Synchronisation Sage ERP X3 - Microsoft Outlook

Démarrage

Installation du module Add In Outlook

Pour réaliser l'installation du module Add In Outlook, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le répertoire adéquat sur le CD et lancez le programme 'Setup.exe'.
2. Installez vote poste client et demandez une installation personnalisée.
3. Dans l'écran de sélection, cochez l'option 'Addin Outlook'.

Paramétrage du module CRM Sage X3

Lors de l'installation ou de la mise à jour du Client, il est indispensable, dans l'écran de sélection des fonctionnalités, de cocher la case X3 Synchronisation Outlook.
Pour installer cette fonctionnalité :

• fermez Sage X3 et Outlook,
• ouvrez le menu 'Démarrer/Paramètres/Panneau de configuration/Ajout et suppression de programmes/Sage X3 Client/bouton [Modifier]'.
• faites défiler les écrans jusqu'à la fenêtre de sélection des fonctionnalités.

 Avant toute tentative de synchronisation, il est nécessaire d'avoir renseigné la fonction Paramètres synchronisation. La fonction Forçage synchronisation sera utilisée si nécessaire.

La fonction Données synchronisation ('Paramétrages/Relation clients/Synchronisation Outlook') permet de consulter tout ce qui a été créé depuis Outlook et synchronisé.

La Gestion des anomalies ('Paramétrages/Relation clients/Synchronisation Outlook') liste les déphasages qui peuvent exister entre Sage X3 et Outlook.

Première utilisation

Au premier lancement d'Outlook, le message "Première utilisation-Initialisation du fichier des paramètres de l'AddIn" et la barre de synchronisation de CRM Sage X3 (bouton [Synchronisation] + bouton [Options]) apparraissent dans l'interface Outlook.

Définition du paramétrage Outlook

En activant le bouton [Options], vous définissez les options de synchronisation entre Outlook et le module CRM Sage X3.

Onglet 'Magasin'

L'onglet "Magasin" permet de paramétrer la boîte aux lettres Outlook :

• Sous-onglet 'Général' : dans cet onglet vous acceptez la synchronisation et spécifiez les dossiers gérés par la synchronisations.
   Il peut être intéressant de créer des dossiers personnels (Contacts, Rendez-vous et tâches) dans Outlook afin d'éviter une surcharge et confusion avec les dossiers classiques. Ces dossiers doivent être placés au niveau le plus fin, c'est-à-dire directement dans la boîte aux lettres.
• Sous-onglet "Dossiers par défaut" : renseigner obligatoirement pour chaque type de dossier (tâches, RDV et contacts) les dossiers Outlook dans lesquels seront stockés les nouveaux éléments issus de la synchronisation avec X3.
• Sous-onglet 'Connexion distante' : compléter les éléments d'accès au dossier et au serveur de traitement. Il s'agit des paramètres identiques aux paramètres utilisés dans la boîte de connexion à un dossier X3.  Il faut rappeler le nom de l'application, le code langue, le code du serveur distant, le numéro de port et le nom de l'utilisateur.

Le bouton [Test de la connexion] permet la vérification du bon fonctionnement de la connexion Sage CRM X3 et Outlook.
 Il est fortement recommander de réaliser ce test. Un rapport signale tout dysfonctionnement.

• Sous-onglet 'Divers' : laissez les valeurs par défaut. Ces valeurs permettent au programme de ne pas balayer toute la base lors des synchronisations ultérieures.

Le bouton [Sauvegarde] permet l'enregistrement de tout ce qui a été renseigné dans les différents onglets. Après l'enregistrement, un rapport est émis en cas de dysfonctionnement.

Onglet 'Options générales'

Dans l'onglet 'Options générales' s'effectue le changement de boîte aux lettres dans le cas où plusieurs boîtes aux lettres sont gérées par Outlook. 

Principes de synchronisation

Une synchronisation peut être lancée dans Outlook à partir d'une modification réalisée depuis :

• le serveur du module CRM Sage X3,
• Outlook.

Dans l’application Outlook, les articles sont stockés dans des dossiers appartenant à un conteneur appelé ‘magasin’. Ces magasins sont en général gérés en local mais peuvent aussi être gérés par un serveur Microsoft Outlook Exchange.

