Solde manuel des demandes d'achats
Cette fonction permet de solder en masse une sélection de Demandes d'achats. Elle s'apparente à la fonction de solde automatique des lignes de demandes d'achats "FUNPSH", mais comporte un tableau intermédiaire permettant de consulter les demandes d'achats sélectionnées avant traitement.
Les pré-engagements générés par les DA sont, lorsque la fonction de solde est lancée, extournés (en montants négatifs).
L'opération de solde des lignes de demandes d'achats s'effectue en deux étapes :
- Sélection des lignes de demandes d'achats non soldées par l'intermédiaire de la fonction FUNPSH2 permettant de spécifier les bornes de la sélection (Achats/Demandes d'achats/Solde demandes d'achats/Solde manuel),
- Présentation du résultat de la sélection sur un tableau qui permettra au responsable budgétaire de décider du solde ou non des demandes d'achats non soldées.
Etapes de la clôture budgétaire
Etapes de la clôture budgétaire :
- Première étape : Reconduction des enveloppes annuelles,
- Deuxième étape : Solde des lignes de demandes d'achats et des lignes de commandes à ne pas reporter,
- Troisième étape : Traitement des réceptions et des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Quatrième étape : Report des pré-engagements et des engagements non soldés,
- Cinquième étape : Report des enveloppes pluriannuelles.
L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :
- Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
- Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.
Le solde des lignes d'achats (demandes d'achats et commandes d'achats) devenues sans objet, s'inscrit au titre de la deuxième étape de la clôture budgétaire.
Les lignes de demandes d'achats, constituent un pré-engagement dans les lignes budgétaires qui implique une consommation du montant budgété. Si ces lignes sont devenues sans objet, l'opération de solde de ces lignes a pour objet de désengager la ligne budgétaire du montant de ces dépenses prévues qui ne seront pas consommées et donc non reportées sur l'exercice suivant.
En fin d'exercice, les gestionnaires budgétaires doivent donc passer en revue les lignes de demandes d'achats non commandées ou commandées partiellement, pour décider si leur solde est à reporter ou à solder.
Gestion de l'écran
La sélection des demandes d'achats à traiter se fait par les critères suivants :
- Société
- Site
- Demandeur (sélection parmi les utilisateurs)
- Bornes de date (date de création de DA)
- Bornes sur numéro de DA à traiter
- Bornes articles
Le flag fichier de trace permet, s’il est coché, d’obtenir un récapitulatif de toutes les pièces validées en fin de traitement.
Toutes sociétés
Si cette case est cochée, la sélection présente toutes les demandes d’achats non soldées. Si elle n'est pas cochée, la sélection ou la saisie d’un code société est obligatoire. Seules les demandes d’achats de cette société seront présentées.
Tous sites
Si cette case est cochée, la sélection présente toutes les demandes d’achats non soldées de tous les sites rattachés à la société sélectionnée. Si elle n'est pas cochée, seuls les sites de cette société sont accessibles en sélection. La sélection d’un site ne présente que les demandes d’achats définies pour ce site.
Tous demandeurs
Si cette case est cochée, la sélection présente toutes les demandes d’achats non soldées de tous les demandeurs. Si elle n'est pas cochée, la saisie ou la sélection d’un demandeur est obligatoire. Seules les demandes d’achats de ce demandeur seront présentées.
Bornes dates
Permet la saisie d’une plage de dates sur la date de création des demandes d’achats. Seules les demandes d’achats dont la date de création est comprise dans cette période seront sélectionnées.
Bornes numéros
Permet de sélectionner les demandes d’achats sur une fourchette de numéros.
Bornes articles
Permet de sélectionner les demandes d’achats sur une fourchette de codes articles.
Ecran de saisie
Présentation
Le traitement effectue la recherche des demandes d'achats répondant aux critères de sélection. Les lignes sélectionnées sont présentées sous forme de tableau comportant les informations nécessaires au gestionnaire pour décider de leur solde ou non (report sur l'exercice suivant).
La première colonne "Solde" permet de "flaguer" une à une, les lignes à solder. Un bouton contextuel "Traitement global" permet de "flaguer" toutes les lignes présentées. Dans tous les cas, la mise à jour des demandes d'achats est faite après activation du bouton OK.
Des boutons contextuels, accessibles par "clic droit" et sélection dans la liste, permettent :
- De trier les demandes d'achats par numéro de demande d'achat, par numéro d'enveloppe, par numéro d'entité ou par numéro de compte budgétaire.
- D'accéder à la demande d'achat (bouton "Détail"), à l'enveloppe, à la ligne budgétaire, au compte budgétaire et au pré-engagement.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Cette zone permet de sélectionner les lignes de demandes d'achats à solder, individuellement ou par traitement global. |
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Code du site émetteur de la ligne de demande d'achat. |
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Numéro de la demande d'achat, permettant d'identifier celle-ci de façon unique. Ce numéro est généré automatiquement à chaque création de demande d'achat selon le paramétrage de compteur associé. |
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Code du demandeur, initialisé lors de la saisie de la ligne de demande d'achat. |
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Référence interne de l'article demandé qui doit exister dans la table Articles, renseigné lors de la création de la ligne de demande d'achat. |
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Code identifiant le fournisseur auquel il est souhaité de passer commande, initialisé lors de la création de la ligne de demande d'achat. |
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Indicateur de gestion des signatures pour les demandes d'achats. |
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Quantité demandée pour la ligne de demande d'achat. |
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Quantité commandée sur la ligne de demande d'achat, lorsque la ligne de demande d'achat a fait l'objet d'une commande partielle. |
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Unité d'achat de l'article, définie au niveau de la fiche article ou liée au fournisseur. |
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Montant hors taxes de la ligne de demande d'achats en devise de saisie, correspondant à la quantité demandée. |
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Montant hors taxes en devise de saisie, du solde non commandé de la ligne de demande d'achat. |
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Code de la devise de saisie de la ligne de demande d'achat. |
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Code de l'enveloppe de rattachement de la ligne de demande d'achat. |
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Code de l'entité destinataire de la ligne de demande d'achat. |
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Code du compte budgétaire d'imputation de la ligne de demande d'achat. |
Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Demande d'achat
Accès à l'écran de saisie/consultation de la demande d'achat.
Traitement global
Sélection de la totalité des demandes d'achats présentées.
Tri par n° de demande
Tri des lignes de demandes d'achats par numéro de demande d'achat.
Tri par enveloppe
Tri des lignes de demandes d'achats par numéro d'enveloppe.
Tri par entité
Tri des lignes de demandes d'achats par numéro d'entité destinataire.
Tri par compte budgétaire
Tri des lignes de demandes d'achats par numéro de compte budgétaire.
Enveloppe budgétaire
Accès à l'écran de saisie/consultation de l'enveloppe budgétaire de la ligne de demande d'achat.
Ligne budgétaire
Accès à l'écran de saisie/consultation de la ligne budgétaire de la ligne de demande d'achat.
Compte budgétaire
Accès à l'écran de saisie/consultation du compte budgétaire de la ligne de demande d'achat.
Pré-engagements
Accès à l'écran de consultation du pré-engagement correspondant à la demande d'achat.
Fermer
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Tableau plein
Ce message s'affiche si la sélection effectuée est trop large et dépasse la capacité du tableau. Réduisez cette sélection par des critères plus fins.
Ligne déja soldée, solde impossible !
Vous essayez de solder une ligne déjà soldée
> Ex suiv
Ce message s'affiche si vous validez la sélection sans avoir coché au moins une ligne.