Paramétrage inter-sociétés
Le progiciel multi-sociétés : dans un dossier donné, il est possible de gérer un ensemble de sociétés juridiques ayant un référentiel article et client commun, les stocks étant gérés sur des dépôts distincts.
Lorsque plusieurs sociétés sont ainsi présentes, il peut y avoir des flux de marchandises entre sociétés. Il est alors essentiel que ces flux puissent être identifiés, afin que la facturation correspondante puisse avoir lieu. Ces flux peuvent être définis par l'intermédiaire de commandes réciproques, ou de commandes ouvertes réciproques. Mais, dans ce cas, il est intéressant de disposer d'automatismes permettant, à partir d'un document d'origine dans une des sociétés (par exemple commande d'achat d'une société X vers une société Y), de créer automatiquement un document destination dans l'autre société (commande de vente de la société Y vers la société X).
Il est intéressant de savoir définir ce type d'échanges automatisés site par site ; en effet, dans le cas où une société dispose de multi-sites, les règles peuvent dépendre du site.
L'objectif de cette fonction est de paramétrer les automatismes de génération de documents réciproques dans les cas d'échanges inter-sociétés. Des automatismes de génération pourront également être paramétrés pour des échanges inter-sites. Dans ce type d'échanges, la facturation sera inhibée.
Les automatismes qui peuvent être paramétrés sont les suivants :
- une création automatique de commande de vente à partir de la commande d'achat. Le principe est le suivant : on crée une commande d'achat du site d'achat A vers le site de vente B.
De façon automatique, la commande de vente du site B vers le site A est alors créée en miroir. La suite du circuit est alors classique : le site B décide de livrer tout ou partie de la commande, et, sur le site A, la réception se fait par picking direct des livraisons de B.
La génération des factures client étant faite sur le site B, la facture sur le site A pourra alors être automatiquement générée on pourra être enregistrée manuellement par picking de la facture de vente (un rapprochement sera effectué avec les réceptions), - une création automatique de la facture d'achat à partir de la facture de vente. Cet automatisme complète le premier, dans la mesure où le contrôle facture par picking des factures de vente n'a plus besoin d'être fait : la génération se fait à la validation de facture de vente.
Cet automatisme fonctionne aussi lorsqu'on crée directement des factures de vente non rattachées à des expéditions (factures financières).
Le picking, comme la génération automatique, crée dans ce cas une facture d'achat non rattachée à une commande d'achat, ni à une réception.
Par ailleurs, certains documents, pourront toujours être créés par picking du document d'origine. C'est le cas des réceptions fournisseurs qui seront pré-chargées par picking des livraisons clients, c'est également le cas pour les retours clients qui seront pré-chargés par picking des retours fournisseurs.
Pré-requis
Pré-requis divers
Un certain nombre de paramètres doivent avoir été fixés au préalable. Ce sont les suivants :
Sites et sociétés
Les sites pour lesquels des échanges automatisés doivent être paramétrés devront exister en tant que tiers. La case à cocher Inter-sites présente sur la fiche tiers, permet d'associer un tiers à un site. Il est à noter que si plusieurs sites d'une même société existent, ils devront exister en tant que tiers séparés (on pourra leur associer un seul tiers groupe, facturant, ou facturé selon les rôles client et fournisseur qu'ils seront amenés à jouer). A la création des tiers en question, les adresses des sites sont automatiquement repris.
Comme ces échanges inter-sites passent par des commandes client et fournisseur, il faut que les sites entre lesquels ces échanges se font aient les rôles Site de vente et/ou Site d'achat.
Règles à respecter pour créer un tiers inter-site fournisseur :
- le site associé au tiers fournisseur doit avoir un rôle Vente ou un rôle Financier,
- le tiers facturant et payé doit être un tiers inter-site ayant un rôle financier (il peut s'agir du même site s'il est lui même financier). Dans tous les cas, il s'agit du tiers référençant le site financier du site d'achat,
- le tiers groupe est un tiers libre. Il peut référencer la société pour pouvoir faire notamment des statistiques.
Règles à respecter pour créer un tiers inter-site client
- Le site associé au tiers client doit avoir un rôle Achat ou un rôle Financier.
- Le tiers facturé et payeur doit être un tiers inter-site ayant un rôle Financier (il peut s'agir du même site s'il est lui même financier).
- Le tiers groupe est un tiers libre. Il peut référencer la société pour pouvoir faire notamment des statistiques.