Pour définir une synchronisation entre Outlook et le module CRM X3, il est nécessaire de définir le lien (Définition du paramétrage sous Outlook) entre un magasin Outlook et un dossier Sage X3. Afin d’éviter des conflits de synchronisation, l’utilisateur doit s’assurer de l’unicité de la relation entre les deux applications.

Avant de procéder à toute synchronisation, réalisez les manipulations suivantes :

1. Dans la fonction 'Paramétrage/Paramètres généraux/Valeurs paramètres/CRM Action commerciale', ouvrez l'option 'Détail' du menu contextuel du groupe Synchronisation. Renseignez les valeurs à 'Oui' pour les paramètres (tous, tâches, appels, correspondants, rendez-vous) pour lesquels vous souhaitez une synchronisation. 

2. L'utilisateur connecté doit exercer une fonction commerciale (AUSCRMA) et avoir un code représentant (AUSCRMF).
3. Créez le paramétrage de chaque utilisateur dans la fonction 'Paramétrage/Relation client/Synchronisation Outlook/Paramétres Synchronisation.

Principe

 Avant de lancer toute synchronisation, vous devez fermer les différentes fenêtres ouvertes dans Outlook.

La synchronisation déclenchée depuis Outlook, est valable en client/serveur et en web. Elle est transparente pour l'utilisateur et comporte les étapes suivantes :

• Connexion au serveur distant de CRM X3,
• Construction d’une vue des articles présents dans OutLook pour les dossiers définis comme étant sous contrôle (bouton [Options]/Onglet "Général" dans Outlook),
• Afin de déterminer les mises à jour à envoyer au serveur distant , analyse des différences entre la vue actuelle et la vue de la dernière synchronisation réussie,
• Envoi des mises à jour au serveur distant,
• Réception des mises à jours demandées par le serveur distant,
• Enregistrement de la vue de la synchronisation et clôture de la connexion.

 Avant toute synchronisation, il est impératif d'avoir coché les options nécessaires dans la fonction Paramètres Synchronisation ('Paramétrages/Relation clients/Synchronisation Outlook') et d'avoir validé l'option 'Addin Outlook' dans l'installation du client 'Démarrer/Paramètres/Panneau de configuration/Ajout et suppression de programmes/Sage X3 Client/bouton [Modifier]'.

Synchronisation à partir d'une modification dans Sage X3

1. Saisissez, par exemple, votre tâche dans le module CRM.
2. Le lancement de la synchronisation est effectué à l'aide du bouton [Synchro] de la barre d'outils de la fenêtre Outlook.
3. Dans l'onglet 'Magasins' de l'écran de synchronisation, cliquez sur le bouton [Synchronisation]. Un message de confirmation de fin de traitement s'affiche. Vous pouvez consulter le journal.
4. Ouvrez, dans notre exemple, le dossier Tâches dans Outook. Le dossier est actualisé avec la nouvelle tâche à réaliser. Le chrono affiché est identique à celui du module CRM Sage X3.

Synchronisation à partir d'une modification dans Outlook

1. Saisissez, par exemple, votre tâche dans Outlook. Cliquez sur [Fermer et enregistrer]. La nouvelle tâche doit apparaître dans la liste des tâches.
2. Le lancement de la synchronisation est effectué à l'aide du bouton [Synchro] de la barre d'outils de la fenêtre Outlook.
3. Dans l'onglet 'Magasins' de l'écran de synchronisation, cliquez sur le bouton [Synchronisation]. Un message de confirmation de fin de traitement s'affiche. Vous pouvez consulter le journal.
4. Ouvrez, dans notre exemple, la fonction Tâches dans Sage X3 (Relation client/Action commerciale). Le tiroir Tâches à effectuer est actualisé avec la nouvelle tâche.

Onglet "Log"

A la fin de la synchronisation, l'onglet 'Log' affiche la trace de la synchronisation et permet de retrouver les évènements traités. Vous pouvez copier ce rapport dans le presse papier à l'aide du clic droit. Exemple d'évènement contenu dans le journal : certains contrôles sont réalisé dans Sage X3 mais pas dans Outlook, par exemple deux rendez-vous qui se chevauchent vont être signalés comme erreur dans le journal, Sage X3 ne prenant pas en charge cette option.

