Demandes d'achat
Cette fonction permet de gérer les paramétrages pour la personnalisation des écrans de saisie de demande d’achat.
Une transaction standard de saisie des demandes d’achat est initialisée à l’installation du progiciel. Elle peut être modifiée ou supprimée à l’aide de cette option, qui permet également d’en créer de nouvelles.
Il est possible de paramétrer plusieurs transactions différentes pour les demandes d’achats. Chaque transaction, identifiée par un code et un libellé, apparaît dans une fenêtre de sélection lors de l’appel de l’option ‘Demande d’achat’.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
PTX (Taxes provinciales).
Fonctionnel
DAS :
DAS2
DEB :
Déclaration d'échange de biens
Dimensionnement
PPR :
Nbre maxi frais/remises achats
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Un filtrage par code d'accès est effectué grâce au champ nommé ACSCOD. Si un code d'accès s'y trouve, les droits de visualisation et de modification sont accordés conformément aux droits de lecture et d'écriture associés au code pour l'utilisateur, via son profil fonction.
Gestion de l'écran
En-tête
Présentation
En-tête de transaction
L’en-tête de la transaction permet de créer de nouveaux codes de transactions ou de rechercher des transactions existantes à modifier ou supprimer.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Transaction demande d'achat
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Ce code permet d'identifier la transaction paramétrée. Le paramétrage des transactions de saisie permet de rendre les écrans de saisie associés à un document (devis, commande facture, appel d'offres...) ou à un type de transaction de stock (entrée, sortie ...) complètement paramétrables par l'utilisateur. Il est possible de définir, pour chaque document ou pour chaque type de transaction de stock, autant de transactions de saisie que nécessaire, chacune identifiée par un code. Chaque transaction permet de définir, à la fois pour les champs situés en tête du document, mais aussi pour les champs saisis dans les lignes, si ceux-ci doivent être :
Lors de la validation de ce paramétrage, des écrans de saisie dédiés sont créés, et peuvent ensuite être utilisés par tout utilisateur ayant des droits sur le code d'accès défini dans l'entête de ce paramétrage.
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Désignation de la transaction. |
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Cet indicateur permet d'activer ou de désactiver la transaction. |
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Ce code d'accès permet de restreindre l'accès aux données par utilisateur ou groupes d'utilisateurs. Si la zone est renseignée, seuls les utilisateurs qui disposent de ce code d'accès dans leur profil peuvent utiliser cette transaction. |
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Onglet Paramètres 1
Présentation
Paramètres 1
Dans cet onglet vous devez définir différents éléments tels que l’impression automatique du bon de demande d’achat, le type de quantité que vous souhaitez saisir, l’affichage de certains champs et enfin l’activation ou non de certains boutons.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bon demande d'achat
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Code du document standard imprimé lors d'une impression automatique en fin de saisie. |
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L'indicateur d'impression automatique permet de lancer automatiquement une impression du document en fin de saisie. |
Type de saisie comptes ligne
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Tableau Comptes ligne
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Ce champ indique le(s) types de référenciel associé(s) à la transaction. |
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Ce champ permet de préciser si le type de référentiel sélectionné doit être 'Invisible', à 'Saisir' ou 'Affiché' dans les comptes lignes. |
Boutons
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Paramètre permettant de décider
si ce bouton doit être actif ou non dans l'écran généré à partir de
ce paramétrage de transaction de saisie. |
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Paramètre permettant de décider
si ce bouton doit être actif ou non dans l'écran généré à partir de
ce paramétrage de transaction de saisie. |
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Paramètre permettant de décider si ce bouton doit être actif ou non dans l'écran généré à partir de ce paramétrage de transaction de saisie. Le bouton Commande permet de transformer une demande d'achat en commande. |
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Affichage
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le montant HT d'une ligne de commande, réception ou retour doit être affiché ou non. Cette information peut être utile en visualisation ou en modification de commande, réception ou retour. |
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de décider
si la valeur de l'indicateur de solde doit être affichée ou non à
l'écran. Cette information peut être utile en visualisation ou en
modification d'une ligne.. |
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Action - Quatre choix possibles :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Tableau lignes articles
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Les N premières colonnes précisées dans ce champ restent visibles à l'écran lors du défilement. |
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Onglet Paramètres 2
Présentation
Paramètres 2
Dans cet onglet, vous devez simplement définir le mode de gestion de certaines rubriques dans votre écran de saisie en décidant pour chacune des rubriques proposées, si celle-ci est :
- Invisible : la rubrique est absente de l’écran, mais elle peut être initialisée avec des valeurs par défaut, selon d’autres paramètres qui contrôlent sa mise à jour.