- Les clients livrés de ce client doivent définir un site de réception de la société. On associera donc à chaque adresse de livraison un site ayant un rôle Dépôt appartenant à la même société que le site d'achat (si le site d'achat est également dépôt on le référencera dans la liste des clients livrés).
On pourra également associer un site d'expédition à ce client livré. Cela permet de définir le site d'expédition généralement utilisé pour réapprovisionner ce site. Il servira, le cas échéant, à alimenter le site d'expédition par défaut sur la commande d'achat. - Point important : une expédition vente inter-sites doit impérativement disposer de prix en HT. Il est donc souhaitable de définir le type de prix des client inter-sites en HT.
Eléments nécessaires à la facturation
Les générations réciproques supposent une mise en équivalence de factures et/ou de commandes client et fournisseur. Il faut donc qu'au préalable les éléments de facturation utilisés pour établir ces documents aient été paramétrés. Ceci inclut :
- les éléments de facturation achat,
- les éléments de facturation vente,
- les types de facture client,
- les types de facture fournisseur,
- les types de commande vente.
Tarifs
Des tarifs inter-sociétés doivent être mis en place pour permettre de valoriser les documents enregistrés. Le principe de ces tarifs est le suivant :
- ces tarifs sont susceptible d'alimenter, outre le prix, un ensemble de colonnes (prix, remises) définies dans la structure de tarifs ventes,
- il est alors nécessaire de définir une structure de tarif achats correspondant à la structure vente, et de l'affecter aux fournisseurs associés aux différents sites. En effet, les colonnes de valeurs seront transférées dans l'ordre de la structure vente à la structure achat et vice-versa,
- on définit ensuite un tarif de vente en cochant la case Client avec l'option Groupe. Ceci désactive un certain nombre de possibilités de paramétrage n'existant pas dans les tarifs d'achat. Les possibilités n'existant pas côté achat sont notamment la gestion des articles gratuits, les tarifs pour des kits avec options et variantes, les tarifs interdits,
- on définit ensuite un tarif d'achat ayant les mêmes caractéristiques, avec le même code et coché Fournisseur avec l'option groupe,
- la saisie des lignes tarifaires se fera alors uniquement au travers du tarif de vente. Le tarif achat exploitera par indirection ces lignes tarifaires en saisie de document achat ou par la fonction de recherche tarif achat.
Les tarifs inter-sociétés sont traités comme des tarifs classiques s'ils ne sont pas particularisés. Cela signifie qu'un tarif standard pourra s'appliquer avant un tarif inter-sociétés si cela se justifie.
Si aucun tarif n'est trouvé, le système ira chercher comme valeur de repli côté achats (et côté ventes), le prix de base défini sur l'onglet Ventes de la fiche article.
Exemples de paramétrage de tarifs ventes / achats inter-sociétés
Définition d'un tarif par site de vente, client et article
| Paramétrage ventes | Paramétrage achats |
Site de vente | SPRICLINK / SALFCY | PPRICLINK / SALFCY |
Client | BPCUSTOMER / BPCNUM | BPCUSTOMER / BPCNUM |
Article | ITMMASTER / ITMREF | ITMMASTER / ITMREF |
Définition d'un tarif par article pour les tiers inter-sociétés :
| Paramétrage ventes | Paramétrage achats |
Contexte inter-sociétés | SPRICLINK / BETCPY | PPRICLINK / BETCPY |
Article | ITMMASTER / ITMREF | ITMMASTER / ITMREF |
Gestion de l'écran
L'écran de saisie, composé d'un seul onglet, contient un ensemble de paramètres à saisir dans des tableaux. L'enregistrement met à jour les paramètres saisis.
Ecran de saisie
Présentation
Parmi les paramètres à renseigner, on retrouve les informations suivantes :
'Flux automatiques'
Ce tableau définit les automatismes de création mis en place.
On peut définir des règles pour tous les sites de toutes les sociétés, en ne renseignant aucun groupe de sociétés et de sites. Le flag Autorisation permet de préciser si un automatisme de création existe ou pas pour un type de flux.
Il est à noter que l'on peut définir des règles pour tous les sites d'une société non explicitement listés par ailleurs, en renseignant un code société et en laissant un code site à vide, et que par conséquent un flag Autorisation, prenant les valeurs 'Oui' ou 'Non', permet de dire si un automatisme de création existe ou pas (ceci permet de dire « tous les sites d'une société ont un automatisme, sauf ceux listés explicitement qui auront la valeur 'Non', ou au contraire « aucun site d'une société n'a d'automatisme, sauf ceux listés explicitement qui auront la valeur 'Oui').
