Inventaire
La fonction Inventaires permet de reprendre une à une les listes d'inventaire générées pour une session et de procéder au comptage du stock sélectionné. La liste de gauche présente l'ensemble des sessions d'inventaire et leurs listes respectives.
Cette fonction s'appuie sur un paramétrage de transactions d'inventaire qui permet entre autres de choisir si on souhaite réaliser un comptage détaillé du stock ou un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lot, numéro de série d'un article par exemple (voir la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire).
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
LABD (Nombre familles main-d'oeuvre), MACD (Nombre familles machine), MATD (Nombre familles matière), SLO (Gestion par sous-lots).
Fonctionnel
EMP :
Gestion des emplacements
LOT :
Gestion par lots
PAL :
Identifiants stock
SER :
Gestion numéros de série
SPD :
Décomposition coût stock
WRH :
Gestion des dépôts
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
INV :
Nbre lignes liste inventaire
LAB :
Nombre familles main-d'oeuvre
MAC :
Nombre familles machine
MAT :
Nombre familles matière
STI :
Familles statistiques article
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
MLO : Modification de lot
INV : Inventaires
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.
Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :
Validation
Transactions de saisie
Cette fonction est gérée par des transactions de saisie paramétrables.
Une transaction est proposée en standard lors de l'installation du progiciel. Une fonction de paramétrage permet de modifier cette transaction standard ou d'en créer de nouvelles totalement personnalisées. Ce paramétrage consiste essentiellement à décider de certaines caractéristiques fonctionnelles de la transaction ainsi que de l'affichage et du chargement par défaut de certaines zones.
Pré-requis divers
Une liste d'inventaire est obligatoirement générée via une session d'inventaire, qui est l'entité qui porte les critères de sélection du stock à compter pour une campagne d'inventaire.
Une transaction d'inventaire au moins doit exister dans le système : voir Paramétrage des transactions d'Inventaire
Il faut définir un compteur (voir la documentation Affectation des compteurs) destiné à numéroter les listes d'inventaire d'une session, affecté au module Stocks, présentant 15 caractères au maximum
Les paramètres d'inventaire tournant doivent être définis au niveau site (voir la documentation Paramètres Stock).
Enfin, les articles inventoriés doivent faire référence à une méthode de valorisation qui détermine comment doit être valorisée une ligne d'inventaire et un mouvement d'écart (voir la documentation Méthode de Valorisation)
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Généralités
A l'entrée dans la fonction d'inventaire, le système demande à l'utilisateur de choisir une transaction d'inventaire parmi celles paramétrées.
Une liste d'inventaire est rattachée à une session d'inventaire. Il convient de choisir une liste d'une session donnée dans le browser de gauche pour pouvoir procéder au comptage informatique du stock sélectionné.
En fonction du paramétrage de la transaction sélectionnée, le système présente dans le bordereau d'inventaire les lignes d'inventaire regroupées ou non. (voir la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire), sachant qu'une ligne d'inventaire est le reflet d'une ligne de stock, ou bien d'une ligne article pour les articles de la sélection dont le stock est nul.
Une liste d'inventaire concerne un site et une session. Elle peut être dans l'un des statuts :
A compter : la liste a été générée, mais elle n'a pas encore fait l'objet d'un comptage ou n'est que partiellement comptée
Validée partielle ou validée : le comptage de tout ou partie des lignes d'inventaire a été fait et validé, les mouvements d'écart d'inventaire ont été passés donc les lignes validées ne sont plus modifiables, par contre on peut encore ajouter de nouvelles lignes d'inventaire à la liste.
Clôturée : le comptage est terminé, toutes les lignes d'inventaire ont été validées, le boutonpermet de clore la liste d'inventaire et, de fait, interdit l'ajout de toute nouvelle ligne d'inventaire. Dans le cas où des lignes d'inventaires n'auraient pas été préalablement validées au moment de la clôture, ces lignes deviennent alors « abandonnées » : si un comptage avait été saisi mais non validé , il est perdu.
Comptage d'une ligne
Le comptage d'une ligne d'inventaire (saisie de la quantité comptée) peut se faire directement au niveau de la ligne de bordereau (ou encore ligne de regroupement si la transaction d'inventaire présente certaines lignes regroupées) ou en détail par ouverture de la fenêtre de détail via le bouton droit disponible à la ligne de regroupement.
