Contrôle factures
Le but de cette fonction est d’effectuer le contrôle de toutes les factures et avoirs en provenance des fournisseurs.
Suite à l’enregistrement des factures, les écritures comptables correspondantes peuvent être générées immédiatement par le bouton [Validation], ou en différé à l’aide de la fonction appropriée. Reportez-vous à la documentation Validation factures pour plus de précisions.
Différents éléments peuvent être gérés par cette option :
- les factures, qui font référence à des commandes et/ou des réceptions. Le contrôle de ces factures est fait par rapprochement à :
- des réceptions enregistrées préalablement,
- des commandes non encore réceptionnées,
- des commandes sans réception (achats généraux).
- les factures complémentaires, qui sont imputables sur des articles commandés (hors commandes de sous-traitance), réceptionnés et/ou facturés. Ces factures peuvent provenir :
- du fournisseur de la marchandise dans le cas par exemple d’un complément de facturation,
- d’un autre tiers que le fournisseur de la marchandise, et qui doivent être imputées sur des articles, dans le cas, par exemple, de factures de frais de transporteur ou de frais de douanes.
- les avoirs, qui permettent d’annuler totalement une facture ou une partie de celle-ci en cas de litige sur prix ou sur la quantité.
- les avoirs sur retours, qui font référence à des retours préalablement enregistrés.
Lorsque le module Immobilisations est géré dans le dossier, la validation de la facture déclenche, si les conditions sont réunies, la création automatique d'une dépense pour chaque ligne de facture achat (les modalités de création de la dépense sont détaillées ci-après). Le tiroir Dépenses liées présente les dépenses ainsi générées et permet de se débrancher, par tunnel, à la fonction de gestion de la dépense sélectionnée.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La présentation de l’écran de saisie dépend du paramétrage de la transaction choisie.
Si une seule transaction a été paramétrée, aucun choix ne vous est proposé ; dans le cas contraire une fenêtre s’ouvre pour vous présenter la liste des transactions que vous êtes autorisé à utiliser. Quelle que soit la transaction utilisée, l’enregistrement d’une facture se décompose en une partie d’informations d’en-tête et 4 onglets permettant de gérer les conditions générales, les différentes lignes ainsi que les écarts éventuels qui sont détectés. De plus, selon le contexte, des possibilités supplémentaires vous sont offertes dans la barre de menu.
L’enregistrement des factures fournisseurs s’effectue en trois étapes :
- La saisie des informations générales de l’entête facture comprenant les éléments de facturation (frais, port, emballage, remise, ristourne ..etc.), le total HT des lignes articles et le montant total des taxes
- La saisie des lignes qui peut se restreindre à une simple prise en compte, totale ou partielle des commandes, réceptions, retours ou factures. Des tiroirs dynamiques dédiés en liste de gauche permettent de sélectionner facilement ces pièces. A la suite de cette prise en compte, les lignes de la facture sont pré-chargées avec les renseignements des commandes, réceptions, retours ou factures concernés. La création manuelle de lignes spécifiques ainsi que la modification ou suppression des lignes pré-chargées est toujours possible.
- Le contrôle final avec gestion des écarts et validation éventuelle ou mise en attente.
En-tête
Présentation
Cet écran permet de saisir les informations générales concernant la facture telles que le site de facturation, le code du fournisseur, la date, etc.
Bon à payer
Cette zone est initialisée par le niveau du bon à payer de l’utilisateur et est modifiable à condition de lui attribuer une valeur correspondant à un niveau inférieur. La modification ne peut se faire qu’après création des lignes de la facture.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Code du site de facturation, initialisé par défaut par le le site financier associé au site d'achat de l'opérateur. Ce site doit être un site comptable. Le site proposé est modifiable et peut être choisi dans la liste des sites autorisés pour l'opérateur. Ce champ doit être obligatoirement renseigné. |
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Le type de facture permet d'identifier la catégorie de la facture et de définir des catégories de factures différentes. Le type de facture est associé à un type de pièce sur lequel est défini un compteur (manuel ou automatique). Un contrôle est effectué afin de vérifier la cohérence entre la législation/le groupe pour lesquels est défini le type de facture renseigné, et la législation/le groupe de la société du site de facturation. |
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Ce numéro de pièce permet d'identifier la facture de façon unique.
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Cette date correspond à la date comptable de la transaction d'origine. Cette date correspond à la date de la pièce comptable. La date comptable permet de déterminer la période d'imputation pour les écritures comptables. Par défaut, elle est initialisée à la date du jour et est modificable selon la valeur du paramètre PIHACCDAT - Modification date comptable (chapitre ACH). Un contrôle est systématiquement effectué sur cette date afin de vérifier qu'elle appartient à un exercice existant et ouvert.
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Bloc numéro 2
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Ce champ indique le fournisseur facturant émetteur de la facture. |
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Code d'appel du compte collectif tiers initialisé par défaut à l'aide du code comptable du tiers facture. Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de la fiche Tiers. Absence d'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersLorsque le code client/fournisseur est indiqué, le programme remonte dans l'onglet "Financières" de sa fiche et propose par défaut le compte collectif se trouvant en ligne 1 de son code comptable. Présence de l'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersSur un document, le site et le code client/fournisseur sont les premières informations saisies. Sage X3 remonte sur la fiche Tiers et dans l'onglet "Tiers/Société "cherche si une ligne d'exception a été créée pour la société du site du mouvement et, le cas échéant, trouve le code comptable client/fournisseur. Le programme récupère le compte de la ligne 1 du code comptable. |
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Ce champ indique la raison sociale du fournisseur facturant non modifiable. |
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Cette zone est initialisée par le niveau du bon à payer de l’utilisateur et est modifiable à condition de lui attribuer une valeur correspondant à un niveau inférieur. |
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Ce champ contient les éventuels motifs d’écarts constatés entre la facture du fournisseur et la facture calculée par le système. |
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Onglet Gestion
Présentation
Cet onglet permet d’identifier les conditions commerciales que l’on trouve dans l’entête de la facture telles que les conditions de paiement, le mode de livraison, le transporteur, etc.
La plupart de ces informations sont initialisées par défaut et sont modifiables.
Charges et Produits constatés d'avance
Les champs de début et fin de période de prestation sont exploités dans le traitement comptable des charges et produits constatés d’avance.
Ces champs en en-tête sont accessibles et leur contenu automatiquement transféré vers les lignes de factures si le code activité SVC est activé.
Interactions entre les dates en en-tête et à la ligne :
- En création de ligne, les valeurs saisies en en-tête sont reprises.
- En création ou modification de facture, s'il existe au moins une ligne, un message de confirmation de mise à jour s'affiche :
- si vous confirmez la mise à jour, toutes les dates de prestation des lignes récupèrent les valeurs saisies en en-tête.
- sinon, seules les lignes de factures sans dates seront affectées.
- La modification des dates d'une ligne est neutre.
Particularité du paramètre ITAPRE - Etalement des prestations (chapitre LOC, groupe ITA), pour la localisation italienne :
Si le code activité KIT est activé et si ce paramètre a pour valeur 'Oui' :
- en en-ête, les champs de début et fin de période ne sont pas accessibles,
- à la ligne, vous pouvez :
- renseigner manuellement les valeurs champ par champ (dates de début et fin, nombre et type de période).
- renseigner les valeurs dans une boîte de dialogue via le clic-droit "Période de prestation".
