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Un élément physique représente un équipement utilisé dans l'entreprise et porte les informations spécifiques au suivi de cet équipement (réception, état, transfert, sortie) et à son inventaire (code à barres, localisation).

Dans cet écran, vous pouvez créer, modifier, dupliquer, ou supprimer un élément physique.
Vous pouvez également effectuer un transfert de localisation ou la sortie de l'élément physique directement depuis cet écran.

Un élément physique peut être rattaché à un seul et unique bien comptable. Par contre, plusieurs éléments physiques peuvent être rattachés au même bien comptable. Par exemple, une unité centrale, un écran et un clavier représentent trois éléments physiques pouvant être rattachés au même bien comptable (ordinateur).
La gestion des éléments physiques est, dans ce cas, liée à celle du bien comptable. Les différents mouvements (sortie, transfert) que les éléments physiques peuvent subir sont alors répercutés sur le bien comptable, et inversement.

La création d'un élément physique est également possible :

  • Lors de la saisie d'un bien comptable, soit par saisie manuelle, soit en création automatique.
    Se reporter à la documentation sur la gestion des Biens comptables.

  • Lors d’un inventaire par le biais d’un terminal portable.

Les éléments physiques peuvent, par ailleurs, faire l'objet d'un certain nombre de traitements ou mouvements massifs par le biais de traitements dédiés, accessibles depuis le sous menu de Gestion physique /Traitements.

Pré-requis

 Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre.

Gestion de l'écran

L'écran de saisie se compose d'un en-tête présentant les informations d'identification de l'élément physique et de plusieurs onglets :

 
  • L’onglet Principal contient l’ensemble des caractéristiques de l'élément physique.   
  • L’onglet Mouvements présente les mouvements en attente de validation sur le bien comptable et les informations éventuelles de sortie.
  • L'onglet Géolocalisation permet de visualiser sur Google Maps, l'emplacement de la localisation où se situe l'élément physique.
  • L'onglet Commentaires permet la saisie libre de toute description ou information complémentaire.Une photo peut être associée à l'élément physique.
  • L'onglet Autres infos est réservé aux zones libres et présente les informations de suivi de l’enregistrement.

En-tête

Présentation

L'en-tête contient les informations d'identification de l'élément physique.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

  • Référence (champ PHYREF)

Un élément physique est identifié de manière unique à l'aide d'une référence composée de 20 caractères alphanumériques au maximum.
L’attribution automatique ou non de cette référence est fonction de la valeur du paramètre PHYAUTNUM - Numérotation élément physique (chapitre AAS, groupe PHY).
Les modalités complètes de gestion de cette référence sont détaillées au niveau de la documentation sur ce paramètre.
  • Désignation (champ PHYDES1)

Ce champ contient la désignation principale de l'élément physique.
  • Désignation 2 (champ PHYDES2)

Ce champ contient la désignation complémentaire de l'élément physique.
  • Actif (champ ENAFLG)

Cet indicateur, non saisissable, précise si l'élément physique est Actif ou non.
Il peut être modifié uniquement lorsque l’élément physique n’est rattaché à aucun bien comptable.

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Onglet Principal

Présentation

Cet onglet vous permet de saisir l'ensemble des données liées à l’identification de l'élément physique, son acquisition, le cas échéant à sa sortie, ainsi que les informations issues du dernier inventaire.

Vous pouvez également indiquer la référence du bien comptable auquel il est rattaché.

Le  rattachement d'un élément physique à un bien comptable s’effectue :

  • Soit au niveau de cette fonction, en renseignant, par saisie ou sélection, la référence d'un bien comptable Actif.
  • Soit manuellement depuis la fonction de gestion du Bien comptable, en indiquant le ou les éléments physiques auxquels il est rattaché.

Si le  paramètre PHYAUTCRE - Création automatique élément (chapitre AAS, groupe PHY) a pour valeur 'Oui', il est également possible de créer et rattacher automatiquement un élément physique au bien comptable lors de la création du bien comptable (reportez-vous à l'option Eléments physiques au niveau de la documentation sur la fonction de gestion des Biens comptables).

Le détachement d’un élément physique s’effectue uniquement depuis la fonction de gestion du Bien comptable par le biais de l'option Eléments physiques.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Géographique

  • Localisation (champ LCTCOD)

Vous devez obligatoirement indiquer la localisation dans laquelle se trouve l’élément physique. 
La localisation est elle-même rattachée :

  • A un bâtiment : il s’agit de l’aspect géographique du rattachement.
  • A un site financier : il s’agit de l’aspect comptable du rattachement.

L’écran de sélection des localisations vous permet d’effectuer une recherche par bâtiment et/ou par site.
Une fois l’élément physique créé, le changement de localisation est autorisé uniquement par le biais d’un transfert.

