Inventaire
La fonction Inventaires permet de reprendre une à une les listes d'inventaire générées pour une session et de procéder au comptage du stock sélectionné. La liste de gauche présente l'ensemble des sessions d'inventaire et leurs listes respectives.
Cette fonction s'appuie sur un paramétrage de transactions d'inventaire qui permet entre autres de choisir si on souhaite réaliser un comptage détaillé du stock ou un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lot, numéro de série d'un article par exemple (voir la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Généralités
A l'entrée dans la fonction d'inventaire, le système demande à l'utilisateur de choisir une transaction d'inventaire parmi celles paramétrées.
Une liste d'inventaire est rattachée à une session d'inventaire. Il convient de choisir une liste d'une session donnée dans le browser de gauche pour pouvoir procéder au comptage informatique du stock sélectionné.
En fonction du paramétrage de la transaction sélectionnée, le système présente dans le bordereau d'inventaire les lignes d'inventaire regroupées ou non. (voir la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire), sachant qu'une ligne d'inventaire est le reflet d'une ligne de stock, ou bien d'une ligne article pour les articles de la sélection dont le stock est nul.
Une liste d'inventaire concerne un site et une session. Elle peut être dans l'un des statuts :
A compter : la liste a été générée, mais elle n'a pas encore fait l'objet d'un comptage ou n'est que partiellement comptée
Validée partielle ou validée : le comptage de tout ou partie des lignes d'inventaire a été fait et validé, les mouvements d'écart d'inventaire ont été passés donc les lignes validées ne sont plus modifiables, par contre on peut encore ajouter de nouvelles lignes d'inventaire à la liste.
Clôturée : le comptage est terminé, toutes les lignes d'inventaire ont été validées, le bouton [Clôture] permet de clore la liste d'inventaire et, de fait, interdit l'ajout de toute nouvelle ligne d'inventaire. Dans le cas où des lignes d'inventaires n'auraient pas été préalablement validées au moment de la clôture, ces lignes deviennent alors « abandonnées » : si un comptage avait été saisi mais non validé , il est perdu.
Comptage d'une ligne
Le comptage d'une ligne d'inventaire (saisie de la quantité comptée) peut se faire directement au niveau de la ligne de bordereau (ou encore ligne de regroupement si la transaction d'inventaire présente certaines lignes regroupées) ou en détail par ouverture de la fenêtre de détail via le bouton droit [Comptage détail] disponible à la ligne de regroupement.
Il est alors possible de saisir la quantité comptée pour une ligne soit en unité de conditionnement, soit en unité de stock.
La saisie d'un stock nul se fait par l'attribut « stock nul » de la ligne concernée. Toutes les lignes concernant le regroupement sont typées « stock nul » dans ce cas.
Si la ligne présentée est un regroupement de plusieurs lignes d'inventaire et que la quantité comptée pour ce regroupement est différente de la quantité théorique en stock, alors le système ouvre la fenêtre de saisie détaillée du comptage où sont présentées le détail des lignes d'inventaire objet du regroupement. L'utilisateur peut alors répartir la quantité comptée sur les lignes d'inventaire. Si la ventilation de cette quantité comptée est différente de la quantité saisie au niveau du regroupement, le système émet un avertissement.
Dans l'écran de détail apparaissent toutes les lignes correspondant au regroupement ou à la liste, seules les lignes non validées sont modifiables.
En fonction du mode de gestion de l'article concerné, les zones lot, sous lot, version majeure (la version mineure, non discriminante, n'est pas présentée car non enregistrée dans la table des stocks) série, emplacement sont activées ou non dans cette fenêtre de détail.
Si l'article est géré en numéro de série, la quantité de chaque ligne d'inventaire est positionnée obligatoirement à 1, non modifiable. Seule la case à cocher « Stock nul » permet d'intervenir sur la quantité d'un numéro de série. Ainsi, si un numéro de série n'existe pas physiquement, il convient de le cocher en « stock nul » et de créer éventuellement un nouvelle ligne pour ajouter le bon numéro de série.
Ajout de ligne
Lors de l'inventaire, il est possible de trouver physiquement un article, ou un lot, ou un sous lot, etc... inexistant dans le stock théorique. Le système permet d'enregistrer le comptage de ce stock par ajout de ligne sur la liste d'inventaire. L'ajout de ligne peut se faire à différents niveaux :
Soit par saisie d'une nouvelle ligne lors d'un comptage sur la fenêtre de détail : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes déjà présentes dans ce détail, caractéristiques non saisissables.
