Compte en banque
La fonction de paramétrage des comptes de banque permet de caractériser les comptes de banque avec lesquels des opérations de règlements doivent être enregistrées.
Les caractéristiques ci-détaillées sont aussi bien rattachées au domaine administratif qu'aux domaines financier et comptable.
Cette section est disponible pour Positive Pay.
Les champs Fichier banque et Nom fichier sont disponibles lorsque le paramètre CHQCT - Contrôle chèque (chapitre TRS, groupe BNK) a pour valeur 'Oui'. Le code d'activité CHQMG - Gestion des chequiers doit également être activé.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Code identifiant un compte en
banque. Il peut être saisi directement ou choisi dans la table des
comptes en banque. |
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Ce champ permet d'associer une désignation à la fiche. Cette désignation peut être imprimée sur les fiches, affichée lorsque le code de la fiche est saisi dans un écran, ou utilisée en sélection. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traduction, ils sont traduisibles dans une autre langue. Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné. Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue du dossier.
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Onglet Général
Présentation
Code et intitulé
La clé de base d'identification du compte de banque est son code, saisi sur 1 à 5 caractères alphanumériques.
L'intitulé, à vocation descriptive, est utilisé par défaut sur les éditions, les fenêtres de recherche et les masques de saisie. Il est remplacé par l'intitulé court lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.
Identifiants à "vocation externe"
Tant le code BIC que le code IBAN permettent d’identifier la banque de manière unique et sur la base d’une codification pré établie s’appliquant à l’ensemble des banques.
Les autres données de cet onglet servent essentiellement à la constitution des fichiers ASCII permettant la télétransmission bancaire : le RIB et la domiciliation bancaire associée, le numéro émetteur virement.
Pour ce qui est du code interface de trésorerie, dans le cas où un applicatif externe assure la gestion de trésorerie, il permet de rattacher à la banque le code sous lequel elle est connue dans ce dernier.
Adresse
La saisie de l'adresse géographique de la banque est facultative.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identité
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Adresse de la banque. |
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Ce code permet d'identifier, entre autre, le Pays d'un tiers.
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Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la table Pays, permet de déterminer la ville et la subdivision géographique si elle est définie pour le pays. Cas particuliers : - pour ANDORRE, indiquez 99130
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La ville proposée automatiquement est celle associée au code postal indiqué précédemment. Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville : Remarques :
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Cet icone ouvre un site de cartographie permettant de situer l'adresse renseignée. |
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Code permettant de préciser la province du pays dans lequel se situe la banque. |
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Numéro de téléphone. Le format peut dépendre du pays. |
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Numéro de télécopie. Le format peut dépendre du pays. |
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Adresse e-mail complète. |
Domiciliation
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Intitulé utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour visualiser l'intitulé long. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traduction, ils sont traduisibles dans une autre langue. Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné. Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue du dossier.
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Numéro de RIB par défaut. |
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Code international d'identification des établissements bancaires défini par la norme ISO. |
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Pour les pays dont la case Gestion de l'IBAN est cochée, l'IBAN est automatiquement calculé après la saisie du champ RIB. |
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Domiciliation bancaire liée au Numéro de RIB. |
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Domiciliation bancaire supplémentaire liée au Numéro de RIB. |
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Indiquez ici le numéro d'émetteur à fournir lors des transferts magnétiques. |
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Code banque pour les interfaces
avec les logiciels de trésorerie |
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Indiquez ici le numéro d'émetteur à fournir lors des prélèvements (hors SDD). |
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Onglet Gestion
Présentation
Fiche opération - Gestion
Caractéristiques comptables
La majeure partie des données de cet onglet concernent les conditions de génération des écritures de règlement passées sur le compte de banque :
Journaux, types de pièce et compte trésorerie de comptabilisation des règlements
Ce tableau permet de paramétrer le journal, le type de pièce et le compte de trésorerie à utiliser en fonction du type de journal utilisé, c'est à dire en fonction de l'étape de comptabilisation.
- Concernant le journal :
- Le journal de type banque doit obligatoirement être précisé pour la banque.
- S'il s'agit d'un journal de type 'trésorerie', le compte qui lui est rattaché est indiqué dans la zone 'compte'.
- Concernant le type de pièce :
- Le type de pièce n'a de sens que pour les journaux autres que 'Aucun'.