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Origine
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Ce champ indique la date de la facture du fournisseur : la date inscrite sur la facture reçue de la part du fournisseur. |
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Ce champ reprend le numéro de facture figurant sur la facture du fournisseur. |
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Cette zone est initialisée par le fournisseur payé provenant de la fiche fournisseur ou par le fournisseur payé présent sur le premier document sélectionné par picking. |
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Ce champ renseigne la devise dans laquelle les prix de la facture sont exprimés. |
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Cette zone est initialisée par le type de cours du fournisseur facturant. |
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Il est possible de saisir directement un cours entre la devise du mouvement et la devise société. Les valeurs proposées sont celles issues du type de cours et de la date de facture. |
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Ce champ est renseigné seulement pour les avoirs. Il s'agit du numéro de la facture sur lequel porte l’avoir reporté automatiquement sur chaque ligne de l’avoir. |
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Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente. Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens. Il peut, également, être exploité dans la définition des tarifs. Lors de la création d'une commande, d'une réception ou d'une facture, le code incoterm est initialisé par le code incoterm défini par défaut pour le fournisseur ou par le document d'origine. Il est possible d'accéder, par tunnel, à la fonction de gestion de l'incoterm. Toutefois, le choix de l'incoterm ne peut plus être modifié dès lors qu'un article géré avec une structure de coût est saisi dans le document.
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Il s'agit de la ville associée à certains types d'incoterm. Par exemple : FOB Le Havre. Une fenêtre de sélection permet de choisir une ville répertoriée dans le système. Il est, malgré tout, possible de saisir une ville non répertoriée. |
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Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Il permet de renseigner la date de l'opération auprès des douanes.
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Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Il permet de renseigner le nom de la douane auprès de laquelle l'opération a été effectuée.
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Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Il permet de renseigner le fournisseur de la facture d'origine reçue par les douanes.
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Règlement et gestion
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Il s'agit de la référence interne de la facture fournisseur dans l’entreprise. Cette zone libre permet de saisir un numéro ou une indication identifiant la facture. Exemple : un numéro chrono attribué à la facture dès son arrivée dans l’entreprise. |
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Cette date sert de base de calcul pour les échéances. Un code au niveau du fournisseur permet d’indiquer si cette date est initialisée par la date de réception ou la date de facturation. |
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Il s’agit de la date de première échéance de facture. |
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Les conditions de paiement décrivent les règles de calcul des dates d'échéances en saisie de pièce (commandes, factures et avoirs). Les échéances calculées peuvent être multiples et multi modes de règlement.
La date utilisée comme départ de calcul peut varier en fonction du contexte (date de facture ou date de réception). Elle reste modifiable en saisie. |
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Le code de l‘escompte permet d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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Il s'agit du régime de taxe de la facture. Le régime de taxe est initialisé par le régime de taxe du fournisseur facturant ou par le régime de taxe renseigné sur le premier document sélectionné. |
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Cette zone est initialisée à "Oui" si le fournisseur sélectionné est un prestataire d’honoraire. |
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Renseignez les bornes de début et de fin de période de prestation.
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Le type de formulaire 1099 indique si un fournisseur doit être déclaré à l’Internal Revenue Service (administration fiscale) pour les règlements réalisés. Les valeurs valides sont les suivantes : Aucun, Divers, Dividende ou Intérêt. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. |
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Numéro de case par défaut où les règlements doivent être imprimés sur le formulaire 1099. Les numéros de case varient selon le formulaire 1099 utilisé. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. Il n’est pas possible de sélectionner les cases 1099 inactives. |
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Montant de la facture soumise à une déclaration 1099. Ce montant est calculé automatiquement à partir de la somme des montants HT de la facture pour les lignes de détail dont le champ 1099 a pour valeur Oui. |
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Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
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Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
Tableau Eléments de facturation
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Ce champ indique le numéro de l'élément de facturation identifiant le montant associé (frais, port, emballage, remise, etc.).
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Ce champ reprend l'intitulé court de l'élément de facturation. |
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Ce champ indique le montant des éléments de facturation mentionnés sur la facture du fournisseur. |
Tableau Analytique
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Ce tableau permet de renseigner ou de visualiser les axes analytiques, en fonction du paramétrage de la transaction de saisie de contrôle de facture. |
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Ce champ reprend l'intitulé de l'axe analytique. |
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En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut. |
Montant et état
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Ce champ indique le total HT des lignes de la facture qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
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Ce champ indique le montant total des taxes qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
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Le montant total TTC est le montant total calculé par le système à partir des éléments du système. |
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Ce champ indique le statut de la facture :
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Le champ Statut three-way match a les valeurs suivantes.
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Commentaires
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Ce champ permet d'enregistrer des commentaires dont la première ligne peut être reprise comme libellé d'écriture suivant le paramétrage de la pièce automatique (PIHI pour la facture achat ou SIHI pour la facture vente). |
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Onglet Lignes
Présentation
Les champs à renseigner sont fonction de la transaction de saisie. Les champs non saisis sont initialisés par des valeurs par défaut.
Les lignes de la facture peuvent être saisies manuellement ou être pré-chargées automatiquement à partir d'un document d'origine spécifié tel qu'une réception ou une commande. Dans les deux cas, la liste de sélection des documents constituant la facture exclut ceux dont la date est supérieure à celle de la facture.
"Pré-chargement des lignes" (demandé par clic droit sur la ligne) :
Le choix du document d'origine pour le pré-chargement des lignes (par picking dans les listes de gauche) dépend du type de facture traitée :
- Pour une facture, vous pouvez choisir le pré-chargement à partir :
- des lignes de commandes,
- ou des lignes de réceptions,
listées dans les volets de la liste de gauche. - Pour une facture complémentaire, vous pouvez choisir le pré-chargement à partir :
- des lignes de factures existantes,
- et/ou des lignes de commandes (seules sont présentées les lignes non réceptionnées, non facturées et non soldées),Le rapprochement avec des commandes de sous-traitance n'est pas autorisé.
- et/ou des lignes de réceptions,
listées dans les volets de la liste de gauche, - Pour un avoir/avoir sur facture complémentaire, vous pouvez choisir dans le volet "Facture" en liste de gauche, les lignes de factures/factures complémentaires existantes.
- Pour un avoir sur retour, le pré-chargement est fait à partir des lignes de retours en attente d’avoir listées dans le volet "Retour" en liste de gauche).
Une fenêtre accessible par le bouton [Critères picking] autorise la saisie de critères de sélection du document d'origine.
Saisie directe d'une ligne de facture
Lorsque vous saisissez directement une ligne de facture sans demander de pré-chargement automatique, vous devez saisir des informations complémentaires :
Origine
L'origine permet d’indiquer le type de document qui est à l’origine de la ligne de facture et dans le cas d'une facture sans rapprochement à une réception ou commande, ce champ doit prendre la valeur "Divers".
Numéro
C’est le numéro du document d’origine qui ne peut être saisi que lorsque l'origine est à la valeur Divers.
Ligne
Ce champ contient le numéro de ligne de commande, de réception ou de facture selon le document d'origine. Dans le cas d’une ligne de commande ouverte ce numéro ne peut être saisi directement : il faut utiliser le bouton contextuel pour sélectionner la ligne concernée.
Article
La référence article ne peut être saisie que lorsqu'il n'y a pas de rapprochement à un document existant tel que commande ou réception. Le menu contextuel permet de sélectionner un article soit par sa référence interne, soit par sa référence chez le fournisseur.
Quantité
Lorsque la ligne est préchargée, il reste possible de modifier la quantité facturée. Une option permet alors de mentionner si :
- il s’agit d’une facturation partielle,
- on solde la ligne de commande/réception.
Les autres informations telles le prix, les imputations analytiques de la ligne, le type d’achat… peuvent également être modifiés suivant le paramétrage de la transaction.
Le menu contextuel (clic droit) en début de ligne offre les possibilités suivantes.
Zoomer sur la pièce d’origine
Visualiser les montants de remises et frais : permet de voir les montants ventilés par les pieds de factures sur les lignes de factures.
Visualiser l’état de la facture en fonction de quantité de facturation et d’achat (Quantité facturable, quantité acceptée, sous contrôle….)