Soit par activation du bouton [Ajout de ligne] disponible en click droit sur une ligne de regroupement : la fenêtre de saisie détaillée vide s'ouvre, l'activation du raccourci clavier F2 permet d'entrer en saisie dans le tableau directement sur la première zone saisissable : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes que regroupe la ligne de regroupement dont on est parti.
Soit par saisie d'une nouvelle ligne directement au niveau de l'écran de regroupement.
Si on ajoute une nouvelle ligne, il est possible de fait d'ajouter une ligne concernant un lot inexistant : dans ce cas le système ouvre la fenêtre de saisie du détail lot afin que l'utilisateur puisse renseigner les caractéristiques du nouveau lot.
Valorisation des lignes et des mouvements d'écart
Les lignes d'inventaire sont valorisées suivant la règle retenue pour les valorisations de sortie de l'article.
Les mouvements d'écart d'inventaire sont valorisés selon la règle retenue sur la méthode de valorisation de l'article : il est possible de paramétrer une règle pour valoriser les mouvements d'écart négatif, ainsi qu'une valeur de repli et une règle pour valoriser les mouvements d'écart positif, ainsi qu'une valeur de repli. (voir la documentation relative au paramétrage des méthodes de valorisation article).
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Le site de stockage doit être défini avec l'indicateur Stock actif pour autoriser le référencement d'un article. Dans le cas d'une recherche, la fenêtre de sélection propose les articles référencés dans la table article-site. |
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Numéro de la session inventaire. |
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Bloc numéro 2
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Numéro de la liste inventaire |
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Bloc numéro 3
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Ce champ renseigne la désignation du mouvement de stock. |
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Si un code utilisateur est saisi dans ce champ, le traitement est lancé uniquement sur les pièces comptables saisies par l'utilisateur désigné. |
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Il s'agit de la date qui est utilisée pour enregistrer les mouvements et écarts de stock constatés lors de la validation de la liste d'inventaire. Par défaut, cette date prend pour valeur la date de création de la session d'inventaire dont dépend la liste. Elle peut néanmoins être modifiée par l'utilisateur si la transaction de saisie utilisée le permet et si la liste d'inventaire est en cours de comptage. Si tout ou partie de l'inventaire a déjà été validé, cette date ne peut être modifiée.
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Ce champ indique la référence de l'article à traiter. |
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La présence de ce champ est soumise au code activité WRH. Il s'agit de la référence du dépôt sur lequel porte la ligne d'inventaire. |
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Référence de l'emplacement à traiter. |
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Stock compté en unité de conditionnement |
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Stock compté en unité de stock |
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Dans le cas d'une quantité comptée nulle indiquer "OUI" . |
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Indique la classe de l'article. |
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Il s'agit de l'écart entre la quantité théorique et la quantité comptée. |
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Il s'agit de l'écart en pourcentage entre la quantité théorique et la quantité comptée. |
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Il s'agit de la valeur unitaire issue de la méthode de valorisation de sortie de l'article. |
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Il s'agit de la valeur théorique : valeur unitaire x quantité théorique (Stock US). |
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Il s'agit de la valeur comptée : valeur unitaire x quantité comptée (Stock UC compté). |
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Déblocage
De la même façon que le bouton de bas d'écran, ce bouton clic droit permet de libérer la ou les lignes de stock correspondant à la ligne d'inventaire pointée.
Comptage détail
Ce bouton permet d'ouvrir la saisie détaillée du comptage pour la ligne pointée.
Ajout ligne(s)
Ce bouton, disponible en clic droit sur une ligne de regroupement, permet d'ouvrir la fenêtre vide de saisie détaillée.
L'activation du raccourci clavier F2 permet d'entrer en saisie dans le tableau directement sur la première zone saisissable : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes que regroupe la ligne de regroupement dont on est parti.
Sections analytiques
Les sections analytiques portées par la ligne d'inventaire peuvent être consultées ou modifiées via un bouton droit Sections Analytiques disponible sur chaque ligne d'inventaire ou via un bouton Option / Sections analytiques dans la barre de menu de la fenêtre de détail d'une ligne d'inventaire.
