Gestion des échéances
Une échéance est caractérisée par un ensemble de données relatives à l'opération qu'elle représente : le numéro de la pièce origine, la date d'échéance de cette pièce, son mode de règlement, la devise, le montant….
La gestion des échéances permet donc de faciliter le suivi des opérations enregistrées avec un Tiers (via les modules Achats, Ventes, Tiers ou Comptabilité) sous un type de pièce paramétré dans cette optique (gestion des échéances).
Dès lors que ces opérations sont traitées totalement en règlement (provisoire ou définitif) ou comptabilisées comme " en banque " (écritures lettrées), on ne peut plus gérer leurs échéances (mis à part la possibilité de placer une échéance sur relevé ou de lui associer un code litige).
Les échéances des opérations traitées partiellement en règlement restent gérables.
Cette fonction de gestion des échéances permet :
- de visualiser l'ensemble des échéances relatives à une société, un site, un tiers…(suivant le niveau de définition de la sélection).
- de modifier ces échéances à plusieurs niveaux :
- la date d'échéance
- le mode de règlement de cette échéance
- éclater le montant de l'échéance en n échéances distinctes
- préciser un éventuel litige
- activer ou désactiver la gestion des relances
- le niveau de " Bon à payer "
- le tiers payeur ou payé
- modifier le code d'escompte / agio
Pour ne traiter que quelques factures dont on connaît le numéro, il est préférable d'utiliser la fonction 'Saisie des échéances' (cf. documentation Saisie des échéances).
On peut également gérer les échéances individuellement en facturation dans les modules Achats, Ventes ou Tiers par l'utilisation du bouton adéquat, ou par le menu contextuel en saisie de pièces dans le module Comptabilité.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Critères de sélection des échéances
Présentation
Critères de sélection des échéances
La première étape consiste à saisir les critères de sélection des échéances. Seules les échéances remplissant l'ensemble des critères définis dans ce premier écran sont présentées dans l'écran de gestion des échéances. Cela permet d'avoir un suivi précis de la situation des sociétés vis à vis de leurs tiers.
Divers critères de sélections sont proposés, entre autres :
- par société et site; collectif ou groupe de collectifs; pour une devise ou un groupe de devises
- pour un ou plusieurs tiers facturés ou commande (cas des acomptes)
- pour un tiers payeur/payé (attention, il ne s'agit pas nécessairement du tiers facturé/facturant. On peut préciser en saisie de facture un tiers différent chargé d'émettre ou de recevoir le règlement)
- pour une borne de dates d'échéance
Relances
- par statut de l'échéance : à relancer ou non, indifférent.
On peut également préciser une borne de niveau de relance pour affiner la sélection. - échances jamais relancées :
- si la zone Echéances à relancer est à 'OUI' et la zone Echéances jamais relancées cochée, le programme va afficher toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance,
- si la zone Echéances à relancer est à 'INDETERMINE' et la zone Echéances jamais relancées cochée, le programme va afficher toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance ainsi que toutes les échéances jamais relancées et qui ne feront jamais l'objet d'une relance.
Bon à payer
Il est possible d'indiquer des bornes de BAP début et fin.
Simulation des escomptes / agios
Pour les factures ou échéances disposant d'un code escompte/agio, il est possible de simuler le montant de cet escompte / agio de deux façons :
- soit par rapport à une "date de référence" qui sert de point de départ au calcul du nombre de jours de retard ou d'avance (initialisation par défaut à la date du jour)
- soit un par rapport à un nombre de jours de retard (+) ou d'avance (-)
Critères de recherche
Des critères de recherche additionnels permettent d'inclure :
- les acomptes clients et fournisseurs,
- les échéances affacturées,
- les échéances soldées,
- d'affiner la sélection aux factures comptabilisées seulement
Critères de tri
Enfin, une option d'affichage des échéances sélectionnées est proposée.
Il est possible de trier les échéances par date d'échéance ou bien par tiers payeur/payé (lorsqu'aucune sélection n'est opérée sur les tiers).
