Proposition automatique

• Sens de règlement (champ SNS)

Seuls des règlements associés à un type de règlement de ce sens sont générés.

• Société (champ CPY)

Seules les échéances de cette société sont prises en compte pour la génération des règlements.
Par défaut la société de l'utilisateur est renseignée.

• Mode sélection date (champ DATSELMODE)

• Echéance du (champ DATMIN)

Si une plage de dates est saisie, seules les échéances, dont la date d'échéance est comprise dans cette plage, sont prises en compte.
Cette plage de dates est activée par le paramètre DEPDUDDAT - Echéances dans bloc escompte (chapitre TRS, groupe TDC).

• Date échéance fin (champ DATMAX)

• Date escompte du (champ DATDISMIN)

• Date escompte au (champ DATDISMAX)

• Echéance du (champ DATDISDUDM)

• Date échéance fin (champ DATDISDUDM)

• Jours supplémentaires (champ ADDALLDAY)

• Escompte forcé (champ ALWDISFLG)

• Toutes transactions (champ ALLTPY)

Toutes transactions de règlement ou une transaction particulière.

• Transaction (champ TPY)

Si la case "Toutes transactions" n'est pas cochée, il est possible d'indiquer une transaction particulière. Celle-ci doit être définie avec l'étape "Proposition automatique".

Selon la sélection ("Dépense" ou "Recette"), les transactions de règlements proposées varient (Cf. documentation sur le paramétrage des Transactions de règlement). Si aucune transaction n'est sélectionnée, chaque règlement est créé sur la première transaction de règlement rencontrée qui fait référence au mode de règlement.

Il est possible de faire un filtre sur le mode de règlement : seules les factures ou échéances qui disposent du mode de règlement sélectionné sont prises en compte (pour rappel, le mode de règlement est défini via la Condition de paiement).

Exemple 1 :   

Données :
Pour 3 échéances de règlement dues (échéances facture tiers client) :

• L'une en Chèque à 30 jours fin de mois (Condition de paiement CHQ30JFM) : 100 EUR
• L'autre en Chèque au comptant (Condition de paiement CHQCPT) : 100 EUR
• La dernière en Virement Comptant (Condition de paiement VIRCPT) : 100 EUR

Les deux premières conditions de paiement sont liées au mode de règlement CHQ (Chèque). La dernière est liée au mode de règlement VIR (Virement).

Les transactions de règlements CCHQ (Chèques reçus) et CCHQR (Chèques à encaisser) font appel au mode de règlement CHQ.

Seule la transaction de règlement CVIR (Virements reçus) fait appel au mode de règlement VIR.

Résultat :
En proposition automatique de règlement, si les zones "Transactions de règlements" et "Mode de règlement" ne sont pas renseignées, les règlements suivants sont créés :

• Un règlement de 200 EUR sur la transaction de règlement CCHQ (1ère transaction trouvée avec règlement par chèque).
• Un règlement de 100 EUR sur la transaction de règlement CVIR.

Des règlements différents sont générés pour les échéances de facture sur relevé (cf. explications traitement particuliers)

Exemple 2 :   

Données :
Mêmes données que dans l'exemple 1 précédent. En revanche le mode de règlement est renseigné : CHQ

Résultat :
Un règlement de 200 EUR est généré sur la transaction de règlement CCHQ.

Exemple 3 :   

Données :
Mêmes données que dans l'exemple 1 précédent, mais la transaction CCHQR est sélectionnée. Celle-ci n'accepte que les échéances par chèques.

Résultat :
Un règlement de 200 EUR est généré sur la transaction de règlement CCHQR.

En conclusion des exemples 1 et 2, le résultat est le même : le mode de règlement agit comme un filtre, soit parce qu'il s'agit d'un critère de sélection (Exemple 2), soit, parce que associé à une transaction il n'admet que les échéances concernées par ledit mode de règlement (Exemple 3)

 Toutes les échéances de factures validées faisant appel au(x) mode(s) de règlement lié(s) à la transaction de règlement, et remplissant les autres conditions de sélection, sont alors proposées en règlement SOUS LA MÊME TRANSACTION. Les exceptions doivent être gérées soit dans le tableau de contrôle (si l'option "contrôle" est activée), ou, le cas échéant directement en saisie de règlement.