Le log outlook contient le code de la trace X3 sous la forme :

- - - Code de la trace sur le serveur distant: F364233 - - -

Les erreurs serveurs se traduisent par un message standard de type "Message serveur distant : Erreur lors de la création d'une nouvelle tâche" dont la cause peut-être trouvée dans la trace serveur.

Dans le log, les rendez-vous reconnus dans Outlook sont comptabilisés en :

• rendez-vous gérés : rendez-vous et réunions,
• rendez-vous non gérés : il s’agit de références propres à Outlook qui permettent de gérer les réponses à une réunion,
• Réunion annulée (olMeetingCancelled),
• Demande réunion (olMeetingReceived).

Spécificités sur les contacts

Le module CRM Sage X3 dispose d'une seule rubrique pour indiquer un interlocuteur. Au niveau des contacts, les conséquences sont les suivantes :

• Synchronisation Outlook vers CRM Sage X3
  Cette rubrique est alimentée par le premier contact de la liste des contacts de la tâche Outlook.
  Si ce premier contact ne correspond pas à un contact synchronisé avec le module CRM, la synchronisation garde le contact présent dans Sage X3.
• Synchronisation CRM Sage X3 vers Outlook
  La liste Outlook est alimentée par le contact de la tâche Sage X3. Les autres contacts éventuellement saisis sont supprimés.

Synchronisation avec un magasin géré en local

Ce type de magasin est adapté à un usage itinérant et présente des avantages en terme de fiabilité lors de la synchronisation. Cette fiabilité est notamment due à la présence d’un identifiant interne stable sur chaque article.

Cette solution est donc conseillée pour la mise en oeuvre d’une synchronisation avec le module CRM X3.

Entre deux synchronisations...

 Il est recommandé de ne pas dupliquer un article si celui-ci a été restauré depuis la dernière synchronisation.

Synchronisation avec un magasin géré par un serveur Microsoft Exchange

Dans le cas d'un magasin accessible par l’intermédiaire d’un serveur Microsoft Exchange, le processus de synchronisation ne dispose pas d’informations stables au niveau de l’article.

Par exemple, le déplacement d’un article d’un dossier vers un autre dossier entraîne une modification de son identifiant interne et de sa date de mise à jour.

Pour retrouver un article, la synchronisation utilise un identifiant interne du module CRM Sage X3.

 Il est important de ne pas activer le mode 'Utiliser le mode Exchange en cache" ('Propriété/Avancé du magasin'). Ce mode provoque une synchronisation permanente de tous les articles ce qui peut être très long suivant le volume. En effet lorqu'il s'execute, le processus de cache s'apparente à une synchronisation qui met à jour la date de modication. Cette mise à jour rentre alors en conflit avec la logique de la synchronisation Sage X3.

 Il est recommandé :

• ne pas dupliquer un article si celui-ci a été restauré ou changé de dossier depuis la dernière synchronisation,
• ne pas supprimer un article ayant servi à une duplication depuis la dernière synchronisation.

Paramétrages

Paramètres généraux

Toutes les modifications d'un contact, d'une tâche, d'un rendez-vous dans Outlook peuvent se répercuter sur l'enregistrement mirroir dans Sage X3 à condition que les paramètres de synchronisation le prévoient.
Le principe est identique dans le cas de suppressions et de créations.

 Seuls les événements CRM Sage X3 affectés à l'utilisateur connecté sont synchronisés.

La date de dernière modification (dans Outlook ou dans Sage X3) fait office de référence pour la mise à jour d’un enregistrement, si l'option a été cochée dans Paramètres synchronisation.
Une suppression dans Sage X3 implique la suppression dans Outlook à la prochaine synchronisation.
Une suppression dans Outlook implique la suppression dans Sage X3 excepté pour les correspondants où seulement l’affectation au représentant est supprimée.
Seuls les évènements Outlook cochés privés ne sont pas générés dans Sage X3.