Il est possible d'indiquer un écran de consultation différent de celui proposé par défaut.
Le bouton OK permet de sélectionner les factures concernées et de passer en mise à jour sur l'écran de modification des échéances.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critère de sélection
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Seules seront sélectionnées les échéances de la société renseignée. |
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Tous sites ou un site
particulier. |
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Seules seront sélectionnées les échéances du site renseigné. |
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Tous collectifs, un groupe de
collectif ou un collectif particulier. |
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Seules seront sélectionnées les échéances avec un compte de contrôle appartenant au groupe de comptes de contrôle renseigné. |
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Seules seront sélectionnées les échéances du compte de contrôle renseigné. |
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Tous tiers facturé ou un tiers facturé
particulier. |
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Seules les échéances des tiers facturés compris
dans les bornes |
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Tous tiers payeur/payé ou un
tiers payeur/payé particulier. |
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Seules seront sélectionnées les échéances du tiers renseigné. |
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Tous modes de règlement ou un
mode de règlement particulier. |
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Seules les échéances du mode de
règlement saisi seront sélectionnées. |
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Toutes devises, un groupe de
devise ou une devise particulière. |
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Seules les échéances ayant une
devise appartenant au groupe de devises saisi seront
sélectionnées. |
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Seules les échéances de la
devise saisie seront
sélectionnées. |
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Date maximum des échéances
sélectionnées (pas de maxi si non renseignée). |
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Relances
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Si non , ne selectionnera que les
échéances dont Relance=non Si oui , ne selectionnera que les
échéances dont Relance=oui Si Indeterminé , selectionnera toutes
les échéances. |
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Si la zone Echéances à relancer est à 'OUI' et la zone Echéances jamais relancées cochée, le programme va afficher toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance. Si la zone Echéances à relancer est à 'INDETERMINE' et la zone Echéances jamais relancées cochée, le programme va afficher toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance ainsi que toutes les échéances jamais relancées et qui ne feront jamais l'objet d'une relance. |
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Bornes sur niveau de relance
(tous les niveaux si bornes vides) |
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Bon à payer
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Bornes de statut de Bon à
payer. |
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Simulation escompte/agio
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Simulation d'escompte / agio. Le montant qui sera affiché dans la colonne "montant esc/agio" se calcule en tenant compte : * du code escompte/agio (soit de l'échéance soit du tiers). * d'un nombre de jour . * des taux d'escompte et d'agio prédéfinis. Le résultat sera soit un montant négatif (=agio) soit un montant positif (=escompte). Pour la simulation, le nombre de jour peut être saisi soit : * directement dans la zone "Nb jours". * avec une date de référence (le nombre de jours sera calculé par rapport à la date actuelle). |
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Critères de recherche
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Si oui, les échéances d'acompte fournisseur seront prises en compte. |
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Indique si les échances mises en affacturage doivent être chargées. ou non. De toutes façons, leur montant ne sera pas modifable. |
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Case non cochée : Toutes les échéances seront affichées. Case cochée : Seules les échéances de factures validées seront prises en compte. |
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Si oui, les échéances d'acompte client seront prises en compte. |
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Si oui, les échéances soldées seront prises en compte. |
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Indiquez votre critère de selection. |
Critère de tri
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Les échéances seront ordonnées
suivant le critère de tri sélectionné : Date d'échéance ou
Tiers |
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Indique le code écran à utiliser pour la saisie
des échéances. |
Fermer
Onglet Saisie des échéances
Présentation
Modification des échéances
La liste des échéances sélectionnées s'affiche à l'écran. Cet écran se compose de lignes où l'on retrouve toutes les informations liées à l'échéance. En pied de tableau quatre cadres donnent le total de la sélection (paramétrable dans l'écran de consultation), le détail de l'échéance, le total de l'écriture et rappellent les caractéristiques de l'escompte/agio.
Le tableau des échéances
L'affichage des zones est étroitement lié au paramétrage de l'écran.