Il est alors possible de saisir la quantité comptée pour une ligne soit en unité de conditionnement, soit en unité de stock.
La saisie d'un stock nul se fait par l'attribut « stock nul » de la ligne la ligne concernée. Toutes les lignes concernant le regroupement sont typées « stock nul » dans ce cas.
Si la ligne présentée est un regroupement de plusieurs lignes d'inventaire et que la quantité comptée pour ce regroupement est différente de la quantité théorique en stock, alors le système ouvre la fenêtre de saisie détaillée du comptage où sont présentées le détail des lignes d'inventaire objet du regroupement. L'utilisateur peut alors répartir la quantité comptée sur les lignes d'inventaire. Si la ventilation de cette quantité comptée est différente de la quantité saisie au niveau du regroupement, le système émet un avertissement.
Dans l'écran de détail apparaissent toutes les lignes correspondant au regroupement ou à la liste, seules les lignes non validées sont modifiables.
En fonction du mode de gestion de l'article concerné, les zones lot, sous lot, série , emplacement sont activées ou non dans cette fenêtre de détail.
Si l'article est géré en numéro de série, la quantité de chaque ligne d'inventaire est positionnée obligatoirement à 1, non modifiable. Seule la case à cocher « Stock nul » permet d'intervenir sur la quantité d'un numéro de série. Ainsi, si un numéro de série n'existe pas physiquement, il convient de le cocher en « stock nul » et de créer éventuellement un nouvelle ligne pour ajouter le bon numéro de série.
Ajout de ligne
Lors de l'inventaire, il est possible de trouver physiquement un article, ou un lot, ou un sous lot, etc... inexistant dans le stock théorique. Le système permet d'enregistrer le comptage de ce stock par ajout de ligne sur la liste d'inventaire. L'ajout de ligne peut se faire à différents niveaux :
Soit par saisie d'une nouvelle ligne lors d'un comptage sur la fenêtre de détail : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes déjà présentes dans ce détail, caractéristiques non saisissables.
Soit par activation du boutondisponible en click droit sur une ligne de regroupement : la fenêtre de saisie détaillée vide s'ouvre, l'activation du raccourci clavier F2 permet d'entrer en saisie dans le tableau directement sur la première zone saisissable : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes que regroupe la ligne de regroupement dont on est parti.
Soit par saisie d'une nouvelle ligne directement au niveau de l'écran de regroupement.
Si on ajoute une nouvelle ligne, il est possible de fait d'ajouter une ligne concernant un lot inexistant : dans ce cas le système ouvre la fenêtre de saisie du détail lot afin que l'utilisateur puisse renseigner les caractéristiques du nouveau lot.
Valorisation des lignes et des mouvements d'écart
Les lignes d'inventaire sont valorisées suivant la règle retenue pour les valorisations de sortie de l'article.
Les mouvements d'écart d'inventaire sont valorisés selon la règle retenue sur la méthode de valorisation de l'article : il est possible de paramétrer une règle pour valoriser les mouvements d'écart négatif, ainsi qu'une valeur de repli et une règle pour valoriser les mouvements d'écart positif, ainsi qu'une valeur de repli. (voir la documentation relative au paramétrage des méthodes de valorisation article).
Enfin, sur chaque ligne d'inventaire il est possible de renseigner un taux de dépréciation de stock et / ou un montant de dépréciation de stock
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Le site de stockage doit être défini avec un indicateur Dépôt positionné sur la valeur 'OUI' pour autoriser le référencement d'un article. |
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Numéro de la session inventaire. |
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Bloc numéro 2
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Numéro de la liste inventaire |
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Bloc numéro 3
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Ce champ renseigne la désignation du mouvement de stock. |
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Si un code utilisateur est saisi dans ce champ, le traitement est lancé uniquement sur les pièces comptables saisies par l'utilisateur désigné. |
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Ce champ indique la référence de l'article à traiter. |
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Référence de l'emplacement à traiter. |
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Stock compté en unité de conditionnement |
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Stock compté en unité de stock |
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Dans le cas d'une quantité comptée nulle indiquer "OUI" . |
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Déblocage
Permet le déblocage de la ligne d'inventaire.
Inventaire détail
Permet d'ouvrir la fenêtre de détail stock.
Sections analytiques
Permet de saisir les sections analytiques.
Suppression ligne(s)
Permet de supprimer une ligne d'inventaire.
Suppression article
Permet de supprimer un article.