Saisir du texte à la ligne de facture
Etaler les prestations de services: cela permet, si le code activité KIT est activé et si le paramètre ITAPRE - Etalement des prestations (chapitre LOC, groupe ITA) a pour valeur 'Oui', de générer des OD analytiques échelonnées dans le temps par ligne de facture. Cet étalement ne peut être fait qu’avant la validation définitive de la facture. On précise alors une date de début et de fin d’étalement, ainsi qu’une périodicité, et le montant HT de la ligne sera ventilé sur chaque OD en fonction du nombre de pièces générées. La pièce automatique pour cette génération d’OD analytique est KIK4 pour les achats.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Cette zone permet d'indiquer le type de document qui est à l'origine de la ligne de facture. Dans le cas d'un préchargement elle est remplie automatiquement.
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Il s'agit du numéro du document d'origine (commande, réception, retour, facture) correspondant à la ligne à facturer.
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Cette zone permet d'indiquer le numéro de ligne du document qui est à l'origine de la ligne de facture. Dans le cas d'un préchargement elle est remplie automatiquement. |
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Aide commune aux fonctions Commandes, Factures et Plan de l'acheteur.
La saisie de l'article permet d'initialiser les champs Désignation qui sont modifiables.
Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins ou celles issues du calcul de réapprovisionnement hors MRP ainsi que les demandes d'achat. Pour les articles non gérés en stock, seules les éventuelles demandes d'achat peuvent être prises en compte. Dans les cas des articles de sous-traitance, ce sont les ordres de sous-traitance générés par les lancements de fabrication qui suggèrent l'achat à effectuer. Pour commander un article de sous-traitance, des besoins doivent obligatoirement exister. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche lors de la saisie de la référence de l'article.
En saisie de commande et en fonction de la transaction de saisie utilisée, lorsqu'il existe des suggestions d'achats, des ordres de sous-traitance ou des demandes d'achat pour l'article saisi, une fenêtre peut s'ouvrir automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les besoins il suffit de d'abandonner cette fenêtre pour revenir à la saisie de la ligne (sauf pour les articles de sous-traitance où la sélection de besoins est obligatoire). Si vous souhaitez prendre en compte les besoins, vous pouvez les sélectionner dans la fenêtre de prise en compte des besoins. Cette fenêtre rappelle le code fournisseur et sa raison sociale et le code de l'article concerné avec sa désignation standard. Vous avez le choix de visualiser les besoins de l'ensemble des sites, ou non (auquel cas, seuls les besoins du site de la commande sont présentés). De même, vous avez la possibilité de moduler l'affichage des lignes de besoins en fonction du critère de la contremarque. Vous pouvez ensuite saisir l'unité dans laquelle vont être exprimées les quantités de besoins. Par défaut c'est l'unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d'être choisie dans les unités suivantes : Unité d'achat, Unités de conditionnement, Unité de stock de l'article. Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune :
Après la saisie de l'unité, vous êtes automatiquement en mode saisie de la quantité prise, qui est la seule information saisissable dans cet écran. Si vous souhaitez trier la liste proposée par date de début des besoins (tri par défaut), par date de fin des besoins ou par site, vous devez sortir du mode saisie puis utiliser le bouton contextuel afin de choisir le tri souhaité. A ce stade, si la ligne de besoin est issue d'une demande d'achat, vous pouvez également accéder par tunnel à la demande d'achat pour consultation. La quantité prise proposée est modifiable à condition de saisir une quantité inférieure ou égale à la quantité du besoin ce qui peut être le cas si vous souhaitez par exemple prendre en compte partiellement un besoin. Si vous souhaitez exclure une des lignes de besoins, il suffit de saisir une quantité nulle. Un bouton doit sur cette zone permet de sélectionner la quantité totale du besoin. Pour les articles de sous-traitance, vous devez impérativement saisir la quantité souhaitée dans l'écran de prise en compte des besoins. En effet, la création d'une ligne de commande sur un article de sous-traitance ne peut se faire que par consommation des besoins de sous-traitance. Dans tous les cas, il est possible de commander une quantité supérieure au besoin exprimé par le service production. Pour ce faire, il suffit de modifier la quantité commandée une fois la ligne de commande générée. Pour les articles gérés par contremarque directe, la quantité n'est pas modifiable.
En fin de prise en compte, si au moment de la saisie de l'article vous avez au préalable sélectionné une réponse d'appel d'offre, un contrôle supplémentaire est effectué et un message d'avertissement apparaît lorsque la quantité totale de besoins prise en compte est inférieure à celle mentionnée sur la réponse. Vous pouvez annuler ou continuer votre saisie. De plus, un autre message vous permet de décider si les lignes de commande doivent être ou non valorisées au prix saisi sur la réponse d'appel d'offre. Après validation, les lignes de besoins prises en compte sont alors triées par article, par site et par code affaire puis les lignes sont regroupées par site, par sections analytiques, par code affaire et par désignation pour les articles génériques. Les besoins de sous-traitance ne sont quant à eux jamais regroupés. En utilisant un point d'entrée, il est possible de modifier la manière de regrouper ces ordres (Cf point d'entrée ECLBESOINS). Pour les lignes de commandes générées à partir d'un besoin lié à une demande d'achat, il sera possible, après création de la ligne de commande, de visualiser par clic droit l'ensemble des lignes de demandes d'achat qui ont été consommées. Un écran de consultation apparaît et par tunnel il est possible d'accéder à chacune des demandes d'achat associées. Remarques :
Particularités liées à l'inter-sociétés : Sur une même commande d'achat inter-sites ou inter-sociétés, on ne pourra pas saisir des articles réceptionnés et non-réceptionnés. Le type de commande de vente étant différent dans ce cas. Si la commande d'achat ne contient que des articles non réceptionnés, le type de commande de vente utilisé sur la commande générée sera un type de commande à facturation directe. Par ailleurs, les articles de sous-traitance ne seront pas admis sur ce type de commandes. |
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Il s'agit de la désignation traduite dans la langue du fournisseur. Lorsque la facture est issue d'un autre document, la désignation traduite est héritée de la ligne d'origine. |
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Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transmise de la facture vente vers la facture d’achat dans le cas d’une facturation inter-sociétés. Lorsque la facture est issue d'un autre document, la désignation standard est héritée de la ligne d'origine. |
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Il s’agit de l’unité de facturation. Cette unité est alimentée par l’unité d’achat du fournisseur ou par l’unité d’achat du document d’origine. |
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C'est la quantité facturée exprimée par défaut en unité d'achat. La valeur d'initialisation de cette quantité dépend du paramètre PIHQTYAQR - Quantité facturable (chapitre ACH, groupe INV). |
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A partir du champ Prix, le bouton contextuel permet de :
Lorsque le prix saisi est nul, un message apparaît pour demander confirmation. Il faut noter que ce message n'apparaît pas pour les composants d'une nomenclature et pour les gratuits. Un traitement des 'Gratuits' est déclenché en fin de ligne de livraison. Ce traitement génère toutes les lignes d'articles gratuits (Prix brut et remises à 0). Si le paramètre FOCPRI - Valorisation articles gratuits (Chapitre VEN/ Groupe PRI) a pour valeur 'oui', une recherche tarif est déclenchée pour le gratuit dans le but de lui affecter un prix brut. Ce prix affecté est compensé soit par une remise ligne en pourcentage, soit par une remise ligne en montant (selon l'ordre des remises) pour obtenir un prix net nul. Après l'activation du bouton [Créer] qui permet d'enregistrer la livraison, et si les tarifs groupés sont gérés (selon paramétrage), une question est posée (en fonction du paramétrage choisi : Voir paramètre GRPPRI) afin d'effectuer ou non une nouvelle recherche de tarif (pour le type groupé) permettant de déterminer les conditions particulières liées à la livraison globalement. A l'issue de ce traitement, il est possible d'obtenir sur des lignes articles :
Lorsqu'il existe une différence entre le coût réception et le coût facture (si la ligne de facture est issue d'une ligne de réception) et que le paramètre PIHCPR- Régularisation prix facture a pour valeur "Avec frais d'approche", la valeur pouvant être impactée sur les stocks (si gestion des régularisations des valeurs de stock en entrée) sera déterminée en impactant le montant net de la ligne de facture, avec les frais d'approche calculés sur la ligne de réception. |
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Ce champ indique le montant HT ligne : si une quantité a été saisie sur la ligne, cette zone est le résultat de la multiplication du prix unitaire net par la quantité. |
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Il s'agit de la devise dans laquelle sont exprimés les montants affichés dans les colonnes précédentes. Cette information n'est pas accessible. |
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La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article. Ce champ permet d'impacter le montant net de la ligne de facture en incluant des frais connus à l'avance par approximation. Sa présence est fonction de la transaction de saisie utilisée.