Exemple 4 : Sur 10 échéances de factures ayant pour mode de règlement le chèque (CHQ), toutes sont réglées, mais deux seulement sont placées en remise intermédiaire. Ces deux règlements doivent être saisis sous la transaction CCHQR, et ensuite, il est possible de lancer la proposition automatique de règlement pour les autres échéances, en précisant la transaction CCHQ. Une autre méthode (en utilisant le mode "contrôle"), consiste à générer tous les règlements sur la transaction CCHQ, puis à affiner le résultat obtenu en désélectionnant les deux règlements à placer en portefeuille. Il est possible de relancer une campagne pour la transaction CCHQR.

• Tous modes règlement (champ ALLPAM)

Tous modes de règlement ou un mode de règlement particulier.

• Mode règlement (champ PAM)

Seules les échéances de ce mode de règlement seront prises en compte pour la génération des règlements.
Si un type de règlement a été saisi, le mode de règlement saisi doit être autorisé pour ce type de règlement.

• Tous sites (champ ALLFCY)

Tous sites ou un site particulier.
Ces sites doivent appartenir à la société éventuellement saisie préalablement.

• Site (champ FCY)

Seules les échéances de ce site sont prises en compte pour la génération des règlements. Par défaut le site de l'utilisateur est sélectionné.
Ce site doit appartenir à la société éventuellement saisie préalablement.

• Tous types de tiers (champ ALLTYPBPR)

Tous types de tiers ou un type de tiers particulier.

• Type de tiers (champ TYPBPR)

Seules les échéances de ce type de tiers seront prises en compte pour la génération des règlements.

En l'absence de sélection au niveau du Tiers, les échéances d'avoirs fournisseurs non lettrées sont prises en compte (sous réserve qu'elles répondent aux autres critères).

• Tous tiers (champ ALLBPR)

Tous tiers ou un tiers particulier.
Dans tous les cas, le règlement reste mono-tiers.

• Tiers début (champ BPRDEB)

Bornes de début et fin permettant de sélectionner un tiers ou une plage de tiers. Le ou les tiers indiqués doivent correspondre au type de tiers éventuellement saisi préalablement.
Seules les échéances de ce tiers ou de ces tiers seront prises en compte pour la génération des règlements.

• Tiers fin (champ BPRFIN)

• Tous utilisateurs (champ ALLUSR)

• Utilisateur (champ USR)

• Groupe collectif (champ GRPSAC)

Si saisi, seules les échéances dont le collectif appartient à ce groupe seront prises en compte pour la génération des règlements.

• Collectif (champ SAC)

Seules les échéances de ce collectif seront prises en compte pour la génération des règlements.
Si un type de tiers ou un tiers particulier a été saisi, il doit être compatible avec le collectif.

• Compte (champ SACACC)

• Groupe de devises (champ GRPCUR)

Si saisi, seules les échéances dont la devise appartient à ce groupe seront prises en compte pour la génération des règlements. Un règlement par société, par transaction de règlement et par devise est créé.

Dans tous les cas, le règlement reste mono-devise.

• Devise (champ CUR)

Si une devise est indiquée, seules les échéances exprimées dans cette devise seront prises en compte pour la génération des règlements.

• Acomptes (champ INSFLG)

Cochez cette case afin de prendre en compte, pour la génération des règlements, les échéances d'acompte générées en commande par les modules achats et ventes [cf. documentations Gestion des Acomptes (Achats), Gestion des acomptes (Ventes)].

• Tous types de pièce (champ ALLTYP)

• Type de pièce (champ TYP)

• Pièce début (champ PCEDEB)

• Pièce fin (champ PCEFIN)

• Montant maxi éché (champ DUDMNTMAX)

Si cette information est renseignée, seules les échéances dont le montant est inférieur à ce montant seront prises en compte pour la génération des règlements.