  • Bâtiment (champ BUICOD)

Le bâtiment n'est pas saisissable. Il est automatiquement alimenté avec le bâtiment auquel est rattachée la localisation.

  • Site (champ FCY)

Ce champ n’est pas saisissable. Il affiche le site financier auquel est rattachée la localisation.

  • Société (champ CPY)

Ce champ n'est pas saisissable. Il affiche la société à laquelle est rattaché le site financier.

Identification

  • Code à barres (champ BAC)

Ce champ vous permet de renseigner l'immatriculation code à barres de l'élément physique permettant la prise en compte de cet élément lors des opérations d'inventaire. Le niveau d'unicité du code saisi est contrôlé par le paramètre CPYBACUNY - Unicité CAB par société (chapitre AAS, groupe PHY).

La longueur maximum du code à barres est déterminée par le paramètre FMTCABFAS - Format CAB biens (chapitre AAS, groupe PHY).x

  • Numéro de série (champ SRLNBR)

Ce champ contient le numéro de série associé à l'équipement. Vous pouvez le saisir ou il peut être alimenté automatiquement par le traitement d'inventaire.

  • Bien de rattachement (champ AASREF)

Ce champ contient la référence du bien comptable auquel l'élément physique est rattaché.
Ce rattachement s'effectue :

  • soit au niveau de ce champ en renseignant ou en sélectionnant, dans la liste des biens éligibles au rattachement, la référence d'un bien comptable,
  • soit au niveau de la fonction de gestion du Bien comptable (automatiquement lors de la création du bien, ou manuellement via l'option Eléments physiques).

Pour être éligible au rattachement, le bien comptable doit être :

  • 'Actif'.
  • Rattaché au même site que l'élément physique.

Le rattachement d'un élément physique à un bien comptable n'est pas obligatoire. Il peut s'effectuer après la création de l'élément physique. 

Le détachement d'un élément physique s'effectue uniquement depuis l'option Eléments physiques de la fonction de gestion du Bien comptable.

  • Contact (champ CNTNUM)

Vous pouvez indiquer un contact, à sélectionner dans la table diverse 630 - Utilisateurs.

Achat

  • Fournisseur (champ BPS)

Ce champ permet de préciser le fournisseur.

Lorsqu'aucun fournisseur n'est précisé, ce champ est automatiquement alimenté avec la référence fournisseur du bien comptable, lors du rattachement de l'élément physique au bien comptable.

  • Catégorie (champ PHYCAT)

Ce champ permet de préciser une catégorie physique. 

  • Numéro de commande (champ ORDBUY)

Ce champ permet de préciser la référence de la commande. 
Lorsque le module Achats est géré, la commande doit exister dans la base.

  • Date de commande (champ DORDBUY)

Ce champ permet de préciser la date de la commande. Il est saisissable et obligatoire uniquement si le numéro de commande est renseigné.
Lorsque le module Achats est géré, la date de la commande est alimentée automatiquement à partir de la commande indiquée.

  • Numéro de réception (champ NUMRECEP)

Ce champ permet de préciser le numéro de réception de la commande. Lorsque le module Achats est géré, la réception doit exister dans la base.

  • Date de réception (champ DNUMRECEP)

Ce champ permet de préciser la date de réception de la commande. Il est saisissable et obligatoire uniquement si le numéro de réception est renseigné.
Lorsque le module Achats est géré, la date de réception est alimentée automatiquement à partir de la réception indiquée.

Inventaire

  • Date dernier relevé d'inventaire (champ IVYDAT)

Ce champ affiche la date de réalisation du dernier inventaire de l'élément physique.
Cette date peut être saisie. Elle peut également être alimentée automatiquement par l'action Relever de l'application mobile d'inventaire.

  • Heure dernier relevé d'inventaire (champ IVYTIM)

Ce champ, non saisissable, affiche l'heure de réalisation du dernier inventaire de l'élément physique.

Cette information est alimentée automatiquement par l'action Relever de l'application mobile d'inventaire.

  • Etat actuel (champ CURCND)

Ce champ affiche l'état de l'élément physique. Il peut être saisi. Il peut également être alimenté automatiquement par l'action Relever de l'application mobile d'inventaire.

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Onglet Mouvements

Présentation

Cet onglet présente les informations liées aux mouvements de l'élément physique ainsi que ses éventuelles informations de sortie.

Les informations du tableau Mouvements en attente ne sont pas saisissables. 

Ce tableau est alimenté lorsque l'élément physique, rattaché à un bien comptable, a subi un mouvement de transfert de site financier ou un mouvement de sortie nécessitant un ajustement comptable.
Le mouvement est alors mis en attente. La notification de mouvements est répercutée sur l'écran Elément physique accessible depuis le Bien comptable, afin que le gestionnaire comptable soit averti et valide le mouvement. 