Les sections analytiques d'une ligne d'inventaire sont alimentées à la création de la liste par le code section par défaut STKINVD. La modification de ces sections est possible quel que soit l'état de la liste (validée, clôturée ...).
Les sections analytiques portées par les mouvements d'inventaire (table STOJOU) sont elles non modifiables et alimentées par le code section STJINV.
Suppression ligne(s)
Ce bouton permet de supprimer les lignes du regroupement sélectionné. Ce bouton n'est pas accessible si l'inventaire est global (Champs "Global" de la session d'inventaire coché) ou si une quantité a été comptée sur la ligne de regroupement.
Suppression article
Ce bouton permet de supprimer l'ensemble des lignes d'inventaire d'un article sur une liste. Ce bouton n'est pas accessible si une quantité a été comptée sur une ligne de regroupement de l'article.
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Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
INVBOR : Bordereau inventaire
INVBORA : Bordereau inventaire regroupé
INVBORCOM : Bordereau inventaire compté
INVBORCOMA : Bord. inventaire agrégé compté
INVBORECA : Bordereau inventaire écart
INVBORECAA : Bord. inventaire agrégé écart
INVBORVAL : Bordereau inventaire valorisé
INVBORVALA : Bord. invent. agrégé valorisé
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Dès qu'une liste est générée, le stock à compter de cette liste est bloqué, c'est à dire qu'il n'est plus possible de faire le moindre mouvement sur ce stock. Le stock est libéré soit après validation totale ou partielle du comptage d'une liste, soit par action volontaire de déblocage du stock (bouton de bas d'écran [Déblocage] qui libère les lignes de stock pour toute la liste ou bouton droit à la ligne de regroupement afin de débloquer les lignes de stock du regroupement). Il est alors possible de reprendre les mouvements sur le stock encore en cours de comptage informatique. Les éventuels mouvements d'écart d'inventaire générés lors de la validation de la liste viendront s'insérer dans le journal des stocks avant les mouvements repris lors du déblocage du stock (voir le détail de la création des mouvements de stock dans la documentation Structure du Journal des Stocks) |
Barre de menu
Options / Transaction
Ce bouton permet de visualiser le paramétrage de la transaction d'inventaire utilisée pour le comptage en cours
Options / Sections analytiques
Les sections par défaut rattachées à l'en tête de la liste d'inventaire sont alimentées à la création de la liste sur la base du code section par défaut STKINVH. Ces sections sont visibles et modifiables via le bouton Option / Sections analytiques du menu Inventaires. La modification de ces sections est permise quel que soit le statut de la liste (validée, clôturée ...).
Pour rappel, les sections analytiques portées par la ligne d'inventaire peuvent être consultées ou modifiées via un bouton droit Sections Analytiques disponible sur chaque ligne d'inventaire ou via un bouton Option / Sections analytiques dans la barre de menu de la fenêtre de détail d'une ligne d'inventaire. Les sections analytiques d'une ligne d'inventaire sont alimentées à la création de la liste par le code section par défaut STKINVD. La modification de ces sections est possible quel que soit l'état de la liste (validée, clôturée ...)
Les sections analytiques portées par les mouvements d'inventaire (table STOJOU) sont elles non modifiables et alimentées par le code section STJINV.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
L'article est en statut non utilisable, périmé ou non renouvelé
Il n'est pas possible d'ajouter à une liste d'inventaire le comptage d'un article marqué comme inutilisable ou périmé ou non renouvelé si la session ne le prévoit pas explicitement.
Mise à jour impossible : la quantité comptée est inférieure à la quantité allouée
Il n'est pas possible de compter en stock une quantité inférieure à la quantité totale allouée de ce stock. Si un tel cas se présente il convient de revoir les allocations préalablement au comptage.
La quantité totale a été modifiée. Confirmation ?
Ce message survient dans le cas où une quantité comptée est saisie au niveau d'une ligne de regroupement et que finalement, lors de la saisie du comptage détaillé de cette ligne, le cumul des quantités saisies au niveau du détail est différent de la quantité comptée sur le regroupement.
Liste d'inventaire pleine
Le nombre total de lignes pour une liste prévu au niveau de la session est atteint, on ne peut plus ajouter de nouvelle ligne sur la liste.