Règles Workflow >  Catégorie PUR >  Code POHSIG (Gestion signatures Commandes)  

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Cette règle permet de gérer un suivi de signatures en création ou modification de commande d’achat. Si la gestion des signatures est activée sur une société, une commande d'achat devra être signée pour pouvoir être imprimée, réceptionnée ou facturée. Dans le cadre de l'inter-sociétés ou de l'inter-sites, la commande de vente réciproque ne sera générée qu'à la signature complète de la commande.

Le paramètre Achats APPPOH définit l'activation du circuit de signature sur les commandes d'achat.

Inclusion de paragraphe

Les valeurs possibles pour ce paramètre sont :

Une fois le circuit de signature engagé :

  • une commande d’achat signée par au moins un des signataires reste modifiable, mais la modification de la commande (s'il s'agit d'un élément important) annulera le circuit de signature déjà engagé pour en proposer un autre.
  • la signature du document est partielle tant que le dernier signataire n’a pas signé. Le nombre de signataires d’un circuit dépend du nombre d’utilisateurs renseignés sur chaque valeur de règle, le nombre de signataires maximum étant défini par la règle d'affectation associée à la règle de workflow. Si un signataire rejette une commande d'achat dans le circuit de signature, elle passe dans l'état non signé et le restera tant qu'elle n'aura pas été modifiée. Le circuit de signature est alors considéré comme achevé.
  • si la commande est de nouveau modifiée, un circuit de signature sera alors redéclenché en fonction du nouveau contexte lié à la modification de la commande. Pour qu'une commande ne soit plus prise en compte, il faut la solder. Le paramètre général Achats Solde cde si refus de signature (POHAPPCLE) permet de solder automatiquement la commande d'achat rejetée.

L'activation de la gestion des engagements dépend de la valeur du paramètre Achats Mise à jour engagements (PURCMM). Les engagements sont automatiquements créés à la création de la commande d'achat.

Description du flux

Un flux de signature de commande d'achat se décompose en différentes règles de Workflow successives.

La première règle déclenchée est POHSIG. Elle se déclenche en création ou modification de commande d'achat quelle qu'en soit l'origine (depuis la commande d'achat elle-même, ou via une génération à partir des plans d'approvisionnement ou du plan de l'acheteur).

Cette règle va, selon le contexte :

  • Ne pas déclencher de demande de signature (si la gestion des signatures n'est pas activée sur la société).
  • Déclencher une demande de signature avec envoi d'un message.
  • Déclencher une signature automatique sur la demande de signature si aucun circuit de signature n'a été défini et si le paramètre Achats Gestion des signatures en CDE (APPPOH) l'autorise.
  • Déclencher une notification avec envoi d'un message à une personne habilitée si aucun circuit de signature n'a été déterminé alors que le paramètre Achats Gestion des signatures en CDE (APPPOH) exige un circuit de signature. L'opération à réaliser par cet utilisateur sera de créer une nouvelle valeur de règle d'affectation. Pour que la commande d'achat soit à nouveau prise en compte, il faudra aller la modifier.

Si le premier signataire décide de signer la commande d'achat à signer qui lui a été attribuée, son action va déclencher la règle de workflow Signature commande (POHSIGVAL). Cette règle va, selon le contexte :

  • Déclencher une demande de signature au signataire suivant avec envoi d'un message si le circuit de signature n'est pas terminé. Cette règle de workflow sera ensuite redéclenchée à chaque signature d'un signataire du circuit.
  • Déclencher une mise à jour de la commande d'achat pour la postionner à la valeur totalement signée s'il s'agit du dernier signataire. La règle de workflow Notification signature (POHSIGNOT) sera alors automatiquement déclenchée pour signaler à l'acheteur, par une notification et un envoi de message, que la commande d'achat a été totalement signée.

Si un des signataires du circuit décide de rejeter la commande d'achat à signer qui lui a été attribuée, son action va avoir pour effet de déclencher la règle de workflow Rejet commande (POHSIGREJ). Cette règle de workflow va signaler à l'acheteur, par envoi d'un message, que la commande d'achat a été refusée. La commande d'achat pourra alors être automatiquement soldée selon la valeur du paramètre Achats Solde cde si refus de signature (POHAPPCLE).

Contexte et mode de fonctionnement

Cette règle Workflow se déclenche en gestion d'objet, uniquement sur les opérations suivantes :

  Create

  Modify

  Options/Order inquiry

Elle déclenche :

  un message.

  un suivi.

  des actions.

La règle d'affectation POHSIG (Signature commandes d'achat) est utilisée par la règle de workflow POHSIG.