- Il permet de préciser un type de pièce suivant le journal, c'est à dire suivant l'étape de comptabilisation. L'utilisation de ce paramètre peut permettre par exemple d'isoler les mises en portefeuille dans des types de pièces particulier, distincts de l'encaissement/décaissement.
- Concernant le compte de trésorerie :
- Le type de pièce n'a de sens que pour les journaux autres que 'Aucun'.
- Il permet de préciser un compte suivant le journal, c'est à dire suivant l'étape de comptabilisation. L'utilisation de ce paramétrage peut permettre par exemple d'alimenter un compte d'effet pour la mise en portefeuille, sans utiliser les codes comptables clients/fournisseur.
Règles de gestion des règlements
- Remise chèque HP/SP : si l'option est retenue, les bordereaux de remise de chèque générés sur cette banque regrouperont les règlements en fonction du 'type de chèque' (menu local 654) qui leur est associé.
- Remise par échéance : cette option permet de générer une pièce par échéance lors de la validation de la remise de traite sur la banque. Si non, le traitement génèrera une pièce par bordereau de remise.
- Avis de domiciliation par échéance : même option pour les avis de domiciliation.
Devise de tenue de la banque
Cette zone n'est pas saisissable : elle est renseignée automatiquement à partir de la devise de tenue du compte général associé à la banque ou, à défaut, à partir de la devise locale.
La devise de banque détermine la devise de transaction des opérations comptabilisées sur cette banque de façon à faciliter le rapprochement bancaire et la valorisation des comptes tenus en devise étrangère à la clôture de l'exercice.
Les règlements émis dans une devise différente de la devise de tenue génèrent une écriture automatique de liaison inter-devise.
Dans le cadre du passage à l'EURO, la devise de tenue des comptes jusqu'alors tenus en devise 'IN' va être modifiée. La zone 'date de passage à l'EURO' est complétée automatiquement dès lors que l'utilisateur modifie la devise de tenue associée au compte de banque.
Cette date est utilisée pour :
- contrôler la devise de saisie des écritures sur le journal de banque, et des relevés bancaires,
- déterminer la devise d'édition de l'état de rapprochement bancaire
Autres caractéristiques :
- identification du site et/ou de la société dont dépend la banque,
- définition de la banque comme un code tiers, dès lors que le compte du journal de banque est de type collectif,
- sélection du code comptable conditionnant le choix du compte de frais bancaires sur impayés.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Paramètres
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Code d'accès permettant de restreindre l'accès à
la banque pour certains utilisateurs. |
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Site qui détient ce compte en banque. La saisie de cette information met à jour automatiquement le code société. |
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Société qui
détient ce compte en banque. |
Remises
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Indiquer ici si la banque demande
des remises de chèque séparées "Sur place" et "Hors place". |
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Cette option permet de créer une pièce pour chaque échéance ou une pièce par remise lors de la validation de la remise de traite sur la banque. Si oui, il y aura une pièce par date d'échéance avec comme date d'écriture la date d'échéance. Sinon, la date d'écriture sera la date du bordereau. |
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Cette option permet de créer une pièce pour chaque échéance ou une pièce par bordereau lors de la validation d'un avis de domiciliation sur la banque. Si oui, il y aura une pièce par date d'échéance avec comme date d'écriture la date d'échéance. Sinon, la date d'écriture sera la date du bordereau. |
Tableau Journaux
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Ligne courante du tableau |
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Il existe 2 journaux qui seront utilisés selon que les règlements concernent des fournisseurs d'immobilisations ou non :
Chaque journal peut être de type "trésorerie" ou de type "opérations diverses". |
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La saisie du journal de banque est
obligatoire. |
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Permet d'associer un type de pièce à un type de journal, c'est à dire une étape de comptabilisation. |
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Permet d'associer un compte de trésorerie à un type de journal, c'est à dire une étape de comptabilisation. |
Paramètres comptables
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Le code tiers est obligatoire lorsque l'unes des pièces est associée à un compte de type collectif. Le code tiers doit correspondre à un tiers divers. Le tiers divers sera considéré comme une sous-division du compte bancaire. Ainsi, ce paramétrage permet de suivre des pièces comptables de façon précise tout en évitant de multiplier les compte bancaires dans le module Comptabilité. |
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Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site. |
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Définit la devise de l'opération. |
