Fact. auto demandes
Cette fonction permet la génération automatique en masse des factures à partir des demandes de service créées à partir de la fonction demandes de service.
Une demande de service pourra également être facturée manuellement par l'intermédiaire de la liste de picking présente en gestion des factures. Pour pouvoir être facturée, une demande de service ne doit pas avoir déjà été facturée. Elle doit être clôturée et facturable (au moins une ligne de consommation de la demande de service doit être facturable). Aucun regroupement ne sera effectué pour facturer les demandes de service. Une facture concerne toujours une et une seule demande de service.
Les factures générées seront visibles par la fonction de Factures. On pourra alors les valider une à une par cette fonction, ou en masse par la fonction de Validation des factures.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
Un seul écran est nécessaire pour effectuer ce type de traitement. Il permet de saisir les différentes informations nécessaires à la sélection des demandes de service à facturer.
Deux paramètres généraux influent sur l'agrégation des lignes de consommations à facturer :
INVSREMOD (Mode de facturation des demandes de service) permet d'agréger les lignes de consommation par article et par axes analytiques identiques si ce paramètre est à la valeur Avec agrégation.
INVSREUOM (Unité de facturation des demandes de service) permet d'agréger sur une facture de vente les lignes de consommations après conversion en unité de vente de l'article si ce paramètre est à la valeur En unité de vente. Dans le cas contraire, les lignes de consommation seront facturées par unité de consommation.
Points particuliers concernant le regroupement des lignes de consommations des demandes de service :
Les lignes de consommations ne seront pas regroupées dés lors qu'un texte existe sur une ligne de consommation. Ce texte sera d'ailleurs repris sur la ligne de facture.
Les lignes de consommations disposant de sections analytiques différentes ne seront jamais regroupées. Les sections analytiques seront reprises sur la ligne de facture.
Toutes les informations utiles à la création d'une facture (condition de paiement, éléments de facturation, prix des consommations…) seront héritées des informations de facturation de la demande de service.
Ecran de saisie
Présentation
Les factures sont créées automatiquement en fonction des sélections renseignées sur l'écran. Les différents critères de sélection sont :
Critères de sélection
Site de vente
La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois (information obligatoire). Il est donc nécessaire de préciser le site choisi pour le traitement. Par défaut, il s'agit du site de vente de l'opérateur.
Facturation jusqu'au
Il est possible de préciser une borne de date permettant de sélectionner les demandes de service à facturer. Par défaut cette date est initialisée par la date du jour.
Type des factures
Le type de facture choisi sera inscrit sur les factures. Il permet de déterminer un compteur et une pièce automatique servant à la comptabilisation des factures. Le type proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP -Type facture utilisateur. Il pourra être modifié si cela est nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures qui ont été définis. Cette information est obligatoire.
Dates des factures
Deux choix possibles sont donnés pour attribuer une date de facturation aux factures générées :
Date de référence
Si l'on sélectionne cette option (choix par défaut), la date de référence proposée par défaut (mais restant modifiable et correspondant à la date du jour) servira à attribuer la même date de facturation à toutes les factures générées.
Date de clôture de la demande
Si l'on sélectionne cette option, la date de facturation des factures générées sera égale à la date de clôture de la demande de service associée à chaque facture.
Bornes début / fin
Bornes sur Clients facturés
On peut également limiter la sélection à un ou plusieurs clients facturés en renseignant ces bornes de sélection.
Bornes sur numéros de demandes
On peut limiter la sélection à un ensemble de demandes de service délimitées par leurs numéros (compteurs des demandes de service).
Impression des factures
On a la possibilité d'imprimer les factures générées. Pour se faire, il faudra préciser l'état à utiliser (par défaut, il s'agit du code de l'état associé à l'objet), le serveur d'impression éventuel et l'imprimante en charge de l'impression.
Cette option n'est accessible que si l'on a coché au préalable l'option Facture.
Après l'exécution de cette fonction, un fichier de trace s'affiche :
- récapitulant toutes les opérations effectuées,
- présentant les numéros de factures créées et les demandes de service ayant servi à la création de ces factures.
Lorsque la condition de paiement est de type SDD, la référence du mandat est obligatoire sur la facture. Or, si aucun Mandat principal de statut "Validé" n'a été défini pour le couple [société, tiers payeur], aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture. Un message le signale dans la trace. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères de selection
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Il s'agit du site de vente sur lequel on désire effectuer le traitement. |
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Cette date, si elle est renseignée, permet de ne sélectionner que les contrats encore valides à cette date (la date de fin de contrat doit être inférieure ou égale à cette date), ayant une échéance à facturer et dont la date de prochain envoi de facture est également inférieure à cette date. |
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Le type de facture client est utilisé par les factures de Ventes et Tiers clients. Il identifie une catégorie de facture (facture, avoir..) ainsi qu'un schéma d'écriture pour la validation des factures. En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente. Le type de facture est associé à un type de pièce sur laquelle est défini un compteur (manuel ou automatique). |
Date des factures
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Cette information permet de choisir la date qui sera associée à chaque facture créée :
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Il d'agit de la date qui est attribuée à chaque facture. |
Bornes début / fin
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Permet une sélection sur le client facture. |
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Permet une sélection sur le numéro de contrat. |
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Impression
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Indicateur d'impression automatique permettant de décider si l'on souhaite ou non que le document (Bon de préparation, Bon de livraison ou Facture) soit automatiquement imprimé suite à la création automatique de la livraison ou de la facture. |
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Code du document standard imprimé si l'indicateur d'impression automatique a été activé. |
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Ce champ permet d'identifier la destination d'un document/état. La destination doit exister dans la table des destinations où sont définies toutes ses caractéristiques (type de sortie, imprimante, serveur, etc). |
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Cette zone permet de définir le serveur d'impression. |
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Imprimante par défaut. |
Fermer
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVS est prévue à cet effet.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Fonction non autorisée
Le profil utilisateur n'a aucun droit pour cette fonction, quel que soit le site.
Vous n'avez pas les droits sur ce site
le profil utilisateur n'est pas autorisé à utiliser cette fonction pour ce site.
Date incorrecte
La date de facture saisie ne correspond à aucune période ou aucun exercice. La saisie est refusée.
Exercice non ouvert
L'exercice auquel appartient la date de facture n'est pas ouvert. La saisie est refusée.
Période non ouverte
La période à laquelle appartient la date de facture n'est pas ouverte. La saisie est refusée.
Période fermée
La période à laquelle appartient la date de facture est fermée. La saisie est refusée.
La borne fin est inférieure à la borne début
Ce message apparaît en saisie des critères de sélection pour le numéro de demande de service et le client facturé.
Modification en cours sur un autre poste
Ce message apparaît si une demande de service est verrouillée par un autre utilisateur.
Tiers client non autorisé pour le compte collectif
Ce message apparaît si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.
Problème lors de la récupération du compteur
Ce message apparaît s'il y a impossibilité d'attribuer un numéro de facture.
Aucune demande de service traitée
Ce message apparaît à la fin du traitement si aucune demande de service n'a été facturée.