Chaque ligne de ce tableau représente une échéance. On y trouve donc toutes les informations la caractérisant comme :
- le numéro de facture, la date d'échéance, le tiers facture ou commande le tiers payeur / payé etc…
- le numéro de la pièce d'origine. Afin d'affiner la traçabilité de l'origine de l'échéance, un menu contextuel permet de connaître la pièce d'origine de la pièce génératrice de l'échéance (exemple : le numéro de commande pour la facture génératrice de l'échéance). Cette tracabilité n'est possible que pour les factures (et/ou avoirs) où la zone " document d'origine " a été renseignée.
- la devise. Tous les montants des échéances peuvent être affichés soit dans la devise de transaction, soit dans la devise de société ou encore dans la devise de reporting.
- le sens (S) de l'échéance d'un point de vue comptable : Débit/Crédit
Les différentes actions possibles au niveau des lignes sont les suivantes :
Modification des paramètres d'une échéance
En cliquant sur une rubrique d'une échéance, on peut modifier :
- la date d'échéance
- la valeur du Bon à payer
- le code litige
- le mode de paiement
- la gestion des relances
- le tiers payé/payeur
- la génération du relevé (accessible par clic droit)
- le code escompte/agio
- le code adresse payeur/payé
Eclatement d'une échéance en échéances multiples
Dans la zone " Montant " de l'échéance à traiter, il suffit de modifier le montant en valeur d'une des nouvelles échéances constitutives.
Ce changement de montant déclenche le basculement vers une nouvelle fenêtre qui permet la saisie de nouvelles lignes. On peut alors modifier la répartition de l'échéance entre les différents postes et solder la dernière par clic droit.
Au cas où un règlement partiel aurait déjà eu lieu, des contrôles supplémentaires sont activés.
Regroupement d'échéances
Le regroupement d'échéances est basé sur le même principe que l'éclatement. On ne peut pas supprimer une échéance directement dans les lignes du tableau. Sur une des échéances à regrouper, il suffit de modifier le montant en indiquant le montant total de l'échéance groupée. Une nouvelle fenêtre apparaît. C'est sur cette fenêtre que les lignes d'échéances supplémentaires peuvent être supprimées.
Les informations de bas de page
Lorsque l'on sélectionne une échéance avec le curseur, des informations supplémentaires sur celle-ci ou encore sur le total de la sélection.
Total Sélection :
Ce pavé est optionnel et dépend du paramétrage de l'écran. Il présente pour la sélection en-cours des informations clefs : le nombre d'échéances et leur montant et solde total, le montant global de règlements définitifs ou provisoires.
Détail échéance :
Ce détail apparaît lorsqu'une échéance est sélectionnée. Il permet de faire ressortir les informations sur le payeur/payé et le site de l'opération.
Pour les échéances placées ou devant être placées sur un relevé, la zone " relevé " est renseignée. S'affiche respectivement ou le numéro du relevé ou " A faire ".
Enfin, si l'échéance est réglée - ou partiellement réglée - le numéro de règlement est affiché.
Total écriture :
Le montant total de l'échéance est indiqué dans la zone "Total", une même pièce pouvant être éclatée en plusieurs échéances. Pour les échéances réglées définitivement ou partiellement, le montant du règlement ainsi que le solde de l'échéance apparaissent dans les zones prévues à cet effet.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Détails
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Type de pièce. |
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Saisir le n° de pièce dont l'échéance est à modifier. Si cette pièce est multi-échéances, l'ouverture d'un tableau listant les échéances de la pièce permet de choisir une échéance particulière. |
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Possibilité de modification en masse par le clic droit "MAJ colonne" |
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Si le nouveau mode de règlement n'a pas de code relevé associé :
Possibilité de modification en masse par le clic droit Maj colonne. |
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Le montant ne peut être supérieur
au montant de la ligne de pièce. |
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Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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Code litige de
l'échéance. |
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A relancer oui/non |
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Possibilité de modification en masse par le clic droit "MAJ colonne". Seules les échéances de type 'recette' sont modifiées. |
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Le niveau saisi ne doit pas être supérieur au niveau de bon à payer de l'utilisateur. Possibilité de modification en masse par le clic droit "MAJ colonne". Seules les échéances de type 'dépense' et dont le niveau de bon à payer est inférieur ou égal au niveau de bon à payer de l'utilisateur sont modifiées. |
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Tiers payeur/payé de
l'échéance. |
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Code adresse du tiers payeur/payé. |
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Le champ "Référence mandat" permet d’initialiser ou de sélectionner la référence mandat, qui est l'identifiant unique du mandat. Ce champ est initialisé par le mandat principal validé du couple société/tiers payeur. S’il n’existe pas de mandat principal validé, le champ est vide mais il est possible de sélectionner un autre mandat validé du couple. L’utilisateur peut modifier le mode de règlement. Si le mode choisi est SDD, la référence mandat devient accessible et l’utilisateur peut sélectionner la référence de son choix. En cas de sélection d'un mode de règlement autre que le SDD, la référence mandat affichée s’efface et le champ devient inaccessible.