Cette information n'est jamais modifiable.
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La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article. La présence de ce champ est fonction de la transaction de saisie utilisée. Lorsqu'elle est affichée, cette valeur est exprimée dans la devise société. Elle n'est jamais modifiable. La prise en compte des frais d'approche au niveau de la facture est toutefois soumise au paramètre PIHCPR - Régularisation prix facture :
Le montant des frais d'approche ainsi calculé est affiché par l'option clic droit "Coût de la ligne" (au niveau de l'onglet "Détail coût" - tableau des "Charges non détaillées"). |
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La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article. Une structure de coûts détaille l'ensemble des charges considérées comme coûts fixes et identifiables au moment de l'achat. Ces charges sont exprimées dans la devise société.
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Cette information, non modifiable, est affichée si la transaction l'autorise. Le coût d'achat unitaire, non modifiable, est exprimé dans la devise société. Il correspond au résultat du calcul : Coût d'achat de la ligne / Quantité (en US)
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Le coût d'achat correspond au coût stock auquel s'ajoutent les charges restant à la charge de l'acheteur et n'entrant pas en compte dans la valorisation du stock (coût d'acheminement, taxes non déductibles, etc. ...).
Le paramètre PIHCPR a pour valeur : "Avec frais d'approche" :
Le paramètre PIHCPR a pour valeur : "Sans frais d'approche" :
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Il s'agit du coût stock unitaire de l'article, exprimé en devise société. Ses modalités de calcul sont fonction de la prise en compte ou non des frais d'approche (paramètre PIHCPR - Régularisation prix facture, chapitre ACH, groupe INV). Le paramètre PIHCPR a pour valeur : "Avec frais d'approche" :
Le paramètre PIHCPR a pour valeur : "Sans frais d'approche" :
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Ce champ, non modifiable, est affiché si la transaction l'autorise. Son mode de calcul diffère suivant la méthode adoptée pour évaluer les frais d'approche :
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Il s'agit de la devise dans laquelle sont valorisés les stocks (devise comptable de la société). Le coût stock unitaire est exprimé dans cette devise. |
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Le flag 1099 permet d'indiquer si une ligne est soumise à une déclaration 1099. Si le fournisseur doit faire l'objet d'une déclaration 1099, la valeur par défaut de cette ligne sera alors positionnée à Oui. Si pour ce fournisseur, une ligne n'est pas soumise à une déclaration 1099, ce flag pourra alors être positionné à Non et la ligne ne sera pas intégrée dans le montant 1099 à déclarer. |
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Il s'agit de la référence de l'affaire pour laquelle les informations sont saisies. |
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Ces champs indiquent les comptes comptables d'achat. Les plans de comptes accessibles dépendent du modèle comptable associé à la société du mouvement. Si ces champs ne sont pas renseignés, les comptes seront déterminés automatiquement par le code comptable de l'article (en fonction du paramétrage de la pièce automatique). Lors de la saisie d'une facture directe avec une ligne de type Divers et sans code article, le compte est initialisé par le compte d'achat du fournisseur. |
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La présence de cette information dépend du paramétrage de la transaction. |
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Il s'agit de la clé de répartition analytique de la ligne de facture. |
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En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut. |
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Ce champ permet de renseigner un premier code taxe à appliquer à l'article facturé. |
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Ce champ permet de renseigner un second code taxe à appliquer à l'article commandé sur la ligne. Il s’agit d’une taxe parafiscale ou spéciale. |
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Ce champ permet de renseigner un troisième code taxe à appliquer à l'article commandé sur la ligne. Il s’agit d’une taxe parafiscale ou spéciale. |
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Ce champ permet d'indiquer la taxe d'entrée à appliquer à l'article. |
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Ce champ permet d'indiquer la taxe de sortie à appliquer à l'article. |
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Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article. |
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Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article. |
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Renseignez les bornes de début et de fin de période de prestation.
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Renseignez la périodicité (nombre de jours, semaines, décades, quinzaines ou mois). |
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Cette information signale si une différence de quantité est constatée entre la ligne de facture saisie et issue du fournisseur et la ligne de document d’origine. |
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Cette information signale si une différence de prix est constatée entre la ligne de facture saisie et issue du fournisseur et la ligne de document d’origine. |
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Ce champ affiche le code de tolérance de la ligne de commande. Ce champ est alimenté de la façon suivante :
Gestion du champ (dépend du paramétrage de la transaction de saisie)
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Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Ce champ est initialisé :
Il reste modifiable s'il est paramétré comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie et si la facture n'est pas validée. |
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Ce champ, soumis à transaction de saisie, concerne uniquement :
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Ce champ est affiché uniquement dans le cas :
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Montant
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Il s'agit du montant total hors taxes des lignes de la facture exprimé dans la devise de la facture. |
Bloc numéro 4
Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Gestion des objets de base
Coût de la ligne
Cette fonction affiche le détail des éléments de valorisation et de coût d'une ligne de facture. Les informations qu'elle présente étant obtenues par calcul, cette fonction n'est accessible qu'une fois les informations de la ligne de facture enregistrées.
- L'en-tête rappelle l'origine de la ligne de facture, le code de l'article, la quantité ainsi que les prix bruts et nets.
- L'onglet "Détail valorisation" présente :
- Les remises et frais s'appliquant à la ligne de facture.
- Les différents éléments de facturation de la facture répartis sur la ligne. Le montant total est affiché sur l'onglet "Détail coût".
- Les bases de taxes utilisées pour les calculs des taxes de la ligne, ainsi que le détail de ces taxes avec présentation des parts déductible / non déductible.
- L'onglet "Détail coût" présente le coût stock et le coût achat avec l'ensemble des éléments pris en compte dans leur calcul, notamment :
- Le total des éléments de facturation (le détail est présenté dans l'onglet "Détail valorisation" et dans le tableau des "Charges non détaillées").
- Le montant total de la taxe non déductible (le détail est présenté dans l'onglet "Détail Valorisation"). Ce montant impacte le calcul du coût d'achat. Selon la valeur prise par le paramètre NODVATSTO - Taxes non déductibles en stock (chapitre ACH, groupe VAT), ce montant peut également impacter le montant du coût stock.
- Les différentes informations liées à la méthode choisie pour calculer les frais d'approche appliqués à l'article :
- Soit le coefficient de frais d'approche et/ou le coût fixe unitaire, lorsqu'il s'agit d'une méthode globale. Le montant des frais d'approche calculé à partir de ces informations est présenté dans le tableau des "Charges non détaillées".
- Soit la référence d'une structure de coûts. Dans ce cas, la liste des charges qui la composent est présentée dans le tableau des "Charges directes".
- Le tableau des "Charges directes" est exploité uniquement lorsque les frais d'approche sont calculés à partir d'une structure de coûts. Il contient la liste des charges qui la composent et rappelle pour chacune d'elles si son montant est pris en compte ou non dans le calcul du coût stock.