• champ CURDUDMAX

• Montant mini regl (champ PAYMNTMIN)

Si cette information est renseignée, seuls les règlements en devise de reporting d'un montant supérieur à ce montant sont créés. Attention, le montant du règlement dépend des options de règlement choisies (exemple : le règlement contient-il toutes les échéances sur une même transaction de règlement ? Est-il borné à date ? Est-ce un règlement par site, par date d'échéance ?…)

• champ CURPAYMIN

• Montant maxi glob (champ MNTMAX)

La proposition sera plafonnée à ce montant, exprimé en devise de reporting.

• champ CURMNTMAX

• Banque (champ BAN)

Ce champ indique la banque sur laquelle sont affectés les règlements. La banque indiquée doit nécessairement être associée à la société pour laquelle  le traitement de proposition automatique de règlement est activé.

Pour certaines transactions de règlement, il est obligatoire de renseigner cette zone (défini lors du paramétrage des transactions de règlements). Lorsque cette zone n'est pas renseignée, c'est la banque associée au tiers qui est proposée par défaut.

• Pool bancaire (champ POO)

Ce champ indique le Pool bancaire sur lequel sont affectés les règlements. Le Pool bancaire indiquée doit nécessairement être associée à la société pour laquelle le traitement de proposition automatique de règlement est activé.

Pour certaines transactions de règlement, il est obligatoire de renseigner cette zone (défini lors du paramétrage des transactions de règlements).

Lorsque cette zone n'est pas renseignée, c'est la banque associée au tiers qui est proposée par défaut.

Lorsque l'on sélectionne un pool bancaire, il est possible de définir si les règlements sont traités en fonction de la " Date d'échéance la plus proche ", ou du " Montant le plus élevé ".

• Mode d'affectation (champ ALLMOD)

Ce champ est utilisé dans le cas d'un montant maximum de proposition et si l'affectation des règlements est faite sur un pool bancaire. Il détermine le mode d'affectation prioritaire des échéances dans un règlement.
Dans les autres cas, la priorité est donnée aux gros montants.

• 1 échéance / règlement (champ PAYDUD)

Ce champ indique qu'un règlement est créé pour chacune des échéances répondant aux critères.
Cette zone est cochée et inaccessible si la société gère le numéro VCS.

Cas particulier des tiers de type 'Divers'

A un code tiers de type "Divers" correspond un seul code adresse. Chaque échéance peut représenter un couple partenaire/adresse différent. Le critère de regroupement doit donc être "une échéance pour un règlement".

• Date échéance (champ PAYDUDDAT)

Ce champ indique qu'un même règlement est créé pour toutes les échéances de facture ayant la même date d'échéance, par tiers.

• Compte collectif (champ PAYSAC)

Ce champ indique qu'un même règlement est créé pour toutes les échéances de facture pour lesquelles le tiers a été enregistré sous le même collectif. Ce regroupement s'effectue par défaut si les zones " Type de tiers " et " Collectif " ne sont pas renseignées dans les critères de sélection.

Si cette case est cochée :

• les échéances d'acompte client seront regroupées dans un même règlement,
• les échéances d'acompte fournisseur seront regroupées dans un même règlement,
• les échéances de pièce de même collectif seront regroupées dans un même règlement.

• Site (champ PAYFCY)

Ce champ indique qu'un même règlement est créé pour toutes les échéances de factures passées sur le même site pour un tiers donné.

• Ordre de tri (champ ORDRE)

Une trace est affichée en fin de proposition de règlements. Elle liste les règlements créés ou à créer en cas de simulation.
Dans cette liste, les règlements peuvent être affichés : 

• par code tiers,
• par intitulé du tiers,
• par code transaction de règlement
• par date d'échéance de règlement.

• Simulation (champ SIM)

Cette zone permet d'obtenir la liste des échéances susceptibles d'être proposées en règlement.

• Si cette case est cochée, un fichier texte est généré, listant les règlements proposés.
• Si cette case n'est pas cochée, les règlements sont générés.
  

• Contrôle (champ CTLFLG)

Lorsqu'elle est cochée, cette case permet d'obtenir la liste des échéances susceptibles d'être proposées en règlement dans un tableau. 
Dans ce cas, le lancement de la proposition automatique ouvre un écran dans lequel les échéances proposées en règlement apparaissent. Avant de générer les règlements proposés par le programme, l'utilisateur peut modifier la proposition. Il peut choisir de ne pas régler certaines échéances, de modifier le montant proposé en règlement ou encore de modifier le montant de l'escompte de certaines échéances. L'utilisateur peut également décider de ne rien générer. Ce type de génération est possible uniquement si la case "Simulation" est décochée.
 
Le corps du tableau présente les règlements proposés. Sur la base des regroupements demandés (1 échéance / règlement ; 1 date d'échéance / règlement ; 1 collectif / règlement ; 1 site / règlement), une ligne intermédiaire indique le montant du règlement à générer. Le tableau de contrôle permet alors :

• d'exclure des règlements (valeur "non"), par défaut, tous les règlements à générer ont pour valeur "Oui",
• de modifier le montant à régler.

Exemple : mode de regroupement 1 échéance /  1 règlement

Le pied du tableau résume les règlements à générer :

• le nombre de règlement à générer
• le montant, en contre valeur devise de société uniquement (la campagne de règlement pouvant porter sur plusieurs devises)

La liste des échéances susceptibles d'être proposées en règlement peut également être éditée dans l'état PAYPROPLIST - Proposition automatique. Cet état est obtenu en cliquant sur le menu "Edition" dans le volet droit ou sur l'option "Liste" du bouton Impression. L'écran standard d'impression s'affiche alors afin de saisir les paramètres de l'état.
Par défaut, seules les échéances sélectionnées dans le tableau comme étant à régler ("Oui" dans la colonne "Sélection") sont imprimées dans l'état. Il est toutefois possible de changer ce comportement grâce au paramètre de l'état :"Impression règlement exclus".
 Cet état est édité à partir du résultat affiché dans le tableau. Il est, de ce fait, disponible uniquement lorsque le contrôle du traitement de la proposition automatique de règlement est demandé. Pour la même raison, cet état ne peut pas être lancé par le biais de la fonction standard de génération des états.

• Sélection par défaut (champ SELDEF)

Cette case est accessible si la case "Contrôle" est cochée.

• Si la case "Sélection par défaut" est cochée, la colonne "Sélection" du tableau des échéances proposées en règlement a pour valeur 'Oui'. Par défaut, toutes les échéances proposées sont à régler.
• Si cette case est décochée, la colonne "Sélection" du tableau des échéances proposées en règlement a pour valeur 'Non'. Par défaut, aucune des échéances proposées n'est à régler.

• Site (champ FCYPAY)

 Ce champ indique le site des règlements générés. Il doit être compatible avec la société, la banque ou le pool bancaire.
Il s'agit d'une des caractéristiques comptables de chaque règlement généré. Cette information sera reprise pour la comptabilisation du règlement, une fois validé.

• Collectif (champ SACPAY)

Ce champ indique le collectif des règlements générés. Il doit être compatible avec le tiers éventuellement sélectionné.
Il s'agit d'une des caractéristiques comptables de chaque règlement généré. Cette information sera reprise pour la comptabilisation du règlement, une fois validé.

• Compte (champ SACPAYACC)

• Devise (champ CURPAY)

Ce champ est une zone facultative permettant de générer les règlements dans une devise particulière. A défaut d'être précisée, la devise de règlement sera égale à la devise de facturation.
Il s'agit d'une des caractéristiques comptables de chaque règlement généré. Cette information sera reprise pour la comptabilisation du règlement, une fois validé.

• Date comptable (champ ACCDAT)

Pour les transactions avec gestion par date échéance et dont la première comptabilisation est la comptabilisation en banque, les règlements sont générés aux dates des échéances. Dans les autres cas, les règlements sont générés à la date saisie ici.
Il s'agit d'une des caractéristiques comptables de chaque règlement généré. Cette information sera reprise pour la comptabilisation du règlement, une fois validé.

• Référence remise (champ REF)

Ce champ indique la référence du bordereau.

• Nature de paiement (champ EPANATPAY)

L'information indiquée dans ce champ est utilisée pour la génération de fichiers bancaires en format SEPA. Il correspond au champ ‘Code purpose’ dans le fichier .xml.
Cette donnée est reportée sur tous les règlements générés par le biais de la proposition automatique à condition que ceux-ci soient créés par une transaction de saisie de règlements ouverte au format SEPA.