- Affichée : la rubrique est présente, mais non accessible en saisie. Si des paramètres contrôlent la mise à jour de la rubrique, la valeur par défaut apparaît, non modifiable par l’opérateur.
- Saisie : la rubrique est présente dans l’écran et accessible en saisie. Elle peut être initialisée par une valeur par défaut, modifiable.
Note concernant la gestion des quantités
Vous avez la possibilité de décider de saisir la quantité de vos demandes d’achat dans différentes unités (Unité de stock et unité d’achat de l’article ou n’importe quelle unité de la table des unités).
Vous devez impérativement choisir le mode Saisi pour au moins une des quantités proposées. Quel que soit votre choix, la quantité en unité de stock est toujours stockée dans le fichier (qu’elle soit saisie ou calculée à partir de l’unité d’achat).
Si vous choisissez de saisir la quantité en unité d’achat sans changement d’unité, l’unité affichée (non modifiable) est celle associée à l’article.
Si vous souhaitez pouvoir changer d’unité à volonté au moment de la saisie, vous devez choisir de saisir en unité d’achat avec changement d’unité. Dans ce cas, la quantité en unité de stock est systématiquement calculée à l’aide du coefficient de conversion entre l'unité choisie et l'unité de stock s’il existe ou avec la valeur 1 dans le cas contraire.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Mode de saisie
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la désignation article traduite dans la langue de l’opérateur doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la désignation article standard doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affiché : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée. Elle n'est pas modifiable. saisi : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée. Elle peut être modifiée. |
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le site de réception doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le fournisseur doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Ce paramètre permetde définir, pour cette transaction de saisie, si l'affaire doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir,
pour cette transaction de saisie, si la date théorique de commande
doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir,
pour cette transaction de saisie, si le prix net doit être
:
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le type d'achat doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir,
pour cette transaction de saisie, si la quantité en unité d'achat
doit être :
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Paramètre permettant de définir,
pour cette transaction de saisie, si la quantité en unité de stock
doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si ce code taxe doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affiché : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisi : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée. Elle peut être modifiée et dans ce cas. |
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si ce code taxe doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affiché : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisi : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée. Elle peut être modifiée et dans ce cas. |
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si ce code taxe doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affiché : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisi : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée. Elle peut être modifiée et dans ce cas. |
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Fermer
Onglet Analytique
Présentation
Dans cette fonction, les champs suivants ne sont pas accessibles :
- Sections en-tête,
- Sections mouvement de stock,
- Répartition ligne.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction, si les champs sections analytiques de l'en-tête de document doivent être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si la clé de répartition analytique au niveau des éléments de facturation doit être :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction, si les champs sections analytiques liés aux mouvements de stock doivent être :
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Type de saisie sections ligne
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Tableau Sections analytiques ligne
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Chaque ligne du tableau permet de renseigner le code d'un axe analytique. |
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Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si la section analytique doit être :
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Pré-chargement axes
Ce bouton permet de pré-charger l'ensemble des axes définis sur les sites d'un groupe de sites ou de sociétés donné.
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Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PRTSCR : Impression écran
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Bloc numéro 1
Bloc numéro 2
Fermer Ce bouton permet de recopier la définition de la fiche depuis ou vers un autre dossier. |
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Le bouton Appel offre permet d’obtenir la liste des réponses aux appels d’offre pour une éventuelle prise en compte. |
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Le bouton Solde permet en cours de modification de solder une ou plusieurs lignes. Les conditions pré-requises à l’utilisation de ce bouton sont les mêmes que celles de l’option Solde. (cf. documentation Solde) |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez pas accès à ce code
Ce message apparaît lorsque le code d’accès saisi n’existe pas pour votre profil utilisateur. Pour remédier à ce problème, il vous suffit de sélectionner un code d’accès dans la liste proposée ou (selon vos habilitations) d’ajouter le code d’accès souhaité dans votre profil utilisateur.
Au moins une quantité doit être saisissable
Ce message apparaît lors de l’enregistrement du paramétrage lorsque aucun des champs ‘Quantité’ n’a été déclaré comme Saisi (Les champs ‘Quantité’ sont tous Invisible ou Affiché). Pour remédier à ce problème, il vous suffit de déclarer au moins un des champs quantité comme étant saisi.