Pour que ce champ soit accessible pour la société courante, le code activité SDD - Gestion des prélèvements SDD doit être actif et le paramètre SDDMGT - Gestion des prélèvements SDD (chapitre TC, groupe SDD) doit avoir la valeur « Oui ». Par ailleurs, le mode de règlement doit être coché SDD. |
Total sélection
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Détail échéance
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Total écriture
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Escomptes/Agios
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Document d'origine
Option toujours accessible. Il permet d'obtenir le numéro de document d'origine. Cette information est également accessible en colonne de tableau.
Relevé
Option toujours accessible. En sélectionnant / désélectionnant cette option, la zone "Relevé" passe successivement à sa valeur inverse; "Oui" permet de générer un relevé tandis que "Non" ne le permet pas.
Consultation de pièces
Option toujours accessible. Permet de passer en tunnel sur la pièce comptable.
Consultation des factures
Permet de passer en tunnel vers la facture d'origine (lorsque l'échéance est issue d'une facture achats / ventes ou tiers).
Consultation des réglements
Permet de passer en tunnel vers le règlement de l'échéance.
Fermer
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce site est dans la société xxx
Le site saisi ne fait pas partie de la société saisie préalablement.
Mt échéance > Mt ligne de pièce
Le montant saisi de l'échéance est supérieur au montant de la ligne de pièce rattachée.
Mt échéance < Mt déjà réglé
Le montant saisi de l'échéance est inférieur au montant du règlement de l'échéance.
Mode de règlement non concerné par les relevés
Ce message peut se produire dans 2 cas :
- en saisie d'un mode de règlement non rattaché à un code relevé, alors que l'échéance est dans un relevé (message d'erreur), ou que le relevé est à faire pour cette échéance (message d'avertissement). Dans ce dernier cas, et si l'on poursuit, l'information " Relevé à faire " passe automatiquement à " non ".
- à l'activation de la touche de fonction " Relevé " sur une échéance dont le mode de règlement n'est pas rattaché à un code relevé.
Nombre d'échéances > Nombre de lignes du tableau
En affichage du tableau multi-échéances, le nombre d'échéances dépasse la taille du tableau.
Il n'y a qu'une échéance , Annulation impossible
Dans le tableau multi-échéances, s'il ne reste qu'une seule échéance, son annulation est impossible.
Annulation impossible de toutes les échéances
Dans le tableau multi-échéances, il faut au minimum une ligne d'échéance.
Il y a un règlement sur cette échéance , Annulation impossible
L'échéance est rattachée à un ou plusieurs règlements.
L'échéance appartient à un relevé , Annulation impossible
L'échéance est rattachée à un relevé.
Total montant échéances <> Montant ligne de pièce
En validation du tableau multi-échéances, la somme des montants des échéances est différente du montant de la ligne de pièce. Modifier un ou des montants pour obtenir le montant total de la ligne de pièce, qui est affiché pour information en bas à droite de l'écran.
Début/Fin de fichier
A l'activation des touches de fonction " + Pag " et " -Pag " dans le tableau des échéances, il n'y a pas de nouvelles échéances à afficher dans une autre page.