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
INVBOR : Bordereau inventaire
INVBORA : Bordereau inventaire regroupé
INVBORCOM : Bordereau inventaire compté
INVBORCOMA : Bord. inventaire agrégé compté
INVBORECA : Bordereau inventaire écart
INVBORECAA : Bord. inventaire agrégé écart
INVBORVAL : Bordereau inventaire valorisé
INVBORVALA : Bord. invent. agrégé valorisé
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Dès qu'une liste est générée, le stock à compter de cette liste est bloqué, c'est à dire qu'il n'est plus possible de faire le moindre mouvement sur ce stock. Le stock est libéré soit après validation totale ou partielle du comptage d'une liste, soit par action volontaire de déblocage du stock (bouton de bas d'écran qui libère les lignes de stock pour toute la liste ou bouton droit à la ligne de regroupement afin de débloquer les lignes de stock du regroupement). Il est alors possible de reprendre les mouvements sur le stock encore en cours de comptage informatique. Les éventuels mouvements d'écart d'inventaire générés lors de la validation de la liste viendront s'insérer dans le journal des stocks avant les mouvements repris lors du déblocage du stock (voir le détail de la création des mouvements de stock dans la documentation Structure du Journal des Stocks) |
Barre de menu
Options / Transaction
Ce bouton permet de visualiser le paramétrage de la transaction d'inventaire utilisée pour le comptage en cours
Options / Sections analytiques
Les sections par défaut rattachées à l'en tête de la liste d'inventaire sont alimentées à la création de la liste sur la base du code section par défaut STKINVH. Ces sections sont visibles et modifiables via le bouton Option / Sections analytiques du menu Inventaires. La modification de ces sections est permise quel que soit le statut de la liste (validée, clôturée ...).
Pour rappel, les sections analytiques portées par la ligne d'inventaire peuvent être consultées ou modifiées via un bouton droit Sections Analytiques disponible sur chaque ligne d'inventaire ou via un bouton Option / Sections analytiques dans la barre de menu de la fenêtre de détail d'une ligne d'inventaire. Les sections analytiques d'une ligne d'inventaire sont alimentées à la création de la liste par le code section par défaut STKINVD. La modification de ces sections est possible quel que soit l'état de la liste (validée, clôturée ...)
Les sections analytiques portées par les mouvements d'inventaire (table STOJOU) sont elles non modifiables et alimentées par le code section STJINV.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
L'article est en statut non utilisable, périmé ou non renouvelé : il n'est pas possible d'ajouter à une liste d'inventaire le comptage d'un article marqué comme inutilisable ou périmé ou non renouvelé si la session ne le prévoit pas explicitement.
Mise à jour impossible : la quantité comptée est inférieure à la quantité allouée il n'est pas possible de compter en stock une quantité inférieure à la quantité totale allouée de ce stock. Si un tel cas se présente il convient de revoir les allocations préalablement au comptage.
La quantité totale a été modifiée. Confirmation ? Ce message survient dans le cas où une quantité comptée est saisie au niveau d'une ligne de regroupement et que finalement, lors de la saisie du comptage détaillé de cette ligne, le cumul des quantités saisies au niveau du détail est différent de la quantité comptée sur le regroupement.
Liste d'inventaire pleine Le nombre total de lignes pour une liste prévu au niveau de la session est atteint, on ne peut plus ajouter de nouvelle ligne sur la liste.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
|
AMSKZON [AMZ] |
Dictionnaire des champs écran |
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CPTANALIN [CAL] |
Lignes comptables analytiques |
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CUNLISDET [CUD] |
Inventaires |
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CUNLISTE [CUL] |
Listes inventaires |
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CUNSESSION [CUN] |
Session inventaire |
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DIETRS [DTR] |
Transaction saisie analytique |
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FACILITY [FCY] |
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ITMFACILIT [ITF] |
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ITMMASTER [ITM] |
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ITMMVT [ITV] |
Cumuls Article-Site |
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ITMWRH [ITW] |
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OVERHEAD [OVE] |
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STKTRS [SRT] |
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STOALL [STA] |
Allocations |
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STOCK [STO] |
Stocks |
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STOLOC [STC] |
Emplacements |
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STOLOT [STL] |
Numéros de lot |
|
STOLOTFCY [SLF] |
Lots - Sites |
|
STOPAR [STE] |
|
|
WAREHOUSE [WRH] |