Personnalisation des champs

Pour personnaliser dans Outlook les champs impactés par la synchronisation, il faut avoir créé auparavant des enregistrements dans Sage X3 et lancé une synchronisation.
Dans Outlook, sélectionnez ensuite le dossier à personnaliser (Tâches, Calendrier ou Contacts) et ouvrez la fonction Personnaliser l'affichage en cours..
Cliquez sur le bouton [Champs] de la fenêtre "Liste simple" et choisissez l'option Champs définis par l'utilisateur dans le dossier dans la zone à liste déroulante.
Ajoutez ou supprimez les champs à afficher dans Outlook (par exemple le champ Chrono) puis validez.

 Reportez-vous aux § ci-dessous pour le détail des correspondances des champs.

Paramétrage des contacts

Pour paramétrer une société, saisissez dans Sage X3 le code de la société de la façon suivante : #codedelasociété#.
Si le code de la société est déjà connu dans Outlook, cela implique que son équivalent existe dans X3. Une "société" Outlook correspond à un "tiers" dans la base X3. Si un nouveau contact est créé dans le magasin Outlook, et que le code société est saisi avec la syntaxe #nomdelasociété#, ceci aura pour effet de créer à la synchronisation un nouvel enregistrement miroir dans Sage X3, dans la table des correspondants. Comme la société est stockée dans la table BPARTNER,  ce code client sera retrouvé sur le correspondant (onglet Professionel, champ Tiers).

Liste des contacts

Pour un rendez-vous de la première catégorie,  les représentants mentionnés dans la liste recevront  une mise à jour de celui-ci à la prochaine demande de synchronisation.

 Les représentants n'ont pas la possibilité de modifier le contenu dans le module CRM.

Paramétrage du calendrier

A l'instar des contacts, si un rendez-vous est créé dans Sage X3 avec un code tiers, à la synchronisation, un enregistrement miroir sera créé dans Outlook, dans le dossier rendez-vous. Le code tiers Sage X3 servira à alimenter le code société Outlook avec la syntaxe #nomde la société# pour reprendre l'exemple.
Création à partir d'Outlook : un contrôle Sage X3 vérifie que le code existe en tant que tiers dans Sage X3. Il peut s'agir d'un client ou d' un représentant. En cas d’erreur, consultez la tâche X3.

Le calendrier issu d’Outlook est à classer suivant deux catégories :

• les rendez-vous (ou appointment dans Outlook) où la liste des participants n’est pas renseignée et qui sont simplement enregistrés pour être placés dans le calendrier,
• les rendez-vous (ou meeting/réunions dans Outlook) dont Outlook assure la diffusion et la synchronisation avec les participants.

Les processus de synchronisation assurent :

• la diffusion d’un rendez-vous Outlook appartenant à la première catégorie vers les représentants indiqués dans liste des contacts,
• la diffusion d’un rendez-vous créé dans le module CRM vers l’organisateur et les collaborateurs,
• la remontée vers le module CRM des deux catégories (uniquement des entités) qui sont organisées par le représentant connecté.

Champs impactés par la synchronisation des rendez-vous :

Paramétrage des tâches

Dans Sage X3, un unique code interlocuteur/correspondant est géré en en-tête de tâche. De ce fait, la synchronisation d’une tâche Outlook à contacts multiples a pour effet d’affecter à la tâche X3 miroir le premier contact de la liste définie sur la tâche Outlook.

Cas d'une tâche créée à partir d'Outlook :
Si le contact Outlook n’est pas déjà connu en tant que Correspondant dans X3, à la synchronisation, sa fiche correspondant est en parallèle créée dans Sage ERP X3. La tâche X3 miroir est alors générée uniquement avec ce numéro de correspondant (aucun code interlocuteur rattaché). Les représentants n'ont pas la possibilité de modifier le contenu dans le module CRM.

 Tous les appels sont générés dans le dossier Tâches. Ils sont différenciés des tâches par leur chrono : tous les appels commencent par CLL, les tâches par TSK.

Champs impactés par la synchronisation des tâches :
 

Champs impactés par la synchronisation des appels :

Forcer une synchronisation

La synchronisation peut-être forcée :

• à partir du serveur du module CRM X3,
• à partir d’Outlook,
• à partir des deux sources.

Synchronisation forcée à partir du module CRM Sage X3

A partir des articles disponibles sur le serveur (tâches, contacts...), la prochaine synchronisation enverra à Outlook tous ces éléments.

