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Le journal est un document dans lequel sont enregistrées les écritures comptables par ordre chronologique. En pratique, il est créé plusieurs journaux afin de regrouper les écritures en fonction de leur nature (journaux de ventes, d'achats, de trésorerie, etc.).

La fonction de paramétrage des journaux comptables permet de définir les caractéristiques des différents journaux qui seront utilisés pour enregistrer les écritures comptables, qu'elles soient saisies, issues de traitements automatiques ou d'interfaces avec d'autres applications.

Chaque journal est identifié par un code et un type de journal.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

En-tête

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

En-tête

Indiquez ici un code journal de un à cinq caractères alphanumériques.
A la création, le journal est automatiquement ouvert pour toutes les périodes définies.
Le journal sélectionné ici doit être de même type que celui rattaché au type de pièce retenu dans les critères de sélection précédents.

SEEWARNING Cette zone est obligatoirement renseignée si la case "Tous journaux" n'est pas cochée.
  • champ DUMMY

 

 
  • Intitulé (champ DESTRA)

 
  • Intitulé court (champ SHOTRA)

 
  • Société/Site/Groupe (champ FCY)

 
  • champ FCYDES

 

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Ecran de saisie

Présentation

Le paramétrage des journaux comptables se fait sur un onglet général qui permet de déterminer les éléments nécessaires à l'identification du journal ainsi que les principes d'utilisation qui y sont attachés.

A la création, le journal est automatiquement ouvert sur toutes les périodes définies dans le dossier.

Gestion

En saisie de pièce, si une pièce n'est pas équilibrée, l'équilibre se fait sur un compte de contrepartie lorsqu'on valide la pièce à l'aide du bouton [Créer]. Le compte de trésorerie est utilisé comme compte de contrepartie automatique.

SEEWARNING Le référentiel doit être coché 'Equilibre.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Identification

  • Type (champ TYP)

Le type de journal permet de regrouper les journaux en fonction de caractéristiques communes liées essentiellement à la nature des opérations qui y seront enregistrées :

  • Ventes,
  • Achats,
  • Trésorerie,
  • Opérations diverses,
  • OD analytiques,
  • A nouveaux.

Certains traitements et contrôles dépendent du type de journal :

  • les journaux de type "A nouveaux" ne peuvent enregistrer que des pièces associées à la période "A nouveaux",
  • les journaux de type "OD ana" ne peuvent enregistrer que des pièces affectées de la catégorie "analytique",
  • un compte de trésorerie doit être rattaché à chaque journal de type "trésorerie" afin que les écritures enregistrées dans ce journal bénéficient d'une contrepartie automatique. Un journal de type trésorerie est utilisé :
    • sur le module de compta tiers lors de la comptabilisation des règlements,
    • dans les pièces auto.

SEEREFERTTO Le paramétrage des journaux de trésorerie est détaillé dans la documentation Détermination des journaux, types de pièces et comptes sur les règlements.

Le paramétrage des types de pièces permet également d'autoriser ou non la saisie sur chaque type de journal, dans la limite des contrôles mentionnés ci-dessus.

Six types de journaux ont été réservés aux opérations diverses :

  • les valeurs 4,5 et 6 pour la comptabilité générale,
  • les valeurs 8,9 et 10 pour la comptabilité analytique.

Le menu local (menu local 613 de type comptabilité) est paramétrable afin de permettre à l'utilisateur de créer ses propres catégories de journaux.
Dès que des écritures sont enregistrées sur un journal, il n'est plus possible de modifier le type qui lui est associé.

Accessibilité

  • Actif (champ ENAFLG)

Lorsqu'il est renseigné, le code d'accès, permet de limiter les droits opérationnels sur les journaux en fonction des profils utilisateurs.
Ces droits sont définis pour chacune des opérations suivantes :

  • consultation du journal,
  • enregistrement d'écritures sur le journal,
  • modification de la fiche de base (ie. : du paramétrage du journal).

L'utilisation du journal peut également être limitée au site renseigné dans la zone ad hoc.

Tableau Gestion

Dans cette zone est rappelé le plan de comptes sur lequel vont être spécifiés, pour le journal courant, les comptes fréquents ou interdits.