- Le tableau des "Charges non détaillées" contient, le cas échéant, des charges dont l'origine peut être l'une des suivantes :
- Le montant des frais d'approche lorsqu'ils sont évalués à partir d'un coefficient et/ou coût fixe unitaire. Ce montant est systématiquement pris en compte dans le calcul du coût stock.
- Les éléments de facturation de la facture, dont le paramétrage prévoit une répartition sur les lignes. La prise en compte dans le calcul du coût stock dépend de leur paramétrage.
- Les factures complémentaires venant impacter la facture en cours, que ce soit :
--> de façon directe : factures complémentaires de la ligne de facture,
--> ou indirecte : par exemple, les factures complémentaires des lignes de commandes rattachées à la ligne de facture en cas de facturation d'une commande (au prorata de la quantité facturée par rapport à la quantité commandée), les factures complémentaires des lignes de réception rattachées à la ligne de facture en cas de facturation d'une réception (au prorata de la quantité facturée par rapport à la quantité réceptionnée), etc. ...
Il s'agit des factures complémentaires remplissant les deux conditions suivantes : elles sont validées et sont prises en compte dans le calcul du coût achat réalisé (leur indicateur "Nouveau coût" est actif).
Dans le cas de la facturation partielle d'une commande ou d'une réception, les montants du "Coût stock" et du "Coût achat" sont calculés au prorata de la quantité effectivement facturée, à partir, respectivement, des montants "Total charges stock" et "Total charges achat" de la commande ou de la réception. - Le total des éléments de facturation (le détail est présenté dans l'onglet "Détail valorisation" et dans le tableau des "Charges non détaillées").
Pour le détail des calculs, reportez-vous aux aides suivantes :
Affichage qtés facturation
Texte
Permet de saisir du texte à la ligne de facture.
Préchargement fact.complément.
Cette fonction est accessible uniquement pour les factures complémentaires. Elle ouvre une fenêtre permettant d'effectuer un pré-chargement par sélection, dans les volets de la liste de gauche :
- de lignes de factures existantes,
- et/ou de lignes de commandes (seules sont présentées les lignes non réceptionnées, non facturées et non soldées),
- et/ou de lignes de réceptions.
La case "Nouveau coût" est activée par défaut : elle indique que le montant de la facture complémentaire est pris en compte dans la valorisation du stock (lorsque la réception est soldée), et dans le calcul du "Coût d'achat réalisé" de la commande et/ou de la réception auxquelles cette facture est rattachée.
Lorsque l'impact de cette facture a été anticipé et que son montant est déjà couvert par l'application de frais d'approche, désactivez cette case afin que le montant de la facture ne vienne pas incrémenter le "Coût d'achat réalisé". Le champ "Charge", devient alors accessible en saisie (sous réserve qu'aucune ligne n'ait encore été pickée).
Il est ainsi possible d'indiquer une charge existante puis de picker dans la liste gauche un ou plusieurs documents d'origine contenant cette charge (commande et/ou réception). Il est nécessaire pour cela que les lignes du document d'origine soient gérées en structure de coût. Un message d'avertissement s'affiche si pour le même article et le même document d'origine, cette charge a déjà fait l'objet d'une facture complémentaire.
Le montant saisi sur la facture complémentaire correspond à une actualisation de la charge contenue dans la structure de coût des documents d'origine. Cette actualisation s'effectue par le lancement, soit manuel, soit par abonnement batch, de la requête STCREG - Rapprochement charges.
Lorsqu'il s'agit d'une facture sur commande, il est nécessaire que la commande soit soldée et réceptionnée (partiellement ou totalement).
Lors du premier rapprochement, le traitement remplace le montant initial de la charge par le montant de la facture complémentaire. Lors des rapprochements suivants, le montant des factures complémentaires vient incrémenter le montant de la charge.
A l'issue de chacun des traitements de rapprochements, un mouvement de stock est créé si l'article est géré en régularisation de stock-entrée et si la charge est définie comme étant prise en compte au niveau de la valorisation des stocks.
Périodes de prestation
Permet, si le code activité KIT est activé et que le paramètre général LOC\ITAPRE est à Oui, de générer des OD analytiques échelonnées dans le temps par ligne de facture. Cet étalement ne peut être fait qu’avant la validation définitive de la facture. On précise alors une date de début et de fin d’étalement, ainsi qu’une périodicité, et le montant HT de la ligne sera ventilé sur chaque OD en fonction du nombre de pièces générées. La pièce automatique pour cette génération d’OD analytique est KIK4 pour les achats.
Traçabilité pièces achats
Cette fonction permet d'accéder, par tunnel, à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.
Affichage situation ligne fac
Engagements
Permet d'accéder au désengagement lié à la ligne de facture lorsque celle-ci est validée. Lorsque la ligne de facture n'est pas validée on a accès à l'engagement lié à la commande d'origine.
Résultats rapprochement
Ce clic-droit sur les lignes de factures permet de :
- d'afficher les lignes rapprochées (rapprochement bloquant ou non bloquant avec avertissement),
- d'accéder directement à la fonction Three-way match par clic-droit sur les lignes,
- d'afficher le détail de chaque ligne en la sélectionnant, dans le tableau Statut Three-way match.
Notes article
Utilisez cette option pour définir et partager des informations sur l'article courant. La fenêtre Note article apparaît automatiquement suivant la période de validité et si la case Affichage auto de la note est cochée.
- Plusieurs notes peuvent être saisies pour le même article et affichées par priorité et par date.
- Les notes peuvent être copiées sur un autre article du même type.
Les notes sont utilisées pour la communication d'informations sur l'article, par exemple sa disponibilité, le texte promotionnel, ou des informations sur des articles complémentaires.
Les notes sont limitées à une consultation à l'écran et ne peuvent être imprimées.
Notes article
Fermer
Onglet Contrôle
Présentation
Cet onglet permet d’effectuer un contrôle visuel de la facture et de modifier éventuellement des éléments de la facture en cas d’écarts d’arrondi ou d'erreur de saisie.
Lorsqu'une facture est issue de plusieurs documents et qu'un élément de facturation est présent sur chacun des documents sélectionnés avec des codes de taxes différents, le système présentera alors autant de fois l'élément de facturation qu'il y a de codes de taxes différents avec une limite à quatre codes taxes différents pour un élément. Si on dépasse cette limite, on regroupera l'élément de facturation avec un code taxe non présent sur la dernière ligne de cette élément de facturation.
Si un élément de facturation est ajouté sur la réception qui est à l'origine de la facture d'achat, le nouvel élément de facturation apparaît sur la facture d'achat dans l'onglet "Contrôle".
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Eléments de facturation
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Ce champ indique le numéro de l'élément de facturation identifiant le montant associé (frais, port, emballage, remise, etc.).