Un flux se définit par un document d'origine et un document de destination. Le document d'origine peut être Commande d'achat et Facture Vente. Le document de destination correspondant s'affiche (c'est donc Commande de vente ou Facture d'achat). Les commandes ouvertes échappent à ce paramétrage. Une commande ouverte achat générera toujours une commande ouverte de ventes quelque soit le paramétrage effectué (même remarque pour les demandes de livraison associées).
'Correspondance des éléments de facturation'
Ce tableau définit les correspondances entre éléments de facturation Vente et Achat. Ces éléments doivent être de même type (tous les deux de type Taux ou Montant) et dans le même sens (tous les deux de type Majoration ou Minoration).
Particularité pour les éléments de facturation en montant exprimé en TTC : ils pourront être mis en relation avec un élément de facturation achats en montant à condition que l'élément de facturation ventes ne soit pas soumis à une règle de taxe Taux produit. L'élément de facturation reste exprimé en HT sur les documents achats.
Si on veut éviter de générer des écarts, il faut également que les règles de taxes soient homogènes. Ainsi, la création d'une commande de vente à partir d'une commande d'achat, ou celle d'une facture d'achat à partir d'une facture de vente, va pouvoir intégrer tous les éléments annexes.
Si des éléments de facturation n'ont pas été mis en relation par cette table de paramétrage et qu'une facture de vente utilise un élément de facturation de ce type (valeur différente de zéro), il ne sera pas possible de créer le contrôle facture achat. Il faudra alors mettre les éléments de facturation nécessaires en concordance.
'Imputation des écarts d'achat'
Ce bloc permet de pallier des problèmes liés à un paramétrage imparfait des correspondances entre vente et achat. Il se pourrait, dans ce cas, que l'on arrive à des écarts dans les différentes bases hors taxes entre les ventes et les achats, si les conditions de TVA paramétrées ne concordaient pas parfaitement.
Afin de ne pas bloquer la génération dans ce cas, il est possible de paramétrer deux éléments de facture achat pour stocker les écarts (une rubrique pour les écarts positifs, une autre pour les écarts négatifs, qui seraient alors renseignées à la création de la facture d'achat).
Ceci permet ensuite de gérer manuellement ces écarts et de décider de leur imputation comptable pendant le contrôle facture.
'Correspondance des types de facture'
Ce tableau définit les correspondances entre types de facture Vente et Achat, afin de générer, côté achat, le type idoine compte tenu du type de facture ventes généré (lorsque l'automatisme de génération est mis en place). La correspondance peut être définie par groupe de sociétés entre elles.
Le système vérifie que le sens des pièces comptables est bien le même (une facture client ou une note de débit client peut être associée à une facture fournisseur, ou à une note de crédit fournisseur.
Inversement, un avoir client, ou une note de crédit client, peut être associée à un avoir fournisseur, ou à une note de débit fournisseur).
'Types de commande'
Ce bloc permet de définir, pour chaque catégorie de commande et chaque groupe de sociétés, le type de commande utilisé lors de la création de commande vente.
Lors de la création d'une commande d'achat, il ne sera pas possible, dans le cadre de l'inter-société, de combiner des articles réceptionnés et non réceptionnés. Si une commande d'achat ne contient que des articles réceptionnés, on utilisera lors de la génération de la commande de vente un type de commande Normale.
Si une commande d'achat ne contient que des articles non réceptionnés, on utilisera lors de la génération de la commande de vente réciproque un type de commande à Facturation directe (sans livraison).