Zone spécifiant le compte de trésorerie (banque, caisse, ...) associé au journal courant. Lors de l'enregistrement d'une écriture sur ce journal, une contrepartie automatique sera générée sur ce compte pour équilibrer la pièce, si nécessaire.

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Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  JOUGRP : Journaux comptables

  LISJOU : Liste des journaux

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Ce bouton permet d'ouvrir une fenêtre de visualisation de l'état du journal pour chaque période et chaque société. Lorsque le journal est inactif, il ne peut recevoir aucun enregistrement.

Les sociétés sont filtrées suivant la législation de la fiche du journal.
Les boutons  [Premier], [Précédent], [Suivant], [Dernier] permettent de naviguer d'une société à une autre dans l'ordre alphabétique.

Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

Bloc numéro 1

Dans cette zone est rappelé le plan de comptes sur lequel vont être spécifiés, pour le journal courant, les comptes fréquents ou interdits.

Indiquez ici un code journal de un à cinq caractères alphanumériques.
A la création, le journal est automatiquement ouvert pour toutes les périodes définies.
Le journal sélectionné ici doit être de même type que celui rattaché au type de pièce retenu dans les critères de sélection précédents.

SEEWARNING Cette zone est obligatoirement renseignée si la case "Tous journaux" n'est pas cochée.

 

Zone spécifiant le compte de trésorerie (banque, caisse, ...) associé au journal courant. Lors de l'enregistrement d'une écriture sur ce journal, une contrepartie automatique sera générée sur ce compte pour équilibrer la pièce, si nécessaire.

Tableau Liste comptes fréquents

  • No (champ NUMLIG2)

 

Il est possible de préciserà l'aide des jockers '*' et '?', sur un journal déterminé les comptes les plus fréquemment utilisés.
Un code d'appel en saisie, sur un caractère (une lettre ou un chiffre), peut être associé. Les comptes concernés feront exception aux comptes interdits.

  • le code d'appel du compte général est composé de 2 à 4 caractères,
  • il est associé uniquement au compte et non à la saisie sur un journal particulier.

Ce code ne doit pas être confondu avec le code d'appel paramétré dans la fiche du compte général.
  • Codes d'appel (champ FRQCOD)

Cette zone permet d'indiquer les codes d'appels associés aux comptes usuels de ce journal. Le code d'appel peut être une lettre ou un chiffre.
En saisie de pièce sur ce journal, on pourra alors accéder à ces comptes par simple appel de ce code en lieu et place du numéro de compte.

Tableau Liste comptes interdits

  • No (champ NUMLIG1)

 
  • Comptes interdits (champ FBDACC)

Il est possible d'interdire l'utilisation sur le journal, d'un compte particulier ou d'un ensemble de comptes, défini à l'aide des "jockers" * et ?.

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Le bouton [Plan] permet de définir sur chaque plan de comptes la liste des comptes fréquents et des comptes interdits.
Par défaut la fenêtre s'ouvre sur le premier plan de comptes disponible, même un plan de comptes a été sélectionné dans la fenêtre du journal.
Les codes plan proposés sont ceux de la législation enregistrée pour le plan.
GESJOU_01 Les boutons  [Premier], [Précédent], [Suivant], [Dernier] permettent de naviguer d'un plan de comptes à un autre, dans l'ordre alphabétique.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Zone obligatoire

Un compte doit obligatoirement être rattaché au journal pour la contrepartie automatique des écritures. Ce message n'apparaît que pour les journaux de type "trésorerie", sur la zone compte de trésorerie.

Vous n'avez pas accès à ce code

Le code d'accès renseigné n'existe pas dans la table ou l'utilisateur qui crée le journal n'a pas accès à ce code. Il faut utiliser la fonction sélection pour rechercher un code existant ou autorisé.

Sites incompatibles

Le site du journal et le site du compte de trésorerie associé au journal sont différents. Ce compte ne peut donc pas être associé à ce journal sauf à changer les contrôles d’accès aux sites du compte ou du journal.

Date incorrecte

Ce message peut être affiché par exemple si la date de fin de validité saisie est antérieure à la date de début de validité.

Tables mises en oeuvre

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