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Les écritures passées sur un compte de banque tenu en devise différente de celle de la société sont valorisées en devise de la société. Indiquer ici le type de cours à utiliser pour effectuer cette conversion. Ce type est utilisé dans la fonction d'affectation banque pour valoriser le solde virtuel de la banque en devise société. |
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Imputation des frais
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Ce champ permet de saisir le RIB (Relevé d'Identité Bancaire) du compte sur lequel les frais bancaires seront débités. |
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Ce champ permet de saisir la devise du compte sur lequel les frais bancaires seront débités. |
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Ce champ affiche le préfixe IBAN (International Bank Account Number) du compte sur lequel les frais bancaires seront débités. |
Conditions
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Zone non exploitée par le progiciel. |
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Zone non exploitée par le progiciel. |
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Si ce champ a pour valeur 'Oui', le contrôle du solde est activé pour cette banque dans la fonction Saisie règlements. Le contrôle du solde sera effectué dans la devise de la banque. |
Fichier
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Saisissez ici l'extension du nom des fichiers qui seront générés pour les transferts magnétiques. Il est obligatoire de saisir cette extension lorsque le code du compte bancaire contient plus de trois caractères. |
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Cette case une fois cochée, permet de générer des fichiers bancaires au format AFB160, avec la ligne '07' ('Enregistrements complémentaires'). |
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Si cette case est cochée, la banque applique une comptabilisation globale (une ligne de débit en compte par bordereau de remise). |
Tableau Analytique
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Onglet Chèques
Présentation
Impression chèque
Ce bloc permet de contrôler l'impression des chèques.
- Si le paramètre USACHK -Impression chèques US/CAN (chapitre LOC, groupe USA) a pour valeur 'Oui', le menu déroulant "Format" est accessible pour sélectionner le format d'impression.
- Si le paramètre CHQCT- Contrôle chèque (chapitre TRS, groupe BNK) a pour valeur 'Oui', le numéro du chèque qui suit peut être saisi. Les champs Chéquier et Etat chèque sont accessibles.
Impression MICR
Ce bloc permet à l'utilisateur de saisir les informations nécessaires pour l'impression MICR.
Si l'impression MICR a pour valeur 'Oui', les numéros de transit de banque et de vérification de compte sont nécessaires.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Impression chèque
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Cette option permet de sélectionner le format de chèque US utilisé pour la banque. Il est possible de choisir entre différents formats: "Chèque-talon-talon", "Talon-chèque-talon", "Chèque-talon", et "Non utilisé".
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Ce champ permet de saisir le numéro de chèque qui suit si le paramètre "Contrôle chèque" (Chapitre TRS/Groupe BNK/CHQCT) a pour valeur 'Oui'. Par défaut, ce numéro de chèque s'affiche dans le champ "Numéro chèque suivant" de l'état "Chèque", mais peut être modifié. |
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Ce champ permet de lancer la fenêtre "Chéquier" si le paramètre "Contrôle chèque" (Chapitre TRS/Groupe BNK/CHQCT) a pour valeur 'Oui'. |
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Ce champ permet d'ouvrir la fenêtre "Etat chèque" si le paramètre CHQCT - Contrôle chèque (chapitre TRS, groupe BNK) a pour valeur 'Oui'. |
Impression MICR
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Cette option permet de sélectionner l'impression MICR. Si le champ a pour valeur 'Oui', les numéros de transit de banque et de vérification de compte sont nécessaires. Le numéro du chèque et la ligne MICR sont imprimés sur les chèques. |
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Ce champ permet de saisir les numéros de transit de banque qui sont imprimés sur la ligne MICR des chèques émis. |
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Ce champ permet de vérifier le numéro de compte, qui est imprimé sur la ligne MICR des chèques émis. |
Positive Pay
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Saisissez le nom du fichier bancaire Positive Pay créé dans Fichiers bancaires. |
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Détermination des journaux, types de pièce et comptes dans les règlements
Les journaux, types de pièce et comptes de trésorerie utilisés dans les pièces comptables de règlement sont paramétrables. Ils sont déterminés en cascade en fonction des données de base manipulées (Tiers, Banque, ...), des pièces automatiques ou des paramètres généraux.
Type de pièce
L'évaluation du type de pièce est effectué en cascade suivant les règles précisées ci-dessous. L'itération s'arrête à la première règle qui permet de définir le type de pièce :
- Type de pièce paramétré dans la pièce automatique de règlement,
- A défaut, le type de pièce paramétré dans la fiche banque, pour le type de journal, donc l'étape de comptabilisation. Cette règle n'est traitée que si le type de journal est autre que "Aucun".