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Ce champ reprend l'intitulé court de l'élément de facturation. |
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Ce champ indique le montant des éléments de facturation mentionnés sur la facture du fournisseur. |
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Cette colonne indique le montant calculé provenant des différentes commandes concernées. Ce montant est calculé une fois les lignes de la facture saisies. S'il y a une différence entre la valeur calculée dans Sage X3 et la valeur réellement facturée par le fournisseur, la valeur de la colonne 'Mt pied cde' doit être ajustée afin d'équilibrer le contrôle facture. Lorsque la facture concerne des réceptions directes, cette colonne est alimentée par la valeur des éléments de facturation saisis sur la réception directe. Si une réception facturée concerne à la fois des lignes directes et des lignes issues de commandes, le delta des éléments de facturation entre la commande et la réception sont ajoutés dans cette colonne en fonction de la proratisation des lignes impactées. |
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Cette colonne permet de visualiser les éléments de facturation issus des réceptions. Cette information est uniquement indicative lorsque des lignes de réception figurent sur la facture. Elle indique que des éléments de facturation ont été ajoutés ou modifiés sur la réception en regard des valeurs des éléments de facturation des commandes d’origine. Le montant de ces éléments de facturation ajoutés ou modifiés est affiché dans cette colonne. |
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Ce champ indique le montant de l’élément de facturation lorsque celui-ci est calculé à partir des lignes de document. |
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Ce champ reprend l’écart constaté entre le montant de l’élément de facturation figurant sur la facture du fournisseur renseigné dans la colonne 'Mt saisi' et le montant de l’élément de facturation calculé par le système et renseigné dans la colonne 'Mt pied cde'. |
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Ce champ indique le sens de l’élément de facturation :
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Ce champ indique le code taxe de l’élément de facturation. |
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Ce champ indique la clé de répartition analytique de l’élément de facturation. |
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En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables puisqu'initialisées conformément au paramétrage. |
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Il s'agit du sens (majoration ou minoration) de cette colonne. Une majoration correspond à un frais, une minoration à une remise. Un élément de facturation de type" Minoration" est obligatoirement soumis à l'escompte et pris en compte dans le calcul de la base escomptable. |
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Tableau Taxes
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Ce champ renseigne le libellé du code taxe présent sur les lignes de document ou dans le tableau des éléments de facturation. |
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Ce champ indique la base soumise à la taxe. Elle est constituée du montant HT des lignes de factures et/ou du montant des éléments de facturation. |
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C'est le montant de taxe calculé à partir des
lignes et/ou des éléments de facturation. Ce montant est modifiable
afin de corriger un éventuel écart d'erreur de calcul ou d'arrondi.
La correction se répercute automatiquement sur tous les éléments
concernés (lignes et/ou éléments de facture assujettis à cette
taxe). |
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La présence de cette information dépend du paramétrage de la transaction. |
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Cette case une fois cochée permet de préciser que la taxe est soumise à la TVA. Dans ce cas, un calcul de TVA sur cette taxe sera déclenché. |
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HT lignes
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Ce champ indique le total HT des lignes de la facture qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
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Il s'agit du montant total HT des lignes de la facture calculé par le système. |
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Ce champ indique l'écart constaté entre le montant HT des lignes de la facture calculé par le système et le montant total HT des lignes de la facture du fournisseur. |
Devise
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Total taxes
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Ce champ indique le montant total des taxes qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
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Ce champ indique l'écart constaté entre le montant des taxes provenant de la facture du fournisseur et le montant des taxes calculées par le système. |
TTC lignes
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Ils s'agit du montant total TTC issu et saisi à partir de la facture du fournisseur. |
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Ce champ indique l'écart constaté entre le montant TTC de la facture du fournisseur et le montant TTC calculé par le système. |
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La base escomptable est affichée uniquement si les deux conditions suivantes sont remplies :
Le calcul de la base escomptable est en fonction :
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Fermer
Onglet Coûts
Présentation
Cet onglet est affiché uniquement si la transaction de saisie le permet.
Il présente un récapitulatif des coûts relatifs à l'ensemble du document, à la fois dans la devise de celui-ci et dans la devise de la société.
Les informations qu'il présente étant obtenues par calcul, cet onglet n'est alimenté qu'une fois le document créé. En cas de modification d'un document existant, les données ne sont mises à jour qu'après enregistrement de la modification.
Le bloc "Coût achat" présente, pour l'ensemble du document :
- le total des lignes HT,
- le total des différents types de charge intervenant dans le calcul du coût d'achat,
- le total des factures complémentaires (et avoirs sur factures complémentaires) venant impacter le document en cours, de façon directe ou indirecte. Il s'agit des factures complémentaires remplissant les deux conditions suivantes : elles sont validées et sont prises en compte dans le coût d'achat réalisé (leur indicateur "Nouveau coût" est actif).
- le total des éléments de facturation majorants et minorants.
Rappel :
- Le total des charges directes est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en structure de coûts.
- Le total des frais d'approche est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en coefficient de frais d'approche et/ou coût fixe unitaire.
- Dans le cas de la facturation partielle d'une commande ou d'une réception, les divers montants sont calculés au prorata de la quantité effectivement facturée, à partir, respectivement, des montants de la commande ou de la réception.
L'ensemble de ces informations est également présenté dans la Consultation des factures accessible par le menu Options.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
Tableau Coût achat
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Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PBONFAC : Bons de contrôle facture
PINVOICEE : Liste des factures d'achat
PINVOICEL : Liste factures d'achat détail
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Ce bouton permet de visualiser ou de modifier les échéances de la facture en cours. |
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Ce bouton permet :
Modalités de création automatique d'une dépensePour la ligne de facture achat, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :
Une dépense est également créée pour chacun des éléments de facturation pour lesquels la répartition sur les lignes de facture n'est pas demandée. Ce paramétrage s'effectue au niveau du Type de facture. Par contre, lorsqu'une répartition est demandée, aucune dépense n'est créée pour l'élément de facturation. Dans ce cas, le montant de chacune des dépenses créées est augmenté ou diminué de la partie ventilée de l'élément de facturation suivant les modalités de ventilation définies au niveau de l'élément de facturation. Alimentation des champs de la dépense La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :
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Cas particuliers
Ventilation des éléments de pied sur avoir :
Il est possible de créer des avoirs portant uniquement sur des éléments de pied. Ces éléments pourront être, en fonction de leur paramétrage ventilés au prorata des quantités des poids, des volumes ou des montants.
Pour ce faire, il conviendra de rappeler sur l’avoir toutes les lignes de factures sur lesquelles on souhaite ventiler le pied de facture. Si la ventilation de l’élément de pied se fait au prorata des quantités, il conviendra de positionner l’ensemble des lignes avec une quantité nulle. La ventilation se fera alors au prorata des quantités des lignes de factures d’origine. De la même manière, si le pied de facture s’effectue au prorata des montants, il conviendra alors de saisir un prix net nul pour chacune des lignes. La ventilation se fera alors au prorata des montants des lignes de factures d’origine.
Attention, s’il existe des lignes dont la quantité ou le montant est différent de zéro, la ventilation ne se fera alors qu’au prorata des lignes dont la quantité ou le montant est différent de la valeur nulle.
Ventilation des éléments de pied sur factures complémentaires :
Sur une facture complémentaire, il est possible de ventiler un élément de pied sur des lignes de factures. A partir l’écran de préchargement, on choisit les lignes de factures que l’on souhaite imputer.
Par contre, comme pour les avoirs, il faut positionner l’ensemble des lignes à une valeur nulle ou à une quantité nulle pour que la ventilation de l’élément de pied (s’il est paramétré comme étant ventilé au prorata des lignes ou des quantités) se fasse au prorata des quantités ou des montants des lignes de factures d’origine.
De la même manière que pour les avoirs, s’il existe au moins une ligne dont la quantité ou le montant est différent de la valeur nulle, le type de ventilation ne se fera qu’au prorata des lignes portant une valeur.
Surfacturation et régularisation de stock
Ce cas particulier est détaillé dans la documentation : Principes de base de la valorisation des stocks
Barre de menu
Menu Texte
Texte entête
Vous permet de saisir des textes d’entête de facture à n’importe quel moment au cours de la création, ou de modifier ceux-ci lors d’une modification de facture
Texte pied
Vous permet de saisir des textes de pied de facture à n’importe quel moment au cours de la création, ou de modifier ceux-ci lors d’une modification de facture
Menu Adresse
Adresse facture
Cet onglet permet de modifier l’adresse du fournisseur facturant.
Adresse règlement
Cet onglet permet de modifier l’adresse du fournisseur réglé de saisir des commentaires. La modification de l’adresse du fournisseur réglé ne peut ce faire qu’ne choisissant un nouveau code adresse. Le détail n’est pas modifiable, seulement pour les fournisseurs de type divers.
Menu Options
Critères picking
Cette fonction permet de saisir des critères de sélection permettant d'affiner la recherche sur les documents d’origine.