Une fois le mouvement validé, il devient effectif et disparaît du tableau.

Les mouvements effectués sur un élément physique non rattaché à un bien comptable sont pris en compte immédiatement.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Mouvements en attente

  • Date mouvement (champ MVTDAT)

Ce champ affiche la date de création du mouvement.
  • Motif sortie (champ MVTISSTYP)

Ce champ affiche le motif de sortie.
  • Motif transfert (champ MVTTRANS)

Ce champ affiche le motif de transfert.
  • Site financier destinataire (champ MVTFCY)

Ce champ est alimenté en cas de transfert de site financier. Il affiche le site destinataire.
  • Localisation destinataire (champ MVTLCTCOD)

Ce champ est alimenté en cas de transfert de localisation. Il affiche la localisation destinataire.
  • Mouvement attente (champ MVT)

Ce champ affiche la nature du mouvement en attente.

Sortie

  • Date de sortie (champ ISSDAT)

Ce champ n'est pas saisissable. Il affiche la date de sortie de l'élément physique.
  • Motif sortie (champ ISSTYP)

Ce champ n'est pas saisissable. Il affiche le motif de sortie de l'élément physique.
  • Photo (champ ISSPCT)

Vous pouvez associer une photo justifiant la sortie de l'élément physique.
Cliquez pour accéder à l'explorateur et sélectionner un fichier photo.


Transfert

  • Dernier transfert (champ TRFDAT)

Ce champ n’est pas saisissable. Il affiche la date du dernier transfert de l'élément physique.

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Onglet Géolocalisation

Cet onglet affiche, dans Google maps, l’emplacement de l’élément physique sur la base de l’adresse associée à sa Localisation.

Onglet Commentaire

Présentation

Cet onglet contient une zone libre vous permettant de saisir librement tout commentaire utile sur un maximum de 32 766 caractères.
Il vous permet également d'enregistrer une photo de l'élément physique.

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Onglet Autres infos

Présentation

Cet onglet est réservé aux zones libres.
Le nombre de zones libres gérées, leur intitulé, les tables diverses affectées au contrôle des zones libres de type Code, la devise de chaque zone libre de type Montant, sont fonction du paramétrage effectué au niveau de la fonction de Propriétés des zones libres.

Ces zones libres sont à utiliser en fonction des besoins de gestion, pour stocker des données non prévues sur les autres onglets.

Elles sont réparties en fonction de leur type (alphanumérique, montant, coefficient, et dates) sur des sous-onglets différents. 

Le dernier sous-onglet Suivi enregistrement affiche les informations concernant l’origine de la création (saisie transactionnelle, création automatique, import, …), le code des utilisateurs à l'origine de la création et de la dernière modification ainsi que les dates de ces événements.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Codes

  • Zone libre 1 à 10 (champ USRFLDA1 à 10)

Ce champ permet de préciser la valeur d'une zone libre de type alphanumérique à laquelle une table diverse peut être associée. 10 zones libres de ce type sont disponibles.  

Montants

  • Zone libre 1 à 6 montant (champ USRFLDM 1 à 6)

Ce champ permet de préciser la valeur d'une zone libre de type Montant. 6 zones libres de ce type sont disponibles.  

Coefficients

  • Zone libre 1 à 2 coefficient (champ USRFLDC 1 à 2)

Ce champ permet de préciser la valeur d'une zone libre de type Coefficient. 2 zones libres de ce type sont disponibles. 

Dates

  • Zone libre 1 à 4 date (champ USRFLDD 1 à 4)

Ce champ permet de préciser la valeur d'une zone libre de type Date. 4 zones libres de ce type sont disponibles. 

Suivi enregistrement

  • Origine saisie (champ CREORI)

Ce champ indique l'origine de création de l'objet.

  • Opérateur création (champ CREUSR)

Ce champ permet d'afficher l'utilisateur ayant créé (saisi) l'enregistrement.

  • Date heure (champ CREDATTIM)

Ce champ indique la date et l'heure de création (saisie) de l'enregistrement.
  • Opérateur modification (champ UPDUSR)

Ce champ indique l'auteur de la dernière modification saisie sur l'enregistrement.
  • Date heure (champ UPDDATTIM)

Ce champ indique la date et l'heure de la dernière modification saisie sur l'enregistrement.

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Autres conditions


Création

La création a pour effet de générer un événement de Création d'élément physique (PHYCRT).

Modification

Après validation de la création, vous ne pouvez plus modifier directement la Localisation sur cet écran.
Pour modifier la localisation, vous devez effectuer un mouvement de Transfert.

Suppression

La suppression d'un élément physique est interdite si l'élément est rattaché à un bien comptable.

Volet d'actions

Cette action affiche le journal des événements associés à la gestion de l’élément physique.
Cliquez sur l’icône Afficher pour accéder au détail de l’événement.

