Journaux comptables
Le journal est un document dans lequel sont enregistrées les écritures comptables par ordre chronologique. En pratique, il est créé plusieurs journaux afin de regrouper les écritures en fonction de leur nature (journaux de ventes, d'achats, de trésorerie, etc.).
La fonction de paramétrage des journaux comptables permet de définir les caractéristiques des différents journaux qui seront utilisés pour enregistrer les écritures comptables, qu'elles soient saisies, issues de traitements automatiques ou d'interfaces avec d'autres applications.
Chaque journal est identifié par un code et un type de journal.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Fonctionnel
DAS :
DAS2
LEG :
Gestion multi-législations
Localisation
KIT :
Localisation Italienne
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Un filtrage par code d'accès est effectué grâce au champ nommé ACS. Si un code d'accès s'y trouve, les droits de visualisation et de modification sont accordés conformément aux droits de lecture et d'écriture associés au code pour l'utilisateur, via son profil fonction.
Autres pré-requis
Tables à renseigner
Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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GACCOUNT [GAC] |
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ACCCOD [ACS] |
Gestion de l'écran
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Indiquez ici un code journal de un à cinq caractères alphanumériques.
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Fermer
Ecran de saisie
Présentation
Le paramétrage des journaux comptables se fait sur un onglet général qui permet de déterminer les éléments nécessaires à l'identification du journal ainsi que les principes d'utilisation qui y sont attachés.
A la création, le journal est automatiquement ouvert sur toutes les périodes définies dans le dossier.
Gestion
En saisie de pièce, si une pièce n'est pas équilibrée, l'équilibre se fait sur un compte de contrepartie lorsqu'on valide la pièce à l'aide du bouton [Créer]. Le compte de trésorerie est utilisé comme compte de contrepartie automatique.
Le référentiel doit être coché 'Equilibre.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identification
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Le type de journal permet de regrouper les journaux en fonction de caractéristiques communes liées essentiellement à la nature des opérations qui y seront enregistrées :
Certains traitements et contrôles dépendent du type de journal :
Le paramétrage des types de pièces permet également d'autoriser ou non la saisie sur chaque type de journal, dans la limite des contrôles mentionnés ci-dessus. Six types de journaux ont été réservés aux opérations diverses :
Le menu local (menu local 613 de type comptabilité) est paramétrable afin de permettre à l'utilisateur de créer ses propres catégories de journaux. |
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Accessibilité
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Lorsqu'il est renseigné, le code d'accès, permet de limiter les droits opérationnels sur les journaux en fonction des profils utilisateurs.
L'utilisation du journal peut également être limitée au site renseigné dans la zone ad hoc. |
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Si cette zone est renseignée, alors le journal sera utilisable uniquement pour cette société (juridique) ou ce site. La société peut être non juridique, c'est à dire un groupe de site. |
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Tableau Gestion
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Dans cette zone est rappelé le plan de comptes sur lequel vont être spécifiés, pour le journal courant, les comptes fréquents ou interdits. |
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Zone spécifiant le compte de trésorerie (banque, caisse, ...) associé au journal courant. Lors de l'enregistrement d'une écriture sur ce journal, une contrepartie automatique sera générée sur ce compte pour équilibrer la pièce, si nécessaire. |
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
LISJOU : Liste des journaux
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Ce bouton permet douvrir une fenêtre de visualisation de l'tat du journal actif ou non pour chaque période et chaque société. Lorsque le journal est inactif, il ne peut recevoir aucun enregistrement. |
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Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Bloc numéro 1
Fermer Le bouton [Plan] permet de définir sur chaque plan de comptes la liste des comptes fréquents et des comptes interdits. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Zone obligatoire
Un compte doit obligatoirement être rattaché au journal pour la contrepartie automatique des écritures. Ce message n'apparaît que pour les journaux de type "trésorerie", sur la zone compte de trésorerie.
Vous n'avez pas accès à ce code
Le code d'accès renseigné n'existe pas dans la table ou l'utilisateur qui crée le journal n'a pas accès à ce code. Il faut utiliser la fonction sélection pour rechercher un code existant ou autorisé.
Sites incompatibles
Le site du journal et le site du compte de trésorerie associé au journal sont différents. Ce compte ne peut donc pas être associé à ce journal sauf à changer les contrôles d’accès aux sites du compte ou du journal.
Date incorrecte
Ce message peut être affiché par exemple si la date de fin de validité saisie est antérieure à la date de début de validité.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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ATEXTRA [AXX] |
Textes à traduire |
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BANK [BAN] |
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COMPANY [CPY] |
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FACGROUP [FGR] |
Regroupement de sites |
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FACILITY [FCY] |
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GACCENTRY [HAE] |
Pièces comptables |
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GACCOUNT [GAC] |
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GAJOUSTA [JST] |
Journaux - états par période |
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GJOUCOA [JCO] |
Journaux - Plan de compte |
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GJOURNAL [JOU] |
Journaux comptables |
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PERIOD [PER] |
Périodes |
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STOLOC [STC] |
Emplacements |