Les critères pouvant être utilisés sont les suivants :
- Numéro de commande,
- Numéro de réception,
- Numéro de Bl du fournisseur,
- Numéro de retour,
- Numéro de facture (dans le cas d'un avoir, le numéro de facture d'origine ne peut être sélectionné, il correspond à celui renseigné, le cas échéant, au niveau de l'onglet Gestion).
- Référence article.
Les jokers de sélections "*" et "?" peuvent être utilisés.
Dans le cas d'une réception partielle, il est possible de facturer, pour une même ligne de commande, la ligne de commande et la ligne provenant de la réception. La quantité proposée en picking dépend de l'ordre choisi entre la commande et la réception.
Soit le cas suivant :
- une commande avec une ligne de commande pour une quantité de trois unités,
- une réception partielle associée à cette ligne de commande de deux unités.
Si la réception est sélectionnée en premier, le système propose alors les deux unités réceptionnées.
Si la facture fournisseur concerne trois unités et que la commande pour le reliquat est sélectionnée, le système propose alors le reliquat non encore facturé de la commande, soit une unité (les deux autres unités étant sélectionnées au titre de la réception).
Par contre, si la commande est sélectionnée en premier, le système propose la quantité totale de la commande, soit trois unités.
Si cette quantité est abaissée à une unité, le système considère alors qu'il s'agit de la facturation concernant les réceptions non encore facturées et non le reliquat de la ligne de commande non réceptionnée.
Si la réception est sélectionnée en second, le système propose alors une unité, car l'unité précédente est considérée comme facturée au titre de la ligne de commande déjà sélectionnée.
Dans les modules Négoce et Tiers, une pièce à l'origine d'une facture, d'un avoir ou d'une facture complémentaire ne peut pas avoir une date supérieure à la date de la facture, de l'avoir ou de la facture complémentaire. Les listes pickings et les fenêtres de sélection sont filtrés en conséquence.
Informations douanières
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Transport
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Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente. Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens. Il peut, également, être exploité dans la définition des tarifs. |
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Il s'agit de la ville associée à certains types d'incoterm. Par exemple : FOB Le Havre. Une fenêtre de sélection permet de choisir une ville répertoriée dans le système. Il est, malgré tout, possible de saisir une ville non répertoriée. |
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Le transitaire permet d'identifier un tiers mandaté par l'expéditeur ou le destinataire pour assurer la continuité du transport lorsqu'une marchandise doit suivre plusieurs transports successifs. Le transitaire est contrôlé dans la table des transporteurs. Le transitaire et son adresse seront exploités dans la Déclaration d'échanges de biens pour déclarer des flux de marchandises entre l'adresse de l'expéditeur et l'adresse du transitaire ou entre l'adresse du transitaire et l'adresse du destinataire. Ce peut être notamment le cas lorsque l'on expédie des marchandises à l'export, les formalités douanières étant réalisées par un transitaire dans un autre pays membre de l'union. Un dépôt de DEB devant être effectué pour le transfert de la marchandise dans cet autre pays membre de l'Union. |
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Il s'agit du code adresse du transitaire. Il est initialisé avec l'adresse par défaut du tiers correspondant au transitaire. Cette adresse permet de déterminer si un dépôt de DEB pour ce flux est nécessaire. |
Informations DEB
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Il s'agit du numéro d'identification à la TVA du tiers. Ce numéro de TVA Européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de la Communauté Européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers puis par un numéro variable selon le pays. En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société. Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société. |
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Le lieu de transport est une information nécessaire à la Déclaration d'échanges de biens. Il se combine au code Incoterm pour déterminer les conditions de livraison reprenant les dispositions relatives au contrat de vente qui spécifient les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur.
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Il s'agit du moyen de transport par lequel les marchandises sont présumées quitter le territoire national à l'expédition ou avoir pénétré sur le territoire national à l'introduction. Cette information est exploitée dans la Déclaration d'échanges de biens. |
Flux physique
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Il s'agit de l'information économique sur l'opération réalisée. La nature de la transaction est exploitée dans la Déclaration d'échanges de biens. |
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Le régime CEE ou statistique permet de caractériser la nature de l'opération intracommunautaire d'un point de vue fiscale ou statistique. Le régime CEE est exploité dans la Déclaration d'échanges de biens. |
Fermer
Cette fenêtre contient les informations douanières ainsi que celles nécessaires à l'établissement de la déclaration d'échanges de biens (DEB). En création, certaines sont issues de la commande ou de la réception, ou à défaut, initialisées à partir de celles renseignées sur la fiche Fournisseur.
- Incoterm négocié ainsi que la ville Incoterm, le cas cas échéant.
- Code du transitaire ainsi que son adresse, lorsque la marchandise transite par un transporteur, en charge de l'export, se situant dans un pays de l'Union européenne : informations utilisées également pour la déclaration d'échange de biens portant sur l'acheminement de la marchandise jusqu'à son point d'exportation.
Les Informations CEE, utiles uniquement à la DEB, sont soumises au code activité DEB :
- Numéro d'identification CEE du client (ou numéro de TVA intracommunautaire), lieu de transport CEE et mode de transport CEE.
Les informations liées aux Flux physiques : Régime CEE et Nature transaction, soumises également au code activité DEB, sont issues du paramétrage effectué au niveau de la fonction Régimes et natures mouvement.
Toutes ces informations restent modifiables tant que la facture n'est pas validée.
Consultation des factures
Cette fonction permet d'accéder à la consultation des différentes factures fournisseurs.
Transaction
Cette fonction permet de visualiser la transaction de saisie de facture utilisée.
Options / Traçabilité pièces
Cette option permet d'accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces. Cette fonction permet de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.
Zooms / Pièce comptable
Ce zoom permet d’accéder directement à la pièce comptable générée lors de la validation de la facture.
Zooms / Pièce analytique
Ce zoom permet d’accéder directement à la pièce analytique générée lors de la validation de la facture.
Annulation comptable
Permet d’annuler la pièce comptable générée par une facture déjà validée. Cette fonctionnalité n'est accessible que pour les législations qui l'autorisent.
Fonctions / Déblocage erreur rapprochement
Limites
L'imputation d'une facture complémentaire sur une commande de sous-traitance n'est pas autorisée.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Aucun compteur n’est affecté à ce document"
Ce message apparaît lorsque l’affectation des compteurs pour le module Achat n’a pas été effectuée. Pour remédier à ce problème, il faut vérifier que les compteurs nécessaires existent bien (si ce n’est pas le cas les créer) puis les affecter aux différents documents à l’aide de la fonction appropriée. (cf. paragraphe Pré-requis de cette documentation).
"Ce document n’existe pas"
Ce message apparaît lorsque, vous n’êtes pas en mode Création et que le numéro de facture que vous avez saisi n’existe pas dans la table. Pour remédier à ce problème, vous pouvez utiliser la fenêtre de sélection pour rechercher plus facilement.
"Date incorrecte"
Ce message apparaît lors du contrôle de la date comptable, lorsque la date saisie est incorrecte ou lorsque elle entre dans un exercice non encore créé pour la société. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou créer puis ouvrir l'exercice et les périodes pour la société concernée.
"Date incorrecte par rapport à la facture précédente"
Ce message apparaît dans le cas où la date saisie est inférieure à celle du document porteur du n° de pièce précédent alors que le contrôle de chronologie est activé sur le compteur utilisé par le type de pièce associé au type de facture renseigné.
"Le numéro de pièce n'est pas défini sur la même période"
Ce message apparaît lors de la modification de la date comptable si la nouvelle date n'est pas sur la même période comptable alors que le composant période fait partie du compteur utilisé et que le paramètre FRADGI - Réglementation DGI N° 13L-1-06 est positionné à Oui.