Critères de déclenchement

Les critères complémentaires de déclenchement sont les suivants :

  • La gestion des signatures doit être activée sur la société
  • Il s'agit d'une commande normale : [F:POH]POHTYP=1
  • La commande a été créée ou modifiée : [F:POH]APPFLG=0
  • La commande n'est pas soldée : [F:POH]CLEFLG=1

La règle d'affectation POHSIG permet de définir les critères qui seront utilisés pour définir les règles de signatures. Cette règle d'affectation propose par défaut de définir des circuits de signature en fonction du premier code statistique de la fiche fournisseur, du montant total HT de la commande d'achat converti dans la devise de la société et du fait que le budget soit ou non dépassé.

Destinataires

Le choix des destinataires est défini de la façon suivante :

  • Si le premier signataire du circuit de signature n'est pas l'acheteur ou la personne ayant créé la commande d'achat alors un message est envoyé au premier signataire et une demande de signature lui est attribuée.
  • Si le premier signataire du circuit de signature est l'acheteur ou la personne ayant créé la commande d'achat alors la commande d'achat est automatiquement signée (voir action SIGWRK et code signature VAL) par le premier signataire.
  • Si aucun signataire n'est trouvé (pas de circuit de signature), deux cas peuvent se présenter en fonction de la valeur du paramètre Achats Gestion des signatures en CDE (APPPOH). Si les signatures sont facultatives une action de signature automatique est déclenchée  (voir action SIGWRK et code signature AUT). Si les signatures sont obligatoires une action de notification est automatiquement déclenchée (voir action SIGWRK et code signature NCR).

Choix de signature

Les différents choix de signatures possibles sont :

  • Rejet REJ : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande d'achat sera positionnée à la valeur non signée ([F:POH]APPLFG=1). Un motif de refus pourra être attribué. La liste des motifs est à paramétrer dans la table diverse numéro 56.
  • Validation VAL : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande d'achat sera positionnée à la valeur partiellement signée ou totalement signée en fonction du fait qu'il s'agit ou non du dernier signataire ([F:POH]APPLFG=2 ou [F:POH]APPLFG=3).
  • Circuit de signature non défini NCR : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures en CDE (APPPOH) est à la valeur Signature obligatoire. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire.
  • Signature automatique AUT :  Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures en CDE (APPPOH) est à la valeur Signature facultative. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. Lorsque ce choix est affecté, la commande d'achat sera positionnée à la valeur Oui automatique et sera considérée comme totalement signée ([F:POH]APPLFG=5).
  • Annulation ANU : Ce choix de signature ne se traduit pas comme les autres choix par une option de signature (utilisation du code opération particulier CAN). En effet, il s'agit d'une fonction d'annulation de suivi seulement accessible dans le moniteur de workflow. Ce choix permet lorsqu'il est présent d'annuler la dernière action de signature effectuée. L'annulation de signature n'est possible que si la commande d'achat correspondante n'est pas soldée.

Actions déclenchées par l'événement

L'événement Workflow déclenche les actions suivantes :

Code action

Déclenchement

SIGWRK : Signature Workflow

Fin workflow

DIVPOHAPP1 : Màj signature commande à 1

Fin workflow

DIVGENSOH : Mise à jour commande vente

Pendant la signature

Ces actions déclenchent les traitements suivants :

Signature workflow SIGWRK : Cette action permet de déclencher automatiquement une signature sur un événement Workflow en cours. En l'occurrence, elle est appelée pour déclencher automatiquement une signature de la commande d'achat en cours de traitement dans les conditions suivantes :

  • Si le premier signataire déterminé est l'utilisateur qui a crée la commande d'achat ou l'acheteur, l'action va signer la commande d'achat avec le code réponse VAL Validation.
  • S'il n'y a pas de circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures en CDE (APPPOH) est à la valeur Signature obligatoire, l'action va signer la commande d'achat avec code réponse NCR Circuit non défini.
  • S'il n'y a pas de circuit de signature et le paramètre Achats Gestion des signatures en CDE (APPPOH) est à la valeur Signature facultative, l'action va signer la commande d'achat avec le code réponse AUT Signature automatique.

Mise à jour signature commande à 1 DIVPOHAPP1 : Cette action a pour objectif de positionner la commande d'achat à non signée. Cette action est déclenchée lorsqu'aucune signature automatique n'a eu lieu et lorsqu'un circuit de signature a été déterminé.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont concernées par la règle POHSIG :

Table

Intitulé Table

AUTILIS [AUS]

Utilisateurs

BPSUPPLIER [BPS]

Fournisseurs

PORDER [POH]

Commandes d'achat