Cette action ouvre un écran vous permettant d'effectuer un transfert de localisation.

Renseignez les paramètres du transfert : 
 
  • Saisissez la date et le motif du transfert.
  • Indiquez la nouvelle localisation.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Le transfert d'un élément physique est interdit :
  • s'il est sorti ou s'il est porteur d'une notification de sortie,
  • si le bien auquel il est rattaché est en cours de cession intra-groupe.

Descriptif du traitement de transfert

Un transfert de localisation s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable : le transfert de l'élément physique est immédiat.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :
    • Si la nouvelle localisation est rattachée au même site financier, le transfert est immédiat.
    • Si la nouvelle localisation est rattachée à un site financier différent, le transfert est mis en attente de validation du transfert au niveau du bien comptable.
Dans le cas où d’autres éléments physiques sont rattachés au bien comptable, il est nécessaire pour valider le transfert, d'effectuer une des opérations suivantes au niveau du bien comptable :
  • soit détacher du bien comptable le ou les élément(s) physique(s) non affecté(s) par le transfert et valider le transfert sur le bien comptable,
  • soit éclater le bien comptable afin d'effectuer le transfert sur le bien associé à l'élément physique transféré,
  • soit effectuer le transfert à partir du bien : dans ce cas, tous les éléments physiques rattachés au bien sont alors transférés.
     
La validation du transfert provoque :
  • La mise à jour de l'élément physique avec les nouvelles affectations saisies.
      
  • La génération d'un événement de Transfert géographique (PHYAFFGEO). Lorsque le transfert de localisation entraîne un transfert de site financier, deux événements sont générés (un pour chaque site financier).
    La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis le volet d’actions).

Cette action ouvre un écran vous permettant de demander l'annulation du dernier transfert de l’élément physique.
  • Cliquez sur Enregistrer, aucun paramètre n'est à renseigner.

Descriptif du traitement d'annulation de transfert

Une annulation de transfert s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
   
  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable : l'élément physique est mis à jour avec ses affectations antérieures au dernier transfert.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable possédant un mouvement de transfert en attente : le mouvement est supprimé.
      
  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable sans mouvement en attente : cette annulation de transfert est mise en attente de validation de transfert du bien comptable.
     
La validation de l'annulation d'un transfert provoque la génération d'un événement d'annulation de Transfert géographique (PHYAFFGEO). Lorsque le transfert entraîne un changement de site financier, deux événements sont générés (un pour chaque site financier).
La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis le volet d’actions).

Cette action ouvre un écran vous permettant de sélectionner l’action que vous souhaitez effectuer sur l’élément physique :

  • Sortie
  • Annulation de sortie
  • Abandon de l'annulation de sortie

Sortie 

Renseignez les paramètres de sortie : 
 
  • Saisissez la date et le motif de la sortie.
  • Vous pouvez également associer une photo justifiant, par exemple, la sortie de l’élément physique.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Descriptif du traitement de sortie

Une sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable : la sortie de l'élément physique est immédiate.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable : la sortie est mise en attente du mouvement. 

    Si seul cet élément physique est rattaché au bien comptable, la sortie de l'élément physique sera validée par la sortie du bien comptable.

    Dans le cas où plusieurs éléments physiques sont rattachés au bien comptable, il sera nécessaire :
    • soit de détacher du bien comptable le ou les élément(s) physique(s) non affecté(s) par la sortie et valider la sortie sur le bien comptable,
    • d'éclater le bien comptable et de sortir le bien rattaché à l'élément physique dont la sortie est demandée,
    • soit d'effectuer la sortie à partir du bien : dans ce cas, tous les éléments physiques rattachés au bien sont alors sortis.
       
La validation de la sortie provoque :
  • La mise à jour de l'élément physique avec les informations de sortie renseignées.

  • La génération d'un événement de Sortie (PHYISS).

    La consultation des événements est possible dans l’écran >Journal des événements accessible depuis le volet d’actions).

Annulation de sortie

Cette action  ouvre un écran vous permettant d’annuler la sortie de l’élément physique.

  • Cliquez sur Enregistrer. Aucun paramètre n’est à renseigner.

Descriptif du traitement d'annulation de sortie

Une annulation de sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable :
    Cette annulation a pour effet de mettre à jour l'élément physique en supprimant les informations de sortie.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :
    Cette annulation de sortie est mise en attente de validation de l'annulation de sortie du bien comptable.
La validation de la sortie provoque la génération d'un événement d'annulation de Sortie (PHYISS).
La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis le volet d’actions).

Abandon de l'annulation de sortie

Cette action est utile lorsqu’une annulation de sortie a été effectuée par erreur sur un élément physique rattaché à un bien comptable.
L’abandon de l’annulation permet de supprimer les mouvements en attente d’annulation de sortie.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.


Tables mises en oeuvre

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre.