Factures tiers client
La fonction de saisie des factures tiers clients permet de gérer la facturation client en dehors du cycle commercial "type".
Dans ce contexte, vous ne gérez pas la commande, le bon de livraison avec la sortie de stock, etc. À l'émission de la facture, les données nécessaires à la comptabilité sont enregistrées.
Pour le suivi client (relevé d'échéances, relance, gestion des règlements, etc.), le traitement s'effectue indifféremment pour les factures issues du cycle complet ou de la saisie de factures tiers.
Remarques :
- Dans ce document, le terme "facture" est, sauf exception, utilisé au sens générique : il peut s'agir d'une facture, d'un avoir, d'une note de débit ou d'une note de crédit.
- Les factures générées à partir de factures périodiques ne peuvent pas être supprimées si celles-ci servent de modèle de référence (première facture périodique/facture périodique d'origine).
Par ailleurs, la facture ne doit pas être modifiée si elle est également utilisée comme facture de référence. - Pour les utilisateurs du module Immobilisations :
Si le paramètre SALINV - Facture de vente à produire (chapitre AAS, groupe FAS) a pour valeur « Oui », une facture tiers client est générée automatiquement à l’issue de la validation de la Sortie d’un bien pour motif « Vente ». Lorsque la sortie porte sur un bien principal et ses composants, une seule facture client est produite avec autant de lignes que de biens vendus.
Chaque bien concerné peut être identifié grâce à sa référence affichée au niveau du champ « Commentaire » de la ligne de facture.
Les valeurs de certains champs issues des informations renseignées lors de la sortie du bien ne sont pas modifiables : il s’agit de la date comptable, de la devise et du client dans l’onglet En-tête et du montant ainsi que tous les éléments de taxe dans l’onglet Lignes.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Limites
Lorsque la facture est entrée en mode T.T.C. et qu'un code taxe parafiscale ou spéciale est présent (saisi ou chargé automatiquement à partir du compte), les montants des trois niveaux de taxes doivent être saisis manuellement.
Gestion de l'écran
La comptabilisation des factures tiers clients implique de renseigner trois onglets contenant les caractéristiques de chacune des parties du corps de la facture.
En-tête
Présentation
Dans un premier temps, les informations comptables-clés de la facture doivent être saisies :
- le site,
- le type du facture qui détermine la catégorie du document (facture / avoir / note de débit / note de crédit), la pièce automatique ou le groupe de pièces automatiques, le journal et le type de pièce qui seront utilisés lors de la comptabilisation du document,
Reportez-vous à la documentation sur le type de facture client.
- le numéro de pièce (dans le cas où une plage manuelle est autorisée),
- la date de comptabilisation du document, par défaut celle d'entrée dans le dossier,
- le code d'identification du client et le collectif comptable d'enregistrement de la pièce.
Les onglets permettent de définir :
- l'en-tête de facture,
- les lignes de facture.
Une fois ces données renseignées, la facture peut être validée passée en comptabilité avec le bouton [Validation].
Options particulières
CODES STATISTIQUES
Il est possible d'associer des codes statistiques à chacune des lignes de facture (et donc d'écriture) à des fins statistiques. Un menu contextuel propose cette option une fois la ligne saisie.
PERIODE DE PRESTATION
Il est possible d'étaler le montant ligne (soit le montant HT) en comptabilité analytique ou générale suivant un calendrier particulier.
Cette fonctionnalité est accessible par clic droit une fois la ligne saisie. Pour être opérationnelle, cette fonctionnalité doit être activée (code activité KIT et paramètre général ITAPRE) et la pièce automatique KIK1 (Etalement des prestations Tiers Client) doit exister.
SCHEMA DE COMPTE
L'application d'un schéma de comptes peut être par défaut proposée après renseignement du Montant HT de la facture. Le schéma alors utilisé est celui défini dans la fiche du client, onglet Financières.
Un menu contextuel propose par ailleurs cette option en tout début de ligne de facture.
Le schéma de comptes permet de pré-définir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’un document, et de les pré-charger directement en saisie de factures ou de pièces. Reportez-vous à la documentation sur les schémas de comptes.
Quant aux montants, à partir des coefficients de ventilation définis dans le schéma, ils sont automatiquement calculés à partir du montant HT de la facture.
FACTURE => AVOIR
Il est possible de transformer une facture directement en avoir. Cette option est disponible via le menu Tool bar \ Fonction \Facture -> Avoir.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Ce site, obligatoirement
financier, détermine le site et la société pour la comptabilisation
des écritures. |
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Code type de facture référençant la catégorie de facture ainsi que le schéma d'écriture utilisé à la validation comptable de la facture. |
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Si le numéro est laissé à vide,
il sera attribué automatiquement lors de la
validation. |
Bloc numéro 2
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Cette date détermine la date
comptable de la pièce générée. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Code d'appel du compte collectif tiers initialisé par défaut à l'aide du code comptable du tiers facture. Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de la fiche Tiers. Absence d'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersLorsque le code client/fournisseur est indiqué, le programme remonte dans l'onglet "Financières" de sa fiche et propose par défaut le compte collectif se trouvant en ligne 1 de son code comptable. Présence de l'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersSur un document, le site et le code client/fournisseur sont les premières informations saisies. Sage X3 remonte sur la fiche Tiers et dans l'onglet "Tiers/Société "cherche si une ligne d'exception a été créée pour la société du site du mouvement et, le cas échéant, trouve le code comptable client/fournisseur. Le programme récupère le compte de la ligne 1 du code comptable. |
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Onglet En-tête
Présentation
Caractéristiques de la "facture"
Certaines des zones de l'en-tête visent à compléter l'identification de la facture :
- les montant HT et TTC :
la saisie est facultative. Lors de la saisie des montants dans les lignes de la facture, ces derniers sont affichés automatiquement dans les zones correspondantes en en-tête (un message d’avertissement apparaît lors de la création si les zones d’en-tête n’ont pas été renseignées : " Totaux différents de l’en-tête "). - le lien entre un avoir et la facture d'origine via le numéro de celle-ci, ou le lien entre l'avoir et le numéro de la demande d'avoir du client, etc.,
- l'analytique par défaut qui est alors appliqué aux règlements pour le compte du Tiers :
il est possible de définir des sections par défaut à l’en-tête de facture.
Caractéristiques de ses échéances
Les zones restantes permettent de caractériser les échéances de la facture par rapport à la gestion des règlements (identification du tiers payeur, des conditions de paiement), à la gestion des relevés d'échéances et au traitement de relance.
Une fois la facture totalement enregistrée, il est d'ailleurs possible, avec le bouton [Echéances], de visualiser les échéances constitutives de la facture et le stade de règlement auquel elles se trouvent.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Détail
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Cette date est celle de la
facture originale. |
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Cette zone permet d'enregistrer
le numéro ou la référence de la facture originale. |
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Cette zone indique la devise de
facturation. Tous les montants sont saisis dans cette
devise. |
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Ce montant est seulement un montant de contrôle qui sera comparé au total des lignes lors de l'enregistrement. |
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Cette facture est la facture sur laquelle est imputé l'avoir.
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Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
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Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
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Bloc numéro 2
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Indiquez le type de gestion de TVA associé à la facture client. |
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Echéances
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Si la facture doit être affacturée, indiquez le
code du factor qui se charge |
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Indique si les échéances généres
seront "à mettre sur relevé" ou non. |
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Indique si les échéances générées
seront "à relancer" ou non. |
Réglement
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Ce tiers indique le tiers payeur
ou payé |
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Cette date est celle à partir de
laquelle sera calculé l'échéancier de règlement. |
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Ce champ indique les conditions de règlements qui seront appliquées pour déterminer l'échéancier de la facture. Celui-ci pourra être modifié manuellement ensuite. |
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Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Ce champ est initialisé :
Il reste modifiable s'il est paramétré comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie et si la facture n'est pas validée. |
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En cas de changement de société et/ou de tiers payeur, la référence mandat est modifiée en conséquence.
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Tableau Analytique
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Les sections renseignées ici
serviront de valeurs par défaut pour les lignes de
facture. |
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Onglet Lignes
Présentation
Le tableau de ce second onglet permet de caractériser chacune des lignes de facture d'un point de vue comptable :
Nature
Si le compte est suivi en comptabilité analytique, il est nécessaire de définir sa nature. Au niveau des comptes généraux, on peut définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature n’est alors pas modifiable. Reportez-vous à la documentation sur les comptes généraux.
Par contre, si un crible nature a été défini, il est possible de choisir une nature analytique différente, conforme au crible.
Axes analytiques
Si le montant comptable n’a pas été ventilé sur plusieurs sections en analytique, la zone " répartition " n’a pas à être renseignée. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.
Des sections par défaut peuvent être définies au niveau de la nature, mais celles définies par le traitement des sections par défaut sont prioritaires. Reportez-vous à la documentation sur les sections par défaut.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Détails
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Il s'agit du numéro de la ligne. |
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Le site de chaque ligne peut être différent du site d'en-tête. Dans ce cas, la pièce comptable générée sera équilibrée site par site en utilisant les comptes de liaisons inter-sites. Particularité liée aux factures inter-sociétés (fonctions GESBICI et GESBISI protégées par le code activité INTCO - Transactions inter-sociétés) :
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L'option Collectif est accessible uniquement si la case Auxiliarisation du plan de compte est cochée. En la cochant, vous précisez que ce compte sera associé à un tiers. |
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Sur certains champs des écrans, des codes d'accès ont été prévus. Ces codes permettent de restreindre l'accès aux données pour certains utilisateurs. Pour qu'un champ ayant un code d'accès soit accessible à un utilisateur, il faut que ce code soit présent dans ce tableau. En fonction des droits qui lui sont attribués il peut ensuite consulter ou modifier la zone. Ces codes d'accès sont également utilisés pour restreindre l'accès à certaines fonctions déclenchées par des boutons dans les écrans. Pour chaque code d'accès défini dans le tableau, il faut renseigner:
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Le choix de l’imputation comptable se fait :
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Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte ou avec le code taxe associé au régime. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond à la taxe réellement applicable, ou le modifier. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Actuellement, ce champ n'est pas utilisé. |
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Cette zone permet de saisir manuellement un commentaire à la ligne :
Dans le cas d'une facture générée automatiquement à l'issue de la validation d'une vente d'immobilisations, ce champ contient la référence de l'immobilisation vendue et n'est pas modifiable. |
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La saisie d'unités d'oeuvre est définie lors du paramétrage d'un compte analytique. Une unité lui est associée, précisant sa valeur par défaut (en devise de reporting). |
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La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant HT (converti en devise reporting) par la valeur de l’unité d’œuvre. |
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Ce champ permet de préciser les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.
Exemple :
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En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut. |
Totaux
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Compte
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Consultation de comptes
Ce bouton permet d'accéder à la consultation de comptes, et par défaut sur le compte de la ligne courante.
Codes statistiques
Ce bouton permet d'associer des codes statistiques à chacune des lignes de facture (et donc d'écriture) à des fins statistiques.
Périodes de prestation
Ce bouton permet d'étaler le montant ligne (soit le montant HT) en comptabilité analytique et générale suivant un calendrier particulier. Pour être opérationnelle, cette fonctionnalité doit être activée [code activité KIT et paramètre général ITAPRE - Etalement des prestations (chapitre LOC, groupe ITA)] et la pièce automatique KIK1 (Etalement des prestations Tiers Client) doit exister.
Schéma de comptes
Ce bouton permet d’appeler un schéma de compte à la ligne. Le schéma de compte permet de pré-définir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’une pièce, et de les pré-charger directement en saisie. Reportez-vous à la documentation sur les schémas de saisie.
Quant aux montants, à partir des coefficients de ventilation définis dans le schéma, ils sont automatiquement calculés à partir du montant HT de la facture.
Notes client
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Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BPCINV : Facture tiers client
BPCINV2 : Facture tiers client
SIMFACCLI : Simulation factures clients
FACTRSC : Liste factures tiers clients
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Tableau Saisie des échéances
Bloc numéro 2
Fermer Ce bouton permet de visualiser ou modifier les échéances associées à la facture tiers client courante. Les modes de règlement associés à des échéances ne peuvent pas être modifiées depuis :
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Ce bouton permet de valider comptablement la facture tiers client courante afin de disposer de son écriture. |
Barre de menu
Zoom / Pièce comptable
Cette fonction permet d'accéder à la pièce comptable générée suite à la validation de la facture tiers client courante.
Zoom / Pièce analytique
Dans le cas où une facture tiers client prévoit un étalement des prestations (au niveau des lignes, clic droit puis 'Période de prestation renseignée'), les pièces analytiques générées à ce titre sont ici accessibles en visualisation [suivant la pièce automatique référencée dans le paramètre GAUKIK1 - Facture client : prestations (chapitre TRS, groupe ACC)].
Fonctions / Annulation comptable
L'annulation comptable est interdite lorsque le "Traitement Sage Exchange" est utilisé.
Fonctions / Facture -> Avoir
Cette fonction permet de transformer une facture directement en avoir. Le progiciel demande alors de confirmer la "création d'une facture d'avoir" et propose ainsi:
En-tête
- Un "type de facture": le type de facture est initialisé par défaut au 1er type de facture "Avoir" rencontré dans la Table des types de facture.
- Un "N° de pièce" à blanc qui peut-être renseigné (cas ou une plage manuelle est réservée) ou qui sera attribué automatiquement à la création de la facture.
- Une alimentation automatique de la zone "Numéro de facture" avec le numéro de la facture d'origine.
- Les autres informations d'en-tête sont modifiables comme dans le cas d'une modification ou duplication de facture.
Ligne
- Un pré-chargement automatique des lignes avec les comptes généraux, les imputations de TVA et les imputations analytiques de la facture d'origine.
- Les informations de ligne sont modifiables comme dans le cas d'un modification ou duplication de facture.
- Il est également possible de supprimer complètement une ou plusieurs lignes.
Fonctions / Traitement Sage Exchange
À partir de la mise à jour 8.0.0 :
Cette fonction est disponible uniquement si le code activité SEPP - Sage exchange est activé et si la case Traitement Sage Exchange est activée pour le mode de règlement associé aux conditions de paiement de la transaction de saisie.
Utilisez cette fonction pour traiter les transactions par carte de paiement Sage Exchange. Vous pouvez saisir des détails de paiement pour une nouvelle carte ou une carte existante, ainsi que pour procéder à l'autorisation ou pour en vérifier le statut.
- Si la condition de paiement est remplacée par une condition autorisant le traitement de paiement Sage Exchange, cette fenêtre s'ouvre automatiquement en cliquant sur le bouton [Enregistrer].
- Si la condition de paiement d'une facture autorisée est remplacée par une condition n'autorisant pas le traitement de paiement Sage Exchange, un message d'avertissement s'affiche. L'autorisation du paiement est annulée si l'utilisateur continue.
- Si la condition de paiement d'une facture non autorisée est remplacée par une condition n'autorisant pas le traitement de paiement Sage Exchange, il est possible de poursuivre sans qu'aucun message d'avertissement ne s'affiche.
- La validation de facture est bloquée jusqu'à l'autorisation d'une carte de paiement au moment de la création de la facture.
Selon les cas, la validation de la facture entraine un des scénarios suivants : - Si la facture fait l'objet d'une autorisation, la demande de prélèvement est réalisée lors de la validation de la facture. Le montant qui sera prélevé correspond au montant TTC de la facture.
- Si l'autorisation courante a expiré au moment de la validation de la facture, il y a une nouvelle tentative d'autorisation et de demande de prélèvement forcée. Si le prélèvement réussit, un fichier de trace s'affiche et indique le numéro de pièce correspondant à la validation Sage X3, ainsi que le numéro de règlement automatisé Sage Exchange.
- Si pour la moindre raison le prélèvement échoue, la validation de la facture dans Sage X3 n'a pas lieu et une autre carte de paiement doit être sélectionnée. Si aucune autre carte de paiement n'est disponible, il convient de choisir un autre mode de règlement dans les conditions de paiement de la facture.
- Une fois que le paiement a été révisé et tout ajustement apporté à la facture, la validation a lieu dans Règlements ou en utilisant la validation de règlements en masse dans Comptabilisation en banque.
Il est possible de sélectionner une carte de paiement pour régler le solde des échéances dans Traitement Sage Exchange. Cette fenêtre s'ouvre automatiquement si le mode de règlement associé à la Transaction de saisie de règlement utilise "Traitement Sage Exchange".
Dans Traitement Sage Exchange, effectuez une des actions suivantes :
• Cliquez sur [Créer] pour ouvrir la fenêtre Coffre Sage Exchange et ajouter des informations de carte de paiement avant le traitement de la transaction.
• Cliquez sur [Soumettre] pour traiter une autorisation sur le document.
• Cliquez sur [Abandon] pour annuler l'autorisation de ce document.
Cette fonction n'est disponible que si le code activité SEPP - Sage Exchange est actif et si la case Traitement Sage Exchange est activée pour le mode de règlement associé aux conditions de paiement de la transaction de saisie.
Adresse / Adresse facture
Adresse / Adresse règlement
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"XXX : Ce site n’est pas financier"
Le site sélectionné pour l'enregistrement de la facture n'est pas défini comme un site financier. Il ne peut donc pas recevoir d'écritures comptables.
"Période non ouverte"
La date de comptabilisation de la facture est incorrecte dans la mesure où elle n'est pas comprise dans les bornes de périodes ouvertes pour la société.
"Date incorrecte"
La date de comptabilisation de la facture est incorrecte car elle dépend d'un exercice non créé ou elle ne correspond pas à une date réelle. Ce même message apparaît aussi si les dates de début / fin pour la durée de la prestation (voir onglet Lignes) ne sont pas cohérentes.
": code paramètre inexistant"
Dès lors qu'un paramètre nécessaire à la génération de l'écriture comptable manque, ce message s'affiche.
Cela peut provenir, par exemple, du paramétrage du type de pièce (ex : facture client) qui est incomplet (manque du compteur de numéro de pièces).
"Tiers incompatible avec le collectif"
Le choix du collectif de comptabilisation de la facture est incorrect dans la mesure où il doit nécessairement être de type Client, plutôt que Fournisseur, Représentant ou…
De même, au niveau de la ligne de facture, le tiers et le collectif en ligne doivent être d'un type compatible.
"Collectif inexistant"
Le collectif retenu ne correspond pas à une donnée existante / référencée d'où ce message.
"Avoir sans numéro de facture"
Ce message avertit simplement que l'avoir en cours de saisie n'a pas été rattaché à une facture. Il n'est en effet pas obligatoire de lier un avoir à une facture, aucun lettrage n'étant alors généré lors de la validation de l'avoir.
"Facture en devise XXX"
Le choix de la facture qui est identifiée comme à l'origine de l'avoir est erroné dans la mesure où les caractéristiques de ces deux éléments doivent être identiques pour ce qui concerne la devise.
"Facture du client XXX"
L'avoir ne peut être rattaché à une facture dont le client facturé est différent.
"Facture sur le collectif XXX"
L'avoir ne peut être lié à une facture dont le collectif est différent du sien.
"Facture sur le site XXX"
Le site auquel la facture d'imputation de l'avoir est rattachée ne correspond pas au site de l'avoir.
"Facture non validée"
Le choix de la facture d'imputation de l'avoir n'est pas correct dans la mesure où celle-ci n'a pas été validée en comptabilité.
"Ligne n Section : Section obligatoire sur axe X"
L'analytique ayant été défini comme obligatoire pour l'axe X et le schéma de comptes appelé et exécuté ne contenant pas d'analytique pour cet axe, les lignes de facture sont préchargées sans analytique alors qu'elles doivent en contenir.
"XXX : Compte réservé au site XXX"
Le site de rattachement du compte n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
"Classe de compte interdite sur ce type de pièce"
Le compte sélectionné pour la comptabilisation de la ligne de facture doit nécessairement être d'un type autre que Hors-bilan, c'est-à-dire de type Produits, Charges ou Tiers, …
"Impossible de déterminer le compte collectif"
Dès lors que la ligne de facture porte sur un tiers, il est indispensable de définir le tiers auxiliaire et le compte collectif associé à mouvementer.
"XXX : Hors limite dates de validité"
Les dates de validité du compte/de la nature/de la clé de répartition/de la section sont incompatibles avec la date de comptabilisation de la facture.
"Taxe de type TVA"
Dans les deux zones Taxe 1 et Taxe 2 de l'écran de saisie de TVA à la ligne, les seuls codes taxes de type Taxe parafiscale ou Taxe spéciale sont utilisables.
"Cette taxe n'est pas de type TVA"
A contrario, dans la zone TVA de ce même écran de saisie, ainsi que dans la zone TVA de la ligne de facture, les seuls codes TVA de type TVA sont acceptés.
"XXX : Nature réservée au site XXX"
Le site de rattachement de la nature n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
"Répartition réservée au site XXX"
Le site de rattachement de la répartition analytique n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
"Total des ventilations incorrect"
La ventilation analytique en montant qui a été saisie ne peut être validée dans la mesure où le total des montants ventilés ne correspond pas au montant de la ligne de facture.
"Ligne de ventilation no 1 : YYY Section réservée au site XXX"
Le choix de la clé de répartition analytique ne convient pas dans la mesure où l'une des sections constitutive de celle-ci est rattachée à un site différent de celui de la facture.
"XXX : Interdit avec la nature"
La section analytique retenue n'est pas acceptée dans la mesure où la combinaison de cette section et de la nature analytique en ligne a été définie comme interdite.
"XXX : Interdit avec la section XXX"
La section analytique saisi n'est pas compatible avec l'autre section mentionnée. La combinaison de ces deux sections a été définie comme interdite.
"Section obligatoire sur axe X"
L'imputation sur l'axe analytique X ayant été définie comme obligatoire, la zone doit nécessairement être renseignée.
"Zone obligatoire"
Certaines zones doivent nécessairement être renseignées pour permettre la comptabilisation de la facture, à savoir : le site, le code du client, la devise de facturation, le tiers payeur.
"TTC inférieur au HT"
Ce message d'avertissement non bloquant signale simplement que le montant HT saisi dans l'en-tête de facture est inférieur au total TTC aussi renseigné. Ces deux montants restent modifiables tant que la validation comptable de la pièce n'a pas été effectuée.
Une facture par avoir (Paramètre BELVCS)
Dans le cas d'un avoir lié à plusieurs factures, un contrôle bloque le rattachement de l'avoir aux différentes factures. L'utilisateur doit créer autant d'avoirs que de factures.