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Flux automatiques
|
Précisez si le flux automatique est de type 'Intra-société' (dans la même société) ou 'Inter-sociétés' (entre sociétés différentes). |
|
Ce champ permet de renseigner une société ou un groupe de sociétés à l’origine du flux. |
|
|
|
Choisissez dans cette liste déroulante le document générateur du flux. |
|
Ce champ permet de renseigner une société ou un groupe de sociétés sur lesquelles le document de destination sera généré. |
|
Ce champ permet de renseigner un site ou un groupe de sites sur lesquelles le document de destination sera généré. |
|
Ce champ indique le document de destination, automatiquement déduit du document origine. |
|
Cette information permet de préciser si ce flux automatique est possible ou non. |
|
Ce menu déroulant permet de préciser si les éléments de facturation proviennent du document achats ou ventes :
|
Tableau Association éléments factures
|
Ce champ indique l'élément de facturation ventes à utiliser dans un contexte inter-société. |
|
Cette zone permet de définir si l'élément de facturation est exprimé en 'pourcentage' ou en 'montant'. |
|
|
Tableau Association types de factures
|
Ce champ permet de renseigner une société ou un groupe de sociétés à l’origine du type de facture. |
|
Ce champ indique le type de facture vente origine. |
|
Ce champ permet de renseigner une société ou un groupe de sociétés destinataire. |
|
Il s'agit du type de facture achats à appliquer en regard du type de facture vente origine, du groupe de sociétés origine et du groupe de sociétés dans lesquels le contrôle facture achats sera créé. |
Tableau Types de commandes à générer
|
Ce champ indique la catégorie de commande pour laquelle un type de commande est défini. |
|
Ce champ permet de renseigner une société ou un groupe de sociétés pour lesquels on va définir un type de commande. |
|
Il s'agit du type de commande à utiliser lors de la génération d’une commande de ventes. |
Imputation des écarts achats
|
Il s'agit de l'élément de facturation achats utilisé dans le contrôle facture achats pour récupérer des écarts positifs. Ces écarts peuvent être liés à des différences de calcul de taxes issus de problèmes de paramétrage. |
|
Il s'agit de l'élément de facturation achats utilisé dans le contrôle facture achats pour récupérer des écarts négatifs. Ces écarts peuvent être liés à des différences de calcul de taxes issus de problèmes de paramétrage. |
Fermer
3 : Annexe
Algorithme d'attribution des éléments de facturation sur la commande d'achat
Cas 1 : Initialisation des éléments de facturation achats en fonction des éléments achats
- Les éléments de facturation sont issus du fournisseur et n'apparaissent que si une correspondance existe côté vente (client ou éléments commande de vente).
- Les éléments de facturation achats sont initialisés par les éléments du fournisseur. Les valeurs des éléments de facturation achat sont transférés dans les éléments de facturation de la commande de vente (en création uniquement).
Cas 2 : Initialisation des éléments de facturation achats en fonction des éléments ventes
- Les éléments de facturation sont issus du client et des éléments commandes de vente et n'apparaissent que si une correspondance existe (au niveau du paramétrage inter-société).
- Les éléments de facturation achats sont initialisés par les éléments ventes. Les valeurs des éléments de facturation achats ne sont pas transférées dans les éléments de facturation de la commande de vente.
Dans tous les cas, les éléments de facturation de la commande de ventes sont toujours présents même si aucune correspondance n'existe côté achats. S'ils existent côtés achats et que le paramètre précise que les éléments proviennent des achats, alors leur valeur sera celle de la commande d'achat. Dans tous les autres cas, ils seront initialisés comme s'il s'agissait d'une commande de vente classique.
Sections analytiques
Lors de la création de documents réciproques, il sera possible par paramétrage des sections par défaut, d'hériter des sections analytiques présentes sur certain axes du document d'origine (cas d'un suivi analytique à l'affaire). La liste des documents et des codes sections par défaut utilisables sont définis dans le tableau suivant :
Document de destination | Document d'origine | Code section par défaut | Ligne de paramétrage |
Commande de vente | Commande d'achat | SOH (entête) SOP (ligne) | Document origine |
Retour client | Retour fournisseur | SRD (ligne) | Document origine |
Réception | Livraison | PTD (ligne) | Document origine |
Facture achat | Facture vente | PID (ligne) | Document origine |
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PRTSCR : Impression écran
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Copie
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Bloc numéro 1
|
|
|
|
Bloc numéro 2
|
Ce champ permet de définir le dossier à partir duquel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée. |
|
Cette option permet de copier la fiche vers tous les dossiers définis dans le dictionnaire (table ADOSSIER de la solution courante). |
|
Ce champ permet de définir le dossier dans lequel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée. |
Fermer
Ce bouton permet de copier le paramétrage depuis ou vers un autre dossier.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce n'est pas un site de la société XXX
On a saisi un site n'appartenant pas à la société saisie au préalable.
Elément achat i : Montant Elément vente j : Taux
Elément achat i : majoration Elément vente j : minoration
On a tenté de mettre en correspondance des éléments de pieds de facture non homogènes.