Pour activer la synchronisation, utilisez la fonction Forçage synchronisation ('Paramétrage/Relation client/Synchronisation outlook').

 Forcer la synchronisation revient à remonter les interlocuteurs :

• inscrits sur la fiche client (Tiers de type client / onglet contact) si le représentant connecté est déclaré comme représentant sur ce client (2 représentants onglet Commerciales),
• ceux obtenus par balayage des taches et du calendrier.

Synchronisation forcée à partir de Microsoft Outlook

A partir des articles disponibles sur Outlook (tâches, contacts et calendrier), la prochaine synchronisation enverra au serveur du module CRM X3 tous les éléments dont la date de modification est postérieure à la date de la dernière synchronisation réussie.

La synchronisation se fait en suivant la procédure suivante :

1. Ouvrez le bouton [Options]/onglet 'Divers'.
2. Indiquez la date à partir de laquelle les éléments seront envoyés au serveur, en modifiant la date de dernière modification réussie.
3. Cliquez sur le bouton [ReSynchronisation] en confirmant votre choix dans la boite de dialogue qui apparaît.
4. Cliquez sur le bouton [Sauvegarde].

  La synchronisation se termine avec un avertissement indiquant que le fichier de la dernière synchronisation n’a pas été trouvé.
Il s’agit d’un message sans importance dans ce contexte car ce fichier a été supprimer lors de l’activation du bouton ReSynchronisation.
Ce processus ne remonte pas les suppressions des articles qui ont pu avoir lieu dans Outlook depuis la dernière synchronisation réussie.

Remarques fonctionnelles

Performances

Le temps de synchronisation dépend  principalement  du nombre d’éléments présents dans les dossiers synchronisés et du nombre d’éléments impactés par la synchronisation.

Afin que les temps de synchronisation restent raisonnables, deux solutions sont envisageables :

• s’appuyer sur la fonction d’archivage (ou d’auto-archivage)  pour limiter le nombre d’éléments dans les dossiers synchronisés,

 Se reporter au chapitre Utilisation de l’archivage et auto-archivage d'Outlook.

• réinitialiser les dossiers synchronisés.

 Cette méthode recrée les éléments dans les dossiers de création par défaut et ne conserve donc pas le classement fait par l’utilisateur.

Pour l’utiliser, vous devez :

• sauvegarder puis vider les dossiers synchronisés,
• recharger les éléments dans Outlook en utilisant la fonction Forcer une synchronisation sur le serveur et sur Outlook.

Utilisation de l'archivage et auto-archivage

Sous Outlook, il est possible de réaliser un archivage des éléments par dossier, afin de limiter la taille des dossiers et d’optimiser les temps de réponse. Cette fonction peut être activée :

• manuellement : Archivage,
• automatiquement : Auto-archivage.

Pour permettre un déroulement correct de la synchronisation,

1. Indiquez sur le serveur Sage X3 le délai durant lequel un élément peut être effectivement supprimé sur le serveur.
Ce paramètre permet, au niveau du serveur, de différencier une annulation faite par l’utilisateur d'une annulation faite par le processus d’archivage afin de supprimer l’élément à bon escient.
Un bon réglage consiste à prendre une marge d'un mois entre le délai d’archivage et ce délai.

Exemple :
Quatre mois d’archivage sur Outlook donne un délai de trois mois sur le serveur Sage Entreprise.

2. N'archivez pas de dossiers contenant des contacts, ceci pouvant conduire à des erreurs lors de futures synchronisations.

Avertissement de sécurité Outlook – Version 2000 et XP

Lors de la synchronisation, l’AddIn accède à des éléments sensibles de la base Outlook, par exemple l’adresse EMail d’un contact.

Suite aux problèmes de sécurité rencontrés par Microsoft,  la gestion de la sécurité a évolué selon les versions d’Outlook :

• Outlook 2000 à jour des patchs et Outlook XP (2002) : l'Addin n'est pas reconnu comme élément "sur" et Outlook demande une confirmation d'accès aux adresses électroniques. Vous devez autorise l'action avec le temps maximum.
• Outlook 2003 et premières versions d’Outlook 2000 : l’Addin est reconnue comme ‘sûr’ et aucun message de sécurité ne conditionne la synchronisation.