Validation définitive
Cette fonction permet de valider "en masse" une sélection de pièces comptables encore à l’état provisoire. Ainsi, en une seule opération, 'n' pièces comptables peuvent passer de l’état "provisoire" à l’état "définitif", c’est-à-dire non modifiables.
Lorsqu'une pièce comptable est validée, tous les référentiels dans lesquels cette pièce existe sont impactés.
Lorsque les Immobilisations sont gérées, la validation de pièces va donner lieu à la génération automatique de Dépenses sous réserve que le paramétrage nécessaire soit mis en place (se reporter à la documentation Saisie de pièces). La liste des dépenses ainsi créées est contenue dans la trace générée à l'issue du traitement de validation.
Pré-requis
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Immobilisation
VATAUTVAL (défini au niveau Société) : Validation automatique TVA
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :
Accès par utilisateur
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Ce traitement opère une validation "en masse" de pièces comptables. Ces pièces, une fois validées, ne seront plus modifiables.
Seules les zones de libellés (en en-tête ou à la ligne), la gestion de DADS et des bons à payer, le document d’origine, la référence, la gestion de l’extourne et l’imputation analytique restent modifiables.
Ce traitement n’est pas réversible.
La sélection des pièces se fait suivant plusieurs critères propre à la pièce, et des bornes de date :
- Société,
- Site,
- Type de pièce,
- Type de journaux,
- Journal,
- Utilisateur.
Le flag " fichier de trace " permet, s’il est coché, d’obtenir un récapitulatif de toutes les pièces validées en fin de traitement.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
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Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour toutes les sociétés (sinon, on spécifiera laquelle). |
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Renseignez le code de la société sur lequel le traitement est lancé.
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Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour tous les sites (sinon, on spécifiera lequel). |
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Renseignez le code du site sur lequel le traitement est lancé.
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Si cette case est cochée, tous les types sont pris en compte pour l'opération. Sinon, il faudra saisir le type qui sera pris en compte. |
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En saisissant un type de pièce le traitement n’est lancé que pour les pièces comptables pour lesquelles ce dernier a été utilisé.
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Si cette case est cochée, tous les types de journaux sont pris en compte pour l'opération. |
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Renseignez le type de journal. Celui-ci doit être du même type que le journal rattaché au type de pièce sélectionné.
Le type de journal permet de regrouper les journaux en fonction de caractéristiques communes liées essentiellement à la nature des opérations qui y seront enregistrées :
Certains traitements et contrôles dépendent du type de journal :
Six types de journaux ont été réservés aux opérations diverses :
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Si la case "Tous journaux" est cochée, tous les journaux sont pris en compte pour l'opération. |
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Indiquez ici un code journal de un à cinq caractères alphanumériques.
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Lorsque cette case est cochée, les données associées à tous les utilisateurs sont concernées. Sinon, seul l'utilisateur dont le code est renseigné est concerné (à défaut l'utiliseur courant). |
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Code de l'opérateur qui effectue le traitement.
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Bloc numéro 2
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Il est possible d'affiner la sélection en précisant une borne de date. Ce sont les dates de création en saisie de pièce qui sont prises en compte. |
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Génération
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Si cette case est cochée, le traitement génère une trace. |
Fermer
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard ACCDEF est prévue à cet effet.
Boutons spécifiques
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Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les valeurs courantes de l'écran, quel qu'il soit, dans le but d'une réutilisation du paramétrage. Le mémo est lié à l'utilisateur.
Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée du bouton [Mémo], vous pouvez vous reporter à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3. |
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Ce bouton permet de charger des critères et des informations préalablement définies et enregistrées sous un code Mémo. |
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Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société
Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre LOC/groupe FRA a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés
Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre LOC/groupe FRA a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.