l’utilisateur clique sur le bouton, l’appel sera pré-renseigné avec le code du prospect
Tâche
Cette fonction permet d’accéder directement à l’objet des tâches. L’accès via cette fonction permet d’obtenir dans la liste de gauche uniquement les tâches effectuées et restant à effectuer pour le prospect courant.
Si l’utilisateur clique sur le bouton « Nouveau », la tâche sera pré-renseignée avec le code du prospect.
Rendez-vous
Cette fonction permet d’accéder directement à l’objet des rendez-vous. L’accès via cette fonction permet d’obtenir dans la liste de gauche uniquement les rendez-vous effectués et restant à effectuer pour le prospect courant.
Si l’utilisateur clique sur le bouton , le rendez-vous sera pré-renseigné avec le code du prospect.
Appel
Cette fonction permet d’accéder directement à l’objet des appels. L’accès via cette fonction permet d’obtenir dans la liste de gauche uniquement les appels effectués et restant à effectuer pour le prospect courant.
Si l’utilisateur clique sur le bouton, l’appel sera pré-renseigné avec le code du prospect
Tâche
Cette fonction permet d’accéder directement à l’objet des tâches. L’accès via cette fonction permet d’obtenir dans la liste de gauche uniquement les tâches effectuées et restant à effectuer pour le prospect courant.
Si l’utilisateur clique sur le bouton « Nouveau », la tâche sera pré-renseignée avec le code du prospect.
Affaire
Cette fonction permet d’accéder directement à l’objet des affaires. L’accès via cette fonction permet d’obtenir dans la liste de gauche uniquement les affaires traitées avec le prospect courant.
Si l’utilisateur clique sur le bouton , l’affaire sera pré-renseignée avec le code du prospect.