"Date interdite pour le module Achats"
Ce message apparaît lorsque la date saisie est située en dehors de la plage de dates autorisée définie par les paramètres utilisateur ACHSTRDAT - Date début Achats et ACHENDDAT - Date fin Achats.
"Exercice non ouvert"
Ce message apparaît lors du contrôle de la date comptable, lorsque celle-ci entre dans un exercice non ouvert pour la société. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou ouvrir l'exercice et la période pour la société concernée.
"Période non ouverte"
Ce message apparaît lors du contrôle de la date comptable, lorsque celle-ci entre dans une période non ouverte pour l'exercice concerné. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou ouvrir la période concernée.
"Période fermée"
Ce message apparaît lors du contrôle de la date comptable, lorsque celle-ci entre dans une période fermée pour l'exercice concerné. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou réouvrir la période concernée à condition que l'exercice soit encore ouvert.
"Collectif inexistant"
Ce message apparaît lors de la saisie du code d'appel du collectif lorsque le code saisi n'existe pas ou lorsque il est incompatible avec le code tiers saisi. (Par exemple code de type collectif client pour un fournisseur).
"Insertion impossible"
Ce message apparaît lors d'une tentative d'insertion de ligne ou de duplication de ligne dés que le nombre de lignes maximum pour une facture, défini par le code activité approprié est atteint.
"Hors limite dates de validité"
Ce message apparaît à la saisie de la date comptable.
"Vos droits opérateur n’autorise pas cette valeur"
Le code du bon à payer saisi est supérieur au code maximum indiqué dans l’enregistrement opérateur, rubrique "niveau bon à payer". Pour remédier à ce problème, vous devez saisir un code bon à payer de niveau inférieur.
"Seul un élément ajouté manuellement peut être supprimé !"
Ce message apparaît lorsque l'on tente de supprimer un élément de facturation. La liste des éléments de facturation est initialisée par la liste des éléments du fournisseur facturant et celle de sa structure tarif. Ces éléments ne peuvent pas être supprimés. Si un de ces éléments n’est pas utilisé, il suffit de mettre le montant correspondant à zéro. D’autres éléments supplémentaires peuvent êtres ajoutés en cours de saisie : ceux-ci peuvent être supprimés.
"Elément facturation déjà présent dans la liste !"
Ce message apparaît lorsque l'on tente d'ajouter un élément de facturation qui est déjà mentionné dans la liste : un même élément ne peut apparaître qu’une seule fois dans la liste.
"Aucune ligne facture à facturer"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture complémentaire lorsque la table des factures ne contient aucune facture. Les factures complémentaires doivent être saisies après les factures auxquelles elles se rapportent.
"Commande XXXXXXXXXX Aucune ligne à facturer"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture se rapportant à une commande lorsque toutes les lignes de la commande dont on a saisi le numéro sont déjà facturées.
"Réception XXXXXXXXXX Aucune ligne à facturer"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture se rapportant à une réception lorsque toutes les lignes de la réception dont on a saisi le numéro sont déjà facturées.
"Retour XXXXXXXXXX Aucune ligne à facturer"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture se rapportant à un retour lorsque toutes les lignes du retour dont on a saisi le numéro sont déjà facturées.
"Pas de fiche sélectionnée"
Ce message apparaît lorsque l’on abandonne une sélection de lignes à facturer aussi bien pour les commandes, réceptions, retours et factures.
"Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne commande à facturer"
"Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne réception à facturer"
"Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne retour à facturer"
"Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne facture à facturer"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture après la saisie de la référence article lorsque le numéro ou la ligne du document d’origine n’ont pas été renseigné. Il indique que pour l’article en question toutes les lignes du document d’origine ont été facturées.
"Ligne déjà facturée ou soldée"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture après la saisie du numéro de ligne du document d’origine. Il indique que la ligne choisie est déjà facturée ou bien a été soldée manuellement dans le cas d’articles sans réception.
"Commande non totalement signée !"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture lorsque la commande dont on a saisi le numéro n'est pas totalement signée.
"Le retour n’est pas validé !"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne d’avoir lorsque le retour dont on a saisi le numéro n'a pas encore été validé.
"N’appartient pas à la même société juridique"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture lorsque le numéro de la pièce d’origine saisi n’appartient pas à la même société que le site de facturation indiqué en entête.
"Fournisseur facturant différent !"
Ce message bloquant apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture lorsque le fournisseur facturant de la pièce d’origine saisie n’est pas identique au fournisseur facturant indiqué en entête.
"Modification en cours sur un autre poste"
Ce message bloquant apparaît lorsque la facture que l’on veut modifier ou supprimer est en cours d’utilisation sur un autre écran. Attendre que celle-ci soit libérée ou bien choisir une autre facture.
"$PORDER XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste"
"$PRECEIPT XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste"
"$PRETURN XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste"
"$PINVOICE XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste"
Ce message bloquant apparaît lorsque la pièce d’origine sélectionnée est en cours d’utilisation sur un autre écran. Attendre que celle-ci soit libérée ou bien choisir une autre pièce. Ce message peut apparaître également en mise à jour dans ce cas la transaction est abandonnée et il est nécessaire de ressaisir la facture en cours.
"L’article est en litige [Poursuivre Abandonner]"
Ce message apparaît lors de la création manuelle d’une ligne de facture après la saisie de la référence article. Il est fonction de la valeur du code blocage (Non / Avertissement / Bloquant) contenu dans l’article-fournisseur. Si le code blocage est à avertissement, un choix Poursuivre/Abandonner est proposé avec la valeur Poursuivre par défaut.
"Pas de ligne saisie. Mise à jour impossible"
Ce message apparaît lorsque l'on tente de créer une facture avec qu'aucune ligne n'a été saisie. Le message est bloquant et oblige à revenir à la saisie des lignes. La possibilité d’abandonner par la touche classique est toujours possible.
"XXX Problème lors de la récupération du compteur"
Ce message apparaît en création lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n’a pas été capable de récupérer un compteur.
"Des avoirs ou factures complémentaires existent, suppression interdite !"
Ce message bloquant apparaît lorsque l’on tente de supprimer une facture sur laquelle porte des avoirs ou des factures complémentaires. Il faut d’abord supprimer ceux-ci avant de supprimer la facture.
"Facture validée, modification ou suppression interdite !"
Ce message bloquant apparaît lorsque l’on tente de modifier ou de supprimer une facture passée en comptabilité. Une facture validée ne peut plus être modifiée.
"Règlements effectués, suppression interdite !"
Ce message bloquant apparaît lorsque l’on tente de supprimer une facture pour laquelle des règlements ont été enregistrés.
"Comptes social et IAS immobilisables et article non immobilisable
Voulez-vous créer la dépense à la validation ?"
Ce message d'avertissement s'affiche à la validation lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- les comptes sont suivis
- la ligne possède un article mais l'article n'est pas immobilisable.
En cliquant sur Oui, la dépense est créée. En cliquant sur Non, la dépense n'est pas créée sans génération d'erreur.
"Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Comptes social et IAS non immobilisables et article immobilisable
Le répertoire DBS est en lecture seule, les connexions distantes SYSDBA seront impossibles. "
Ce message d'avertissement s'affiche à la validation lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- l'article est immobilisable
- les comptes ne sont pas suivis.
En cliquant sur Oui, la dépense n'est pas créée sans génération d'erreur. En cliquant sur non, la validation stoppe en erreur.
"Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Compte social non suivi et compte IAS suivi (ou) Compte social suivi et compte IAS non suivi."
Le répertoire DBS est en lecture seule, les connexions distantes SYSDBA seront impossibles. "
Ce message d'avertissement s'affiche à la validation lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- un compte est suivi et l'autre ne l'est pas
En cliquant sur Oui, la dépense n'est pas créée sans génération d'erreur. En cliquant sur non, la validation stoppe en erreur.