Journal
L'évaluation du journal est effectué en cascade suivant les règles précisées ci-dessous. L'itération s'arrête à la première règle qui permet de définir le journal :
- Journal paramétré dans la pièce automatique de règlement,
- A défaut, le journal paramétré dans la fiche banque, pour le type de journal, donc l'étape de comptabilisation. Cette règle n'est traitée que si le type de journal est autre que "Aucun",
- A défaut, le journal paramétré dans les paramètres généraux JOUPAY*,
- A défaut, le journal associé au type de pièce.
Compte de trésorerie
Précisons que le terme de 'Compte de trésorerie' est ici générique. Il s'agit du compte à utiliser pour solder l'étape précédente. Il peut donc s'agir du compte de remise intermédiaire dans le cas d'une remise intermédiaire et du compte de banque dans le cas d'une étape de mise en banque, ...
Précisons d'autre part que tout ce qui suit est lié au fonctionnement de la variable de pièce automatique 'CPTTRESO' utilisée en standard par la majorité des pièces automatiques liées aux différentes étapes de règlement. Il est bien évident que si les pièces automatiques standard sont modifiées, cette règle n'est plus valide.
Précisons enfin que les règles précisées ci-dessous supposent que la banque soit connue au moment de l'évaluation. L'évaluation du compte de trésorerie dans les schémas comptables qui n'imposent pas la présence de la banque dans le règlement (cas de la mise en portefeuille) utilisent d'autres règles : Code comptable associé au tiers, paramètres JOUPAY*, ...
Le calcul du compte de trésorerie est effectué en cascade suivant les règles précisées ci-dessous. L'itération s'arrête à la première règle qui permet de définir le compte.
- le compte de trésorerie paramétré dans la fiche banque, pour le type de journal, donc l'étape de comptabilisation. Cette règle n'est traitée que si le type de journal est autre que "Aucun". De façon implicite également, elle n'est traitée que si une banque est associée au règlement.
- A défaut, le compte de contrepartie associé au journal. Cela suppose que ce journal est de type trésorerie. Ce journal est déterminé par les règles en cascade suivantes :
- Le journal associé à l'étape de comptabilisation du règlement dans la fiche banque,
- A défaut, le journal associé à la pièce automatique,
- A défaut, le journal défini dans les paramètres généraux JOUPAY*
- A défaut, le compte de trésorerie est évalué en fonction du tableau des codes comptables paramétré dans la pièce automatique.
- A défaut, par le paramètre général ACCDEF.
Les conséquences pratiques sont les suivantes :
- Si un journal de type trésorerie (avec un compte de contrepartie) est défini pour un type de journal, le compte de trésorerie mouvementé lors de l'étape de comptabilisation correspondante sera toujours ce compte de contrepartie.
- Si la règle d'affectation du compte doit dépendre d'un autre paramètre que le journal (cas de codes comptables par exemple), il est nécessaire que le journal ne soit pas de type trésorerie.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Pas de code interface : XXX Banque sans suivi de trésorerie"
La gestion de l'interface trésorerie est activée. L'absence de code interface trésorerie pour la banque implique qu'aucun des règlements qui lui sont liés ne seront exportés vers le progiciel de trésorerie.
"Code interface tréso déjà utilisé : XXX"
La gestion de l'interface trésorerie est activée. Le code interface trésorerie de la fiche courante a déjà été renseigné sur la banque XXX.
"Zone obligatoire"
Une banque, s'il n'est pas indispensable de la rattacher à un site, doit nécessairement être rattachée à une société, au minimum.
De même, le code comptable définissant les conditions d'enregistrement des frais d'impayés doit être identifié.
"Le journal de banque doit être saisi"
Le seul journal qui doit impérativement être renseigné est le journal de type banque, dans le tableau du deuxième onglet.
"XXX : Non juridique"
La société dont dépend la banque doit être définie comme une société juridique.
"Ce n’est pas un tiers divers"
Certaines des écritures de banque pouvant être auxiliarisées, le choix du code/compte tiers identifiant la banque doit nécessairement concerné un tiers de type divers, et non pas fournisseur, ou client ou ….
"Saisir un journal de trésorerie ou d’opérations diverses"
Les journaux de banque, de chèques à encaisser … sont nécessairement de